Контрольная работа: Облік документів, що зберігаються в архіві підприємства

– особові справи;

– особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості по зарплаті);

– трудові книжки (незатребувані);

– акти про нещасні випадки тощо.

Особові справи (особові картки) вносять до опису за роком звільнення працівника і систематизують за прізвищами звільнених працівників в алфавітному порядку.

Описи справ з особового складу підприємств, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складаються в трьох примірниках, підприємства, погоджуються з ЕПК відповідного державного архіву та затверджуються керівником підприємства.

Залежно від завдань використання інформації архівних документів в архівному підрозділі можуть створюватися такі картотеки: іменна, географічна, назв підприємств-контрагентів, з особового складу.

Описи справ з особового складу підприємств, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складаються в двох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК установи, погоджуються з ЕПК державної архівної установи (ЕК архівного відділу міської ради) та затверджуються керівником підприємства.

3. Довідковий апарат до документів архіву

Довідковий апарат архіву складається з описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу, номенклатур справ, за якими обліковуються справи тимчасового зберігання, історичних довідок до архівних фондів.

В архівах, де зберігається велика кількість справ, якими постійно користуються, можуть складатися довідкові картотеки і каталоги.

Описи справє базовими довідниками для створення інших видів довідкового апарату архіву, у яких використовуються пошукові дані того чи іншого архівного документа: номери фонду, опису, справи, аркушів у справі.

Номенклатурами справкористуються в разі пошуку документів і справ тимчасового (до 10 років) зберігання.

Історична довідкадо архівного фонду (колекції) виконує функції довідника, у якому в узагальненому вигляді подаються відомості з історії фондо-утворювача і фонду.

Історичну довідку складають під час першого надходження документів фонду до архіву.

Вона містить три розділи: історія фондоутворювача, історія фонду, характеристика документів фонду.

У першому розділіісторичної довідки в хронологічній послідовності подають такі відомості:

– розпорядчі акти про створення, реорганізацію, ліквідацію підприємства-фондоутворювача;

– крайні дати діяльності підприємства;

– завдання і функції підприємства, їх зміни;

– масштаб діяльності підприємства, мережа його підвідомчих підприємств, установ, організацій;

– зміни в назві та підпорядкованості підприємства;

– структура підприємства та її зміни.

У другому розділідовідки має бути зазначено:

– кількість справ у фонді та крайні дати документів фонду;

– час надходження документів фонду до архіву;

– зміни у складі та обсязі фонду, їх причини;

– дату першого передання документів фонду на державне зберігання та назву відповідного державного архіву;

– ступінь збереженості документів фонду.