Контрольная работа: Облік документів, що зберігаються в архіві підприємства

1.4 Номенклатура справ

Номенклатура справпідприємстває основним обліковим довідником для справ тимчасового (до10 років) зберігання. При цьому пошуковим індексом для них буде скорочення «НВ» (номенклатура відомча) з доданням чотирьох цифр діловодного року та порядкового номера справи.

Наприклад: НВ-2005, спр. №45.

Закінчені описи справ постійного зберігання, що вже надійшли до державного архіву, повинні мати однакові номери з описами справ, які ще перебувають на зберіганні в архівному підрозділі підприємства.

Описи та номенклатури справ, що їх заміняють, зберігаються:

– в архіві–за порядком номерів фондів;

– усередині фондів–за групами справ: постійного, тривалого (понад10років), тимчасового (до10років) зберігання, з особового складу.

Усередині зазначених груп описи та номенклатури справ, що їх заміняють, слід розміщувати зліва направо в порядку зростання їх валової нумерації. Описи кожного фонду (у разі потреби–і кожної групи справ) відділяють один від одного картонними розподільниками з відповідними позначками.

В архівних підрозділах підприємств, документи яких передаються на зберігання до державних архівних установ або архівних відділів міських рад, додатково ведуть паспорт архіву підприємства. У разі потреби до деяких справ додають внутрішній опис документів.

1.5 Паспорт архіву підприємства

Паспорт архіву підприємства призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що містяться в архіві, (додаток 3).У паспорті також наводяться відомості про приміщення архівного підрозділу та його працівників.

Паспорт архіву складають щорічно в двох примірниках, один з яких надсилають відповідній державній архівній установі (архівному відділу міської ради) не пізніше 1грудня року, за який він складений, а другий залишається в архівному підрозділі підприємства.

1.6 Справа фонду

На кожний фонд (колекцію), що зберігається в архіві, заводять справу фонду.До справи фонду включають всі документи, що відображають історію фондоутворювача та історію його архівного фонду: історичну довідку про фондоутворювача і про фонд; характеристику складу і змісту його документів; методичні розробки з науково-технічного опрацювання, систематизації, створення облікового і довідкового апарату, з реставрації і консервації, мікрофільмування, створення фонду користування, перевіряння наявності справ; акти про зміни в обсягах і складі документів фонду; облікові документи; листування тощо.

Усі документи у справі фонду систематизують за хронологією їх складання, нумерують по мірі надходження нових документів та підшивають; до них постійно складають новий засвідчувальний напис.

На початку справи фонду вміщують внутрішній опис. Кожний новий документ справи фонду вносять до внутрішнього опису з посиланнями на ті чи інші її аркуші.

2. Складання і оформлення різних видів описів справ

2.1 Річний розділ опису справ постійного зберігання

До річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 4) включають заголовки справ постійного зберігання, що зібралися за рік у різних структурних підрозділах підприємства, а також заголовки справ, сформованих із документів, які були вилучені по закінченні року зі справ з тимчасовими строками зберігання, що мали позначку «ЕПК».

Слід пам'ятати, що заголовки справ включають до зведеного опису лише після ретельної звірки з описами справ структурних підрозділів; для підприємств, які не мають структурного поділу,–зі зведеною номенклатурою справ за відповідний рік, а також після перевірки правильності формування та оформлення цих справ. Якщо справу сформовано неправильно, вона підлягає переформуванню.

У разі виявлення нестачі справ, фактично включених до опису структурного підрозділу, працівник архівного підрозділу підприємства разом з працівниками служби діловодства та структурного підрозділу підприємства, у якому ці справи зберігалися, вживають відповідних заходів з їх розшуку.

Нумерація описів справ постійного зберігання проводиться у валовому порядку, починаючи з номера 1. При цьому номери вибулих описів іншим описам не присвоюються.

Нумерація заголовків справ, включених до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, у графі1 «№ з/п» здійснюється у валовому порядку, доки їх кількість не сягне 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, які створюватимуться у наступні роки, будуть включатися до іншого опису з наступним порядковим номером, наприклад, 2. Втім, на невеликих підприємствах з документообігом менше 600 документів на рік допускається закінчувати зведений опис, коли кількість справ становить 999.

Якщо справа постійного зберігання складається з кількох томів (частин), то кожний заголовок тому (частини) вноситься до опису під окремим номером.

Графи 2–5річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання заповнюються згідно з відомостями, зазначеними на обкладинці (титульному аркуші) справи. У графу 6«Примітка» вносяться відомості про фізичний стан справ, передання справ іншим підприємствам тощо.

Систематизація заголовків справ у межах розділів, назвами яких зазвичай виступають назви структурних підрозділів, та порядок розташування самих розділів в описі, мають відповідати зведеній номенклатурі справ.

Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої статті опису складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами зазначається фактична кількість справ, внесених до нього, а також, у разі наявності, інші відомості.

Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ керівником підприємства, залежно від кількості таких справ можуть вноситися до річного розділу під літерними номерами (125-а, 290-а, 290–6 тощо) або, за наявності вільного місця, вміщуватися наприкінці річного розділу опису за валовою нумерацією.

Після внесення до опису додаткових записів про включення або вибуття справ складається відповідно і новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави для внесення змін. Включати або вилучати справи з опису можна лише на підставі відповідних актів. Номер акта та дату його укладення обов'язково зазначають у підсумковому записі, наприклад: