Контрольная работа: Організація звітності про стан кадрів
6. Порядок обробки та відправлення вихідної кореспонденції.
7. Організація контролю за виконанням документів.
8. Складання номенклатур і формування справ.
9. Підготовка справ до зберігання та використання.
Інструкція доповнюється переліком документів, які повинні бути в обігу і на зберіганні, та зразками оформлення цих документів.
У номенклатуру, поряд із справами, заносяться всі довідкові картотеки та журнали реєстрації документів. Передача документів до архіву оформляється описом і актом встановленої форми
2. Кадрове діловодство
2.1 Призначення кадрового діловодства
У кожному управлінському органі, в кожній організації, крім загального діловодства, відбувається провадження і спеціальних діловодств. До спеціальних належить і кадрове діловодство (діловодство служби управління персоналом). Воно не належить до системи загального діловодства, має свою окрему юридично визначену специфіку.
Очевидно, можна вважати недоліком, що досі нема ґрунтовних методологічних та практичних посібників, у яких були б систематизовані та подані в логіко-хронологічному порядку основні операції, з яких складається кадрове діловодство. Функціональний аналіз системи цих операцій дав би змогу визначити їх місце в управлінській ієрархії та роль у дотриманні законодавства і вихованні правосвідомості працівників.
Відправною позицією тут могло би бути уточнення такої специфіки.
Кадрова служба (чи служба управління персоналом) підпорядкована, як правило, керівникові організації або одному з його заступників. Отже, кадрове діловодство провадиться на рівні основного, адміністративного, але паралельно з ним, а не як окремий елемент адміністративного діловодства. Розпорядчі документи по кадровій службі стосовно зарахування на роботу, звільнення з роботи, переміщення, моральних та матеріальних заохочень, дисциплінарних стягнень підписує тільки перша особа або той із заступників, кому офіційно надано таке право і на кого покладено обов'язки вирішувати такі питання (зазвичай, це стосується великих організацій). Процес провадження таких документів — від складання проектів до реєстрації і зберігання оригіналів не виходить за межі кадрової служби, за винятком тих випадків, коли кадрова служба надсилає копії окремих документів, або видає посвідчення чи довідки, що передбачено чинним законодавством.
Фактично кадрова служба є "організацією в організації", та з позицій правової, моральної, соціально-психологічної виконує і таку роль, яка не передбачена жодним нормативним документом. Особливо, коли функції служби управління персоналом не обмежуються роллю реєстрації, оформлення та обліку, але мають повноваження у справі маркетингу ринку робочої сили, формування персоналу та управління його розвитком.
Може йтися про різноаспектність взаємодії кадрової служби з навколишнім оточенням, про її об'єктивний вплив на це оточення і конкретно — про виховний вплив на претендентів на посади і працівників організації. У чинному нині кадровому діловодстві ці проблеми не набули повного відображення. Традиційно кадрове діловодство призначене для юридично правильного оформлення факту виникнення трудових відносин між працедавцем і працівником, зміни і припинення цих відносин, а також; обліку та навчання персоналу. Об'єктивно кадрове діловодство виконує роль посередника між двома сферами, які не в усьому співпадають: між законодавством про працю і системою управління персоналом.
2.2 Правова база кадрового діловодства
Правова основа кадрового діловодства формується низкою законодавчих і нормативних актів соціального спрямування, а здебільшого — Кодексом законів про працю. Наприклад, тільки питання навчання працівника без відриву від виробництва регламентують 20 статей Кодексу (ст. 201—220). Безпосередні стосунки до кадрового діловодства мають закони про оплату праці, про відпустки, про соціальний захист тощо. Але є багато законодавчих актів, які лише окремими аспектами дотичні до кадрового діловодства. У Законі України "Про інформацію" ст. 21—23 визначають правові норми інформації державних органів та органів місцевого самоврядування, норми правової інформації та інформації про особу. Ст. 200 Кодексу про адміністративну відповідальність встановлює санкції за прийняття на роботу без паспорта або з фальшивим паспортом. Колективним договором можуть бути встановлені додаткові умови оплати праці та соціальних пільг працівників. Правилами внутрішнього трудового розпорядку можуть бути передбачені також особливі вимоги щодо зарахування на роботу та внутрішнього режиму в організації.
Основним документом щоденного та щогодинного використання вважається положення про підрозділ — про кадрову службу чи про службу управління персоналом.
