- наименование структурного подразделения;

- адресат;

- резолюция;

- гриф утверждения;

- индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, адрес электронной почты, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

- название вида документа;

- дата;

- индекс;

- ссылка на индекс и дату входящего документа;

- место составления или издания;

- отметка о контроле;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования;

- отметка о заверении копий;

- визы;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении.

При составлении формуляров конкретных видов документов необходимо исходить из требований формуляра-образца, причем ряд реквизитов, перечисленных в формуляре-образце, естественно, будет отсутствовать.[5]

2. Письмо

Письмо (служебное письмо) — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, письмо сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п. — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов.[9]

Письма оформляются на бланках писем или стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов («Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Дата», «Номер», «Ссылка на дату и рег. номер», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Текст», «Подпись», «Отметка об исполнителе»).

Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя.

К обязательным реквизитам официального письма относятся почтовый и телеграфный адреса. На бланке письма необходимо указывать также номера телефона, факса, номер счета в банке.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая про­ставляется в левом верхнем углу. Даты в письме должны оформляться цифровым способом в последовательности: число, месяц, год (25.08.2008).

Регистрационный номер исходящего документа — номер письма и его ус-