Существует возможность передавать и получать факсы по сети с использованием компьютера. Можно послать заказ на посылку или прием факса. Составляется обычное электронное письмо, оформленное должным образом, и посылается на адрес компьютерного узла, занимающегося факсимильными операциями. Текст этого письма в виде Фокса будет доставлен на факсимильный аппарат адресата.[2]

4. Методы информационных технологий в делопроизводстве

MAPI – интерфейс программирования приложений электронных сообщений, разработанный фирмой Microsoft [1], позволяет эффективно решать эту проблему.

MAPI хранит при каждом документе пары: шифр реквизита и шифр значения реквизита (для множественных реквизитов – набор шифров значений). Сами имена реквизитов и их значения хранятся отдельно в единственном экземпляре. Это позволяет, с одной стороны, гибко менять состав реквизитов от документа к документу (у каждого документа может быть свой набор реквизитов), и в то же время хранить достаточно компактно описания документов.

Использование MAPI дает, кроме названного, еще ряд достоинств. Пожалуй, самым важным из них является возможность замены СУБД, на которой реализован проект, на любую другую СУБД, поддерживающую MAPI.

Переход с одной СУБД на другую

При реализации систем документооборота, естественно, нужно обеспечить необходимые функциональные требования к системе, но, кроме того, часто возникает требование реализации системы на конкретной СУБД. Если в организации есть опыт эксплуатации какой-либо СУБД и затрачены средства на ее приобретение, то внедрение другой СУБД, даже ради хорошей, с функциональной точки зрения, системы документооборота, может оказаться критичным.

MAPI позволяет, сохраняя все тонкости функциональных приложений, заменить сервер системы: заменить СУБД и/или компьютер. Например, с ORACLE на компьютере DEC перейти на DB2 и AS/400.

Сканирование документов

В каждую организацию приходит множество бумажных документов из других организаций. Задача службы управления документооборотом состоит в том, чтобы направить их в соответствии с регламентом, принятым в организации, соответствующим руководителям и исполнителям. Первое и естественное желание - решить эту задачу следующим образом: просканировать документ, распознать его (или нет) и создать соответствующий ЭД. Затем оригинал сдать в архив бумажных документов, а всем заинтересованным в документе предоставлять только ЭД (заметим, что оригинал строго формально может потребоваться только в случае судебного разбирательства). Но, по двум причинам это реализовать, как правило, не удается. Первая вызвана тем, что лица, принимающие решения, хотят видеть именно подлинник - оригинал документа. Вторая связана с тем, что зачастую сканировать входящие документы трудоемко и неэффективно, особенно это касается многостраничных документов (книги, брошюры).

Трудности сканирования многостраничных документов и книг вынуждают и сейчас часть документов рассылать с курьерами в бумажном виде. Если же требуется снять с документа хотя бы одну копию, то уже сканирование и рассылка ЭД оказывается более технологичной.

Сейчас промышленность поставляет надежные скоростные устройства для сканирования. Скорость достигает 120 листов в минуту для документов размером от визитных карточек до А4. Такая скорость (до 50000 документов за 8-ми часовой рабочий день) превышает документопоток практически любой организации. Мощные промышленные сканеры и соответствующее программное обеспечение позволяют сканировать двухсторонние документы, распознавать тексты в процессе сканирования и многое другое.

Работа с аудио и видео документами

Оперативность управления в организационных системах можно заметно повысить, если позволить задание, данное по обычному или видео телефону, записать и зарегистрировать как аудио или видео документ, так как при этом не требуется составлять задание в виде текстового документа. Если же создание задания в виде текстового документа все же требуется, то секретарь или работники отдела делопроизводства могут это сделать по аудио или видео документу. В дальнейшем этот документ дублируется, т.е. хранится в системе как в текстовом, так и в аудио или видео видах.

Использование аудио и видео представлений позволяет более емко представить поставленные задачи, их важность, особенности предполагаемой реализации. Аудио и видео документы могут занимать на один - два порядка больше памяти по сравнению с обычным текстовым представлением того же материала. Но многие дополнительные аспекты оправдывают введение аудио и/или видео фрагментов, дублирующих текстовые или вмест