Курсовая работа: Документальное оформление взаимоотношений клиента с отелем
8-Г Касовий звіт
9-Г Відомості руху номерів у готелі
10- Журнал осіб, які проживають на поверсі
Готельний комплекс __ThyssenHouse____________
Форма N 1-г
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 85052370
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Держбуду України
від 13 жовтня 2000 р. N 230
Код за ДКУД 223758
Готель _ Thyssen House ______________________
N ___Бірюзовий____________________
Прибув _15.10_______ Вибув 25.10_____________
Анкета проживаючого
Прізвище ___Дьякова _____________________
Ім'я ___Олеся__________________________
По батькові ___Ігорівна___________________
Прибув _15.10_______________________
Вибув _25.10________________________
Адреса постійного місця
проживання __м.Київ,вул. Червоноградська 15\45_______
Дата народження __23.10.1980_______________
Паспорт __СР 809983_____Київським МВС України__________
(коли і ким виданий)
______ Підпис ___Дьякова____________________
Готельний комплекс ___ThyssenHouse ________ ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Держбуду Код за ДКУД 223758 13.10.00 №230
Форма N 2-г
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 85052370
Код за ДКУД
Hotel ___ Thyssen House _________________
Готель
N ____ Діамнатовий ____________________
Date of arraval __7.04_________________
Прибув
Date of departure __12.04______________
Вибув
Registration card
Реєстраційна картка
Surname _Виноградова _____________________
Прізвище
N of registration __________________Реєстрація
Name ______Діана____________________Ім'я
Citizenship ____Росіянка___________ Громадянство
Date of birth __23.10.1979_________________Дата народження
N of the passport ___АВ______________N паспорта
N of the visa ____345___________________________________________________
N візи, тип та термін її дії
Residence address __м.Москва,пр.Карла Маркса9\90__________Місце проживання
__________________________________________________________________
Термін і мета перебування _Ділова зустріч 5.05________________
_Duration and purpose of stay
Signature ___ТV______________
Підпис
Готельний комплекс __ThyssenHouse ____________
Форма N 3-г
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 85052370
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Держбуду України
від 13 жовтня 2000 р. N 230
Код за ДКУД 223758
Візитна картка
Hotel card
Прізвище __Полунець Віталій Олександрович____________
Surname
N кімнати _____5_______________________________________
Room N
Термін проживання ___4.05-7.05_________________________________
Duration of stay
Готельний комплекс __ThyssenHouse ____________
Форма N 4-г
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 85052370
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Держбуду України
від 13 жовтня 2000 р. N 230
Код за ДКУД 223758
Hotel ________ ThyssenHouse __________________
Готель
Адреса __м.Луганськ,вул..Остапа Вересая 6\9____________
Address
Рахунок/Invoice N __5_______
«23» __жовтня________ 2008_ р.
П. І. Б. клієнта ___Квітень Світлана Ігорівна__________________
Name of client
Прибув ____23.10____________________
Arrive
N кімнати ____Бірюзовий_____________________
Room N
Вибув ___24.10______________________
Depart
N з/п 45
Послуга/Services додаткове місце
Вартість/Hotel charge 560 грн
Сума/Totally 1200 грн
Усього з ПДВ/Amount for payment incl. VAT 1270 грн.
Сума до сплати в грн./USD/Total in GRN/USD 1289 грн.
Касир/Cashier _______________________
Готельний комплекс __ ThyssenHouse ____________
Форма N 5-г
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 85052370
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Держбуду України
від 13 жовтня 2000 р. N 230
Код за ДКУД 223758
Журнал обліку громадян, які проживають у готелі
N з/п
П. І. Б. Терентьєва Марина Ігорівна
Дата та час прибуття у готель 23.02, 15.45
N кімнати 232
Сплачено
з _23.02_____
по 27.02_____
Вид оплати готівка
Дата та час вибуття з готелю 27.02,17.00
Кількість днів перебування 5
Готельний комплекс __ThyssenHouse ____________
Форма N 6-г
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 85052370
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Держбуду України
від 13 жовтня 2000 р. N 230
Код за ДКУД 223758
Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі
N з/п 24
Дата посе-
лення 12.06
П. І. Б. Бардаш Янек Янович
Дата народ-
ження 25.12.1980
Громадянство , N паспорта, візи, коли і де видані-поляк АВ 231088,28.03.1981
Назва країни, звідки прибув грома-
дянин Польща
Дата і КПП в'їзду 29.06
Назва організації, яка здійснює приймання іноземців ThyssenHouse
Мета приїзду весілля
Проживає в номері 24
Номер, термін дії реєстрації, коли і ким здійснена Стреженюк Д.В
Дата вибуття з готелю 31.06
Підпис адмініс-
тратора
Готельний комплекс __ThyssenHouse ____________
Форма N 7-г
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 85052370
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Держбуду України
від 13 жовтня 2000 р. N 230
Код за ДКУД 223758
Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів
Реєстра-
ційний N 5678
П. І. Б. або організація замовника МЯУ
Форма оплати готівка
Громадянство Україна
Кількість та категорія номерів 3 люкси
Термін перебування
з _12.04__ по _15.04__
Додаткові вимоги
1 Вид на море
2 Сніданок на 6 чоловік
3 М’які подушки
4 Додаткові рушники для рук
Готельний комплекс _ThyssenHouse _____________
Форма N 8-г
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 85052370
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Держбуду України
від 13 жовтня 2000 р. N 230
Код за ДКУД 223758
Касовий звіт
за «12_» _______лютого__ 200_ р.
