Контрольная работа: Регистрация и регламентация служебных документов

"Принято к сведению" или

"Принято к руководству".

Должность Подпись Инициалы, фамилия

Дата

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам, которые используют их в оперативной работе. Например, данные, содержащиеся в поступившем документе, сотрудник может включить в свой отчет. Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа. Их исполнение заключается в подготовке ответного (исходящего) документа

Технологическая операция

Получение документа от курьеров и почтовых работников, предварительное рассмотрение Создание РКК на документ (регистрация и передача документа на рассмотрение) Рассмотрение документа

Занесение в РКК резолюции и при необходимости постановка на контроль

Передача документа в структурное подразделение

Передача документа для доклада руководителю структурного подразделения Рассмотрение документа

Занесение в РКК резолюции руководителя структурного подразделения Передача документа исполнителю

Исполнение документа

Внесение в РКК сведений об исполнении документа по данным, полученным от исполнителя Снятие документа с контроля

Подшивка документа в дело

5. Формы регистрации, их характеристика

Основными регистрационными формами в традиционной и автоматизированной системах документационного обеспечения управления в настоящее время являются журналы и регистрационные карточки. Журнальная форма регистрации документов в России была впервые введена еще в XVIII в. и закреплена Генеральным регламентом (1720). Карточная форма регистрации документов получает распространение в развитых странах с начала 1920-х гг. В России ее начинают применять практически в 1970-х гг. после выхода в свет ЕГСД. В процессе регистрации в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах. Правила заполнения реквизитов регистрационных форм в приложении 17.

Сведения о входящих документах включают:

—автора (корреспондента);

—название документа;

—дату документа, проставленную организацией-авто ром;

—индекс документа, присвоенный организацией автором;

—дату поступления;

—индекс поступившего документа (входящий индекс);

—заголовок документа или его краткое содержание;

—резолюцию;

—срок исполнения;

—исполнителя (кому направляется документ на исполнение);

—отметку об исполнении;

—номер дела по номенклатуре, в которое документ помещается после исполнения.