Контрольная работа: Облік документів, що зберігаються в архіві підприємства

– узагальнену характеристику фонду за видами документів та їх змістом;

– відомості про довідковий апарат до фонду;

– напрями використання документної інформації фонду.

Історичну довідку слід доповнювати в міру поповнення фонду новими надходженнями.

Історична довідка підписується керівником архівного підрозділу (особою, відповідальною за архів) і друкується на підприємствах, що передають документи на постійне зберігання, у чотирьох примірниках, на інших підприємствах – у двох.

У разі потреби в архіві складають довідкові картотеки або каталоги.Картотеки створюють до документів, якими користуються найчастіше (організаційно-розпорядчі, з особового складу, з комерційної діяльності тощо).

Залежно від завдань використання інформації архівних документів в архівному підрозділі можуть створюватися такі картотеки: іменна, географічна, назв підприємств-контрагентів, з особового складу.У картки кожної картотеки слід вносити відомості про осіб, підприємства, адреси, трудовий стаж, заробітну плату тощо з посиланням на номери фонду, описів, справ, аркушів, де містяться потрібні відомості. Картки в картотеках систематизують за поняттями в алфавітному порядку або за хронологією подій, про які в них ідеться.

Коли в архівному підрозділі є кілька картотек, їх можна об'єднувати в каталоги за предметно-тематичною, систематичною, географічною та іншими ознаками.

Висновок

У процесі виконання контрольної роботи з теми «Облік документів, що зберігаються в архіві підприємства» нами були розглянуті наступні питання:

а) основні реєстраційні форми;

такі як:

– книга обліку надходження та вибуття документів;

– список фондів;

– описи справ;

– номенклатура справ;

– паспорт архіву підприємства;

– справа фонду;

б) складання і оформлення різних видів описів справ,

а саме:

– річний розділ опису справ постійного зберігання;

– закінчений опис справ постійного зберігання;

– опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання;

– складання і оформлення річного розділу опису справ з

особового складу;

в) довідковий апарат до документів архіву.

Список джерел

реєстраційний форма документ паспорт

1. Закон України «Про інформацію» // Голос України.– 1992. – 13 листопада.