Основу цього документа становить Типове положення про кадрову службу, затверджене Постановою Кабінету Міністрів України. Типове положення про кадрову службу складається з п'яти розділів. Перший розділ визначає статус служби та її підпорядкування, встановлює, якими документами вона керується і який існує порядок прийняття на роботу та звільнення з роботи працівників кадрової служби, а також обумовлює наявність у службі круглої печатки і штампів. Другий розділ формулює основні завдання служби, третій — основні функції, четвертий — права, п'ятий — відповідальність.
Усі приписи та вимоги директивних документів реалізуються у посадових інструкціях працівників кадрової служби. Кожна така інструкція затверджується керівником організації і видається працівникам для ознайомлення. Тільки після того, як працівники прочитали посадові інструкції та поставили на них свої підписи і числа, можна вважати, що процедура формування правової бази для діяльності кадрової служби завершилась.
Провадження кадрової документації реалізується в багатоплановому і багаторівневому правовому полі. Правова база кадрової служби не обмежується законодавством про працю. Та й саме це законодавство зазнає динамічних змін у зв'язку із змінами у суспільстві. Це історичний процес, відомий із досвіду багатьох держав. Загальна характеристика така: чим більше впорядковується суспільне життя, чим чіткіше визначаються економічні особливості — тим необхіднішим стає правове регулювання трудових відносин між працедавцем і працівником. Яскравим прикладом цього є відповідні процеси в Україні останнього десятиліття. Часті зміни в законодавстві, що регулює перебіг різних соціальних перетворень, відображаються в кадровому діловодстві і формують різнорівневість правового поля кадрової служби: від Кодексу законів про працю до правил внутрішнього трудового розпорядку в кожній організації.
З огляду на це виникає потреба акцентувати увагу на ролі і значенні кадрового діловодства (діяльності служб управління персоналом) у правовому і соціологічному аспектах. Успішна взаємодія двох економічних та соціологічних об'єктів — працедавця і працівника — можлива лише за умови досконалого юридичного регулювання їх стосунків. Обидві ці сторони правового процесу однаково зацікавлені в чіткому і грамотному формулюванні їх взаємних вимог і сподівань, а також у їх закріпленні на основі чинного законодавства. Реалізується це шляхом провадження кадрової документації.
У зв'язку із специфікою кадрової служби і кадрового діловодства необхідно звернути увагу на такі терміни, як регламентація, конфіденційність, державна таємниця, правовий режим. На основі Закону України "Про інформацію" встановлено: майже вся кадрова документація є конфіденційною, тобто не підлягає розголошенню, і порядок доступу до неї визначається окремим дозволом. Нерідкісні випадки, коли в кадровій службі працюють з документами, які мають гриф різного рівня таємності, і регулюється така діяльність Законом України "Про державну таємницю". Отже, для успішного провадження документації та надійного її зберігання в кадровій службі регламентовано практично все. Особову справу, наприклад, не можна виносити з приміщення кадрової служби, а для ознайомлення з нею сторонньої особи необхідний персональний дозвіл керівника організації. Відповідні органи контролюють у кадровій службі всі аспекти збереження таємниці — від системи захищеності приміщення до правил провадження діловодства і дотримання вимог номенклатури справ. Перевіряється також наявність відображення відповідних прав і обов'язків у посадових інструкціях працівників кадрової служби. А для працівників, допущених до роботи з таємними документами, існують ще й окремі вимоги щодо оформлення трудових відносин. Постановою Кабінету Міністрів України
№ 414 від 15.06.1994 р. за роботу в умовах режимних обмежень встановлено надбавку в розмірі 15% від основного окладу.
У кадровому діловодстві відображається як рівень правового регулювання у сфері трудових відносин, так і рівень правової культури в суспільстві. У зв'язку з цим доцільно звернути увагу на проблему нормативної та реально функціонуючої правової та загальної культури працівника кадрової служби. Такий показник є одним з визначальних у справі побудови та функціонування правової держави.
3. Звітність по кадрам за формою №6-ПВ
Підготовка державної статистичної звітності здійснюється відповідно до наказу Мінстату України №124 від 28.06.1993 р. Усі установи, підприємства й організації, незалежно від форми власності, подають органам державної статистики за місцем знаходження, а також своєму вищому управлінському органу звіти про чисельність окремих категорій працівників та про підготовку кадрів за формою №6-ПВ "Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання" (далі — форма №6-ПВ). Звіт готується кадровою службою організації і подається щороку 5 січня.
При складанні статистичного звіту важливо правильно врахувати пенсіонерів-пільговиків.
Міністерства і відомства мають право збирати відомчу інформацію, за погодженням із органами держстатистики.
Заповнення показників у формі №6-ПВ (річна) здійснюється відповідно до положень: