Курсовая работа: Делопроизводство в бухгалтерии

4) комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжения на совершение хозяйственной операции: доверенность - на получе­ние материальных ценностей; банковский чек - на получение денег со счета в банке; приказы на зачисление работников на работу, на их увольнение, на предоставление работнику отпуска и др. (рисунок 1). В распорядительных документах нет факта выполнения хо­зяйственной операции, а значит записи по счетам бухгалтерско­го учета не производятся.

Рисунок 1. Приказ по организации

Исполнительные (или оправдательные) документы под­тверждают факт совершения хозяйственной операции и являют­ся первым этапом учетной информации (товарно-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты, то­варные отчеты и др.) (рисунок 2).

Документы бухгалтерского оформления составляются бух­галтером для последующего отражения в учете хозяйственных операций. Так, ежемесячно бухгалтер составляет расчет аморти­зации (износа) основных средств, расчет амортизации нематери­альных активов и др.

Комбинированные документы содержат признаки двух или даже трех типов документов. Например, в наряде указывается задание на работу и фактическое.

По характеру документируемых операций различают до­кументы:

1) денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.);

2) материальные (накладные, товарные отчеты и др.);

3) расчетные (платежные инструкции-поручения и др.).

Рисунок 2. Приходный кассовый ордер.

По объему отраженных хозяйственных операций доку­менты делятся на первичные (единичные) и сводные.

Первичные (единичные) документы отражают одну хозяй­ственную операцию (товарно-транспортная накладная, приход­ный кассовый ордер и др.). Сводные, документы составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения (в кассовом отчете записывается каждый приходный и каждый расходный кассовый ордер, итог по приходу и расходу наличных денег и определяется остаток денег в кассе на конец рабочего дня).

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Рисунок 3. Расходный кассовый ордер.

Разовые документы отражают одну хозяйственную опера­цию (приходный кассовый ордер и др.).

Накопительные документы используются для регистрации однородных хозяйственных операций, совершаемых с определенной периодичностью (ежедневно, через день). Например, в лимитно-заборной карте на получение материалов для производства за каждую дату отмечается количество отпущенных материальных ценностей.

Лимитно-заборная карта заменяет собой ежедневные требо­вания на отпуск материалов, а значит сокращается количество первичных документов и уменьшаются затраты времени на их оформление. Экономится бумага (бланки документов). Но экономическая информация по накопительным документам в бух­галтерском учете по счетам записывается, как правило, в конце месяца.

По месту составления документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.) (рисунок 3), и внешние, поступившие от дру­гих организаций (накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчетного счета и др.) (рисунок 4).

По количеству отраженных объектов (позиций) докумен­ты делятся на однопозиционные и многопозиционные. Однопозиционные (однострочные) предназначены для учета одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.). Многопозиционные (многострочные) служат для учета многих позиций (расчетно-платежная ведомость на заработную уплату и др.).

По виду носителей информации документы делятся на бумажные и безбумажные, находящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных лентах, дисках и др. Организация обязана обеспечивать защиту своей информации и изготавливать копии таких документов на бумажных носителях.

Документооборот, хранение бухгалтерских документов.

Все бухгалтерские документы с момента их составления до момента передачи в архив проходят определенные стадии. Движение документов с момента их составления или пояснения от других предприятий до момента передачи в архив называют документооборотом.

Рисунок 4 . Приёмо-сдаточная накладная.

Поступившие в бухгалтерию документы проверяются с трех точек зрения:

1) внешняя проверка включает в себя проверку формы документа, чистоту, полноту и правильность заполнения всех реквизитов, особенно подписей и печати), отсутствия подчисток и исправлений;

2) проверка законности хозяйственных операций, т.е. соответствие законодательству Республики Беларусь;

3) арифметическая проверка (таксировка, т.е. перемножение количества на цену; подсчет скидок, подсчет итогов).

В сложных, спорных вопросах документ принимается к исполнению только при наличии письменного распоряжения руководителя, который затем несет всю ответственность. После проверки документов бухгалтером производится учет (бухгалтерская обработка) первичных документов, который состоит: расценки или таксировки; группировки; котировки. Расценка, или таксировка, документа, когда путем перенесения количества материальных ценностей на соответствующие их цены устанавливается величина стоимости хозяйственных операций.

Протаксированные документы группируют по отдельным месяцам годам, по объектам учета (кассовые, материальные документы). Иначе говоря, создаются отдельные пакеты однородных документов. Контировка документов означает составление по документу бухгалтерских проводок, которые записываются в регистры синтетического и аналитического учета.

В крупных организациях составляется график документооборота, в котором указывается где и кто составляет конкретный документ, срок составления, когда и какому бухгалтеру передается документ.