Ссылка на номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа.

Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) — указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес.[4]

А при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном.[7]

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования дол­жности адресата.[4]

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «О» («Об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа (не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается», не следует писать «по делу»).

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. [4]

В подписи инициалы предшествуют фамилии.[7]

Пример оформления служебного письма приведено в Приложение 1.

3. Приказ

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения всех основных или оперативных задач, стоящих перед данным предприятием.

Приказ по основной деятельности оформляется по форме общего бланка с обязательными реквизитами: «Наименование организации», «Наименование вида документа», «Дата», «Регистрационный номер», «Место издания», «Заголовок», «Текст», «Подпись», «Визы», «Отметка об исполнении».

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.[8]

В реквизите «подпись» инициалы предшествуют фамилии.[7]

Все требования, предъявляемые к тексту приказа, подробно описаны в Приложении 2.1.

Пример оформления приказа приведен в Приложение 2.2.

4. Протокол

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.

Оформление протокола начинается в тот момент, когда определяется дата заседания, круг вопросов, которые будут рассмотрены, состав участников. Это решение оформляется повесткой дня, которая составляет одну из частей протокола при оформлении.

Протокол оформляется по форме общего бланка, с обязательными реквизитами: «Наименование организации», «Вид документа», «Дата заседания», «Номер», «Место заседания», «Заголовок к тексту», «Текст», «Подписи».

Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания.

Формы протокола:

- краткие (фиксируют вопросы, фамилии докладчиков, темы и принятые решения, обязательно прилагаются тексты докладов);

- полные (передают содержание выступлений, все высказывания мнения – полную картину заседания);

- стенографические (на основе стенограммы дословно передают обсуждение каждого вопроса).

Отличия в оформлении той или иной формы касаются только текста основной части, оформление заголовочной и вводной частей документа отличий не имеют.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то указывается дата начала и – через тире – окончания заседания (12-14.08.2005).

Номер протокола – порядковый номер в течение календарного года, или срока полномочий коллегиального органа.

Протокол подписывает председатель и секретарь (требование юридической силы).

Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы (номер страниц проставляют арабскими цифрами, без слова «страница» или «стр.», каких-либо знаков). Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной.[8]

Требования, предъявляемые а оформлению протокола, подробно изложены в Приложении 3.1.