Курсовая работа: Автоматизация процесса документооборота организации ООО "Ксенокс"
Целью автоматизации документооборота организации ООО «Ксенокс» является сбор, регистрация, хранение, обработка и предоставление внутри организации и между отделами информации о клиентах и их заказах. А именно: оформление заказа на предоставление услуги печати клиенту организации ООО «Ксенокс», о процессе приема заявок, регистрации и анализа документации, донесение до клиентов и работников фирмы информации об выполнении заказа.
В соответствии с поставленной целью построение ИС ориентировано на решение следующих задач:
отразить процесс регистрации клиента;
детально рассмотреть процедуру оформления заказа;
Для реализации поставленных задач используется CASE-средство верхнего уровня BPwin, поддерживающее методологии IDEF0 (функциональная модель), IDEF3 (WorkFlow Diagram) и DFD (DataFlow Diagram), а также Erwin и система управления базой данных Msaccess.
2.2 Проектирование системы типографского комплекса в BPwin
Основным достоинством BPwin является быстрота и легкость освоения графического интерфейса, что позволяет успешно создавать и анализировать модели с целью оптимизации бизнес-процессов.
Применение графических языков бизнес-моделирования IDEF0, IDEF3 и DFD обеспечивает логическую целостность и полноту описания, необходимую для достижения точных и непротиворечивых результатов.
Встроенный механизм вычисления стоимости позволяет оценивать и анализировать затраты на осуществление различных видов деловой активности.
Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов в BPwin является IDEFO. Под моделью типографского комплекса в IDEFO понимается описание системы (текстовое и графическое), представленное в виде взаимосвязанных работ или функций.
Поскольку в основу модели положен этап оформления заказа клиента на оказание услуг организацией ООО «Ксенокс», то на контекстной диаграмме отображена единственная работа «Заказы клиентов».
Взаимодействие системы с окружающим миром описывается как вход, выход, управление и механизм. На вход системы поступает информация от клиентов в виде звонков.
Работа преобразует материалы и информацию, которые поступили в систему. Результат деятельности системы в виде чека оплаты заказа, антикризисного управления и оказанных услуг маркетинга, поступает на выход системы.
К управленческим аспектам, которыми руководствуется работа, относятся правила, стратегии, процедуры или стандарты:
информация о тарифах, которые установились на рынке данных услуг и влияющих на стоимость заказа клиента;
условия договора с клиентом, которые должны соответствовать требованиям обоих сторон;
правила и процедуры регистрации клиента: соответствие заказа содержанию договора с клиентом по стоимости и перечню услуг, оказываемых клиенту должно строго проверяться.
Ресурсы, выполняющие работу, являются механизмом системы.
К ним относятся:
система оформления заказа.
Система оформления заказов предоставляет отчетность по заказам клиентов, контролирует процесс оформления заказа, соответствие требованиям заказчика предоставляемых услуг (сроки, стоимость, результат).
В IDEF0 взаимодействие системы с окружающим миром изображается в виде стрелок. Направление стрелки, прилегающей к грани работы «Заказы клиентов», зависит от её типа (вход, выход, механизм или управление) [Приложение 1].
Таблица 1. Стрелки контекстной диаграммы «Заказы клиентов»
| Имя стрелки (Arrow Name) | Определение стрелки (Arrow Definition) | Тип стрелки (Arrow Type) |
| Система оформления заказов | Формирование отчетности поступивших заказов клиентов, подсчет стоимости заказа и т.д. | Mechanism |
| Информация от клиентов | Заявки клиента на оказание услуг, запросы информации, консультаций и т.д. | Input |
| Информация о тарифах | Сложившиеся на рынке цены и тарифы на оказание данных услуг, спрос и предложение на рынке данных услуг | Control |
| Условия договора с клиентом | Срок оказания услуг, стоимость, документация и т.д. | Control |
| Правила и процедуры | Соответствие оказываемых услуг требованиям заказчика, срокам оказания услуг и т.д. | Control |
| Рекламная продукция | Напечатанные баннеры размешанные на места. | Outpu |
| Печатная продукция | Готовые баннеры. | Outpu |
Стрелка управления рисуется как входящая в верхнюю грань работы.Стрелка механизм рисуется как входящая в нижнюю грань работы.
Стрелка вход рисуется как входящая в левую грань работы.
Стрелка выход рисуется как входящая в правую грань работы.
Контекстная диаграмма представляет собой наиболее абстрактное описание системы и её взаимодействие с внешней средой. После описания системы в целом проводится разбиение её на крупные фрагменты.
Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, описывающие каждый фрагмент и их взаимодействие, называются диаграммами декомпозиций.
Каждый фрагмент системы декомпозируется на более мелкие до достижения нужного уровня подробности описания.
Процесс обеспечения продукцией подразумевает выполнение последовательных процедур: