Курсовая работа: Автоматизация процесса документооборота организации ООО "Ксенокс"
В связи с этим стала проявляться тенденция перехода от детального управления внутренней деятельностью организации к управлению подсистемой оформления заказа. Способность создавать и углублять взаимоотношения с другими отделами, умение четко и правильно планировать выполнение заказов обеспечивают конкурентоспособность организации на рынке. Причинами этого являются:
расширение экономического пространства;
наличие разнообразных услуг, помогающих контролировать коммерческий риск;
появление нового стратегического ресурса – информации;
принятие во внимание фактора времени: четкость выполнения заказа обеспечивает своевременное предоставление необходимой информации по запросам клиентов.
Целью курсовой работы является проектирование информационной системы оформления заказов.
Объектом исследования выбрана организация ООО «Ксенокс»
Предметом исследования является процесс оформления заказов на предприятии ООО «Ксенокс»
Для проектирования информационной системы оформления заказов клиентов необходимо выполнить следующие задачи:
проанализировать деятельность организации ООО «Ксенокс»;
описать организационную структуру организации;
рассмотреть особенности организации хозяйственных связей ООО «Ксенокс» с клиентами;
построить функциональную модель системы оформления заказа;
спроектировать базу данных организации.
ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ ООО «КСЕНОКС»
1.1 Назначение системы электронного документооборота (СЭД)
Главное назначение СЭД – это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска по атрибутам и содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии документа и его редакции.
Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов.
СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему.
Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов.
В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий.
Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с уже существующими корпоративными системами.
1.2 Основные свойства системы электронного документооборота
К основным свойствам систем электронного документооборота относятся:
Открытость
Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся.
В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка.
Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей от третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для СЭД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др.
Высокая степень интеграции с прикладным ПО
Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLEAutomation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД.
Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MSWord, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ).
При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.