Курсовая работа: Автоматизация процесса документооборота организации ООО "Ксенокс"

Отдел исследований;

Отдел маркетинга.

Конкретизируем процесс обеспечения продукцией путем создания диаграммы декомпозиции, состоящей из 6 работ [Приложение 2].

Таблица 2. Работы диаграммы декомпозиции «Заказы клиентов»

Имя работы (Activity Name)	Определение (Definition)
Отдел Работы с клиентами	Поиск клиентов, ведение договоров с клиентами, работа по соблюдению соответствия шаблонов рекламной продукции пожеланиям клиента. Обсуждение с клиентом качества выбраных материалов, качества печати и стоимости услуг.
Инженерно-дизайнерский отдел	Разработка электронных макетов рекламной продукции
Отдел изготовления и сборки рекламной продукции	Пробная печать баннера, Изготовление. Добавление крепежных элементов
Отдел размещения рекламы	Размещения изготовленных баннеров.

Эти 3 работ будут связаны внутренними стрелками, которые не касаются границы диаграммы, начинаются у одной и заканчиваются у другой работы. Декомпозируем работу «Отдел исследований». Процесс проведения исследования подразумевает последовательное выполнение следующих этапов: составление клиентской базы, ведение проектов, в результате ведения проекта выдача готовых решений клиенту .

Добавим три работы и их определения [Приложение 3].

Таблица 3. Работы диаграммы декомпозиции «Отдел по работе с клиентами»

Имя работы (Activity Name)	Определение (Definition)
Регистрация клиента в базе	Формирование базы данных о клиенте, необходимых для выполнения заказа.
Оформление заказа	Ведение проекта на основании заявленным требованиям заказчика.
Составление технического задания	Составление технического задания проекта заказчика.

Рассмотрим процесс Проекты. Он состоит из 9 последовательных этапов:

Данные клиентов;

Анализ деятельности организации;

Ведение имитационного моделирования;

Управление бизнес-процессами;

Управление персоналом;

Управление внешними связями;

Организационные решения;

Дополнительная поддержка;

Система бизнес - задач и решений.

Для описания логики взаимодействия информационных потоков будем использовать методологию моделирования IDEF3, называемую workflow diagramming.

Графический язык IDEF3 дополняет IDEF0: позволяет описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности, а также описать объекты, участвующие совместно в одном процессе.

Декомпозируем работу «Проекты» на 8 работ IDEF3 [Приложение 4].

Таблица 4. Работы диаграммы декомпозиции «изготовление продукции»

Имя работы (Activity Name)	Определение (Definition)
Разработка технического задания	Проводится в соответствии с требованиями клиента, указанными в заказе
Разработка дизайна макета рекламной продукции	На основе собранной информации разрабатывается макет рекламной продукции
Управление разработкой макета	Выполнение условий заказа разработке макета
Управление печатью рекламной продукции	Выполнение условий заказа по управлению печатью
Размещение рекламной продукции	Выполнение условий заказа по размещению рекламной продукции
Организационные решения	Необходимые организационные решения, принимаемые на основе проведенных работ по имитационному моделированию
Дополнительные сведения о заказе	Предоставление дополнительной поддержки по результатам проведенных работ
Система проектных решений и макетов	Формирование на основе сделанных выводов по проекту системы бизнес - задач и решений

«Данные клиента» является внешним объектом ссылки.

Используются два перекрестка асинхронное «И»: разветвление и слияние.

Рассмотрим процесс «Отдел работы с клиентом». Он состоит из двух процессов:

проверка и внесение клиента в базу;

формирование заказа.

Для описания документооборота и обработки информации используем диаграмму потоков данных (Data flow diagramming, DFD) [Приложение 5]. DFD представляет систему в виде работ, хранилищ данных и внешних сущностей.

Таблица 5. Работы диаграммы декомпозиции «Изготовление рекламной продукции»

Имя (Name)	Определение (Definition)	Роль (Roles)
Данные клиентов	Перечень сведений о клиенте, необходимых для составления заказа	Хранилище данных
Список предлагаемых услуг	Перечень услуг, предлагаемых клиенту для решения определенных бизнес - задач	Хранилище данных
Список оказываемых услуг	Перечень услуг, которые организация уже оказала клиенту	Хранилище данных
Заказы клиентов	Звонки клиентов, которые делают заказ на оказание услуг	Внешняя сущность
Проверка и внесение клиента в базу	Проверка наличия клиента в базе и его внесение в базу в случае отсутствия	Работа
Оформление заказа	В соответствии со списком предлагаемых услуг, формируется перечень оказываемых услуг клиенту	Работа

Работы имеют входы и выходы, но не поддерживают управления и механизмы, как IDEF0. «Заказы клиентов» является внешней сущностью. Она изображает входы в систему.