N з/п 45
Вид платежу готівка
Кількість 50
Сума 5000
Рахунки з N 12_____ по N _24________
Усього за рахунками без ПДВ __3500___ грн. _00__ коп.
У тому числі ПДВ ______ __1300______ грн. __00_ коп.
Готельний збір _______________200_______ грн. _00__ коп.
Повернення ___________________0______ грн. __00_ коп.
Усього отримано ________________5000_____ грн. _00__ коп.
Відповідальний за розрахунки __Антоненко Т.В_______
Готельний комплекс _ThyssenHouse _____________
Форма N 9-г
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 85052370
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Держбуду України
від 13 жовтня 2000 р. N 230
Код за ДКУД 223758
Відомості руху номерів у готелі
Категорія номеру люкс
Усього номерів 4
Усього місць 8
Зайнято номерів 4
Броня 1
Вільні номери 0
Простій 0
Ремонт 0
1
Готельний комплекс _ThyssenHouse _____________
Форма N 10-г
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 85052370
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Держбуду України
від 13 жовтня 2000 р. N 230
Код за ДКУД 223758
Журнал осіб, які проживають на поверсі
Усього номерів 6
Усього місць 12
Додаткові місця 12
Проживає10
На броні 2
У простої 0
На ремонті 0
Виїжджає0
Правила оформлення документів
Розглянемо порядок оформлення один за одним. Отже "Журнал обліку громадян, що проживають у готелі" типової форми № 5-г ведеться в одному екземплярі та заповнюється на підставі "Анкети проживаючого" № 1-г і "Реєстраційної картки" № 2-г (зразок заповнення дивитися вище). Таким чином, у цьому журналі мають бути зареєстровані всі проживаючі в готелі, незалежно від того, чи є вони громадянами України, іноземними громадянами або громадянами, що не мають громадянства.
Легко зрозуміти навіть тому, хто не знає змісту Інструкції № 230, що "Журнал обліку іноземців, що проживають у готелі" типової форми № 6-г відрізняється за своїм призначенням від наведеного вище журналу тим, що призначений тільки для обліку іноземців, що проживають у готелі. За формою "Журнал обліку іноземців, що проживають у готелі" має значні відмінності від Журналу типової форми № 5-г. Мало того, форму Журналу типової форми № 6-г затверджують органи МВС України.
Ведеться він адміністратором готелів в одному екземплярі та має наступну форму (дивитися вище).
Далі ми підемо не по порядку номерів типових форм, затверджених Інструкцією № 230, і розглянемо порядок оформлення "Журналу обліку проживаючих на поверсі" типової форми № 10-г. Призначення цього журналу легко зрозуміти з його назви. Він заповнюється щодня черговим по поверху. Його дані використовуються покоївками для здійснення поточних робіт з прибирання номерів (зразок заповнення дивися нижче).
І, нарешті, остання форма журналу - "Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів" типової форми № 7-г. Він призначений для реєстрації телефонних дзвінків, телеграм, гарантійних листів 3, факсів, електронних листів і т.д., в яких міститься прохання забронювати місце в готелі. Оформлення журналу здійснюється адміністратором готелю, і він має такий вигляд (дивися нижче).
Наступна типова форма № 8-г "Касовий звіт", як і будь-який інший касовий документ, має особливий статус. В ній не можна допускати виправлення.
Оформляється "Касовий звіт" відповідальним працівником, в посадові обов’язки якого входить здійснення розрахунків із проживаючими (касиром, портьє тощо). Заповнюється "Касовий звіт" на підставі "Рахунків" типової форми № 4-г (дивися "ШБ" № 16/2005) і щодня, разом із другими екземплярами "Рахунків", контрольною касовою стрічкою або стрічкою терміналу кредитних карток (якщо розрахунки із проживаючим здійснювалися з використанням кредитної картки), здається в бухгалтерію. Оскільки бухгалтерія готелю у вихідні, а також у святкові та неробочі дні, визначені за законодавством, не працює, а готель працює щодня, то касовий звіт може складатися