Контрольная работа: Організація звітності про стан кадрів

Система одержання документів організацією і надсилання їх за межі організації, а також проходження документів всередині організації — етапи, адресати, маршрути — і забезпечення зворотного зв'язку називається документообігом.

Без реалізації таких функцій діловодства не обходиться жодний управлінський орган.

Отже, призначення діловодства полягає в:

· створенні документів;

· забезпеченні використання документів;

· контролі за виконанням встановлених документом вимог;

· організації зберігання та передачі документів.

Усе це повинно виконуватися на рівні вимог, встановлених директивними органами.

Стан документоводства відображає рівень, масштаб і спрямування діяльності організації, її внутрішню структуру і специфіку, інтенсивність зв'язків із зовнішнім світом.

Важливою особливістю діловодства є те, що ця ланка управлінської діяльності забезпечує можливість підтримання динамічної рівноваги в системі суб'єктно-об'єктних відносин всередині організації та за її межами (рис. 1.1).

Центр динамічної рівноваги — поняття умовне і не завжди матеріалізоване. Але, коли він зруйнований, — втрачаються суб'єктно-об'єктні зв'язки і система взаємозалежних і "взаємозацікавлених" одиниць розпадається. Центр динамічної рівноваги створюється більшістю реалій існуючого суспільства, з яких формується правове та економічне поле.

1.2 Правова основа загального діловодства

Зважаючи на важливість цієї сфери діяльності, органи влади на загальнодержавному рівні запроваджують чітку регламентацію, спрямовану на уніфікацію (уподібнення) документів та створення систем документації залежно від їх призначення.

Регламентація забезпечує:

· можливість раціонального користування документами на основі їх однорідності;

· умови для машинної обробки інформації, зафіксованої в документах;

· оптимізацію зберігання та пошуку документів;

· оперативний контроль за станом документообігу.

Загальне діловодство здійснюється відповідно до вимог Постанови Кабінету Міністрів № 1153 від 17.10.1997 р. "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства", а також Закону України "Про національний архівний фонд і архівні установи". Новим документом, що регламентує діловодство, є Держстандарт ДСТУ-4163-2003.

Відповідальність за загальне діловодство, як правило, покладається на керівника канцелярії (загального відділу), де нема такого підрозділу — на секретаря, секретаря-друкаря або діловода, можливі й інші варіанти. У будь-якому випадку повинні бути враховані такі вимоги:

· посада названа відповідно до переліку кваліфікаційних характеристик професій працівників;

· обов'язки та функції діловода визначені розпорядчим документом (наказом, розпорядженням) по управлінському органу;

· коло обов'язків відображено в посадовій інструкції відповідного працівника.

На рівні управлінського органу – організації – урядові вимоги щодо загального діловодства реалізуються Інструкцією з діловодства, яка видається на підставі зазначеної Примірної інструкції. Інструкція організації повинна регулярно переглядатись і перезатверджуватись керівником з метою врахування динаміки середовища й адаптації до нових умов.

1. Типова інструкція складається з таких розділів:

2. Загальні положення.

3. Документування управлінської діяльності.

4. Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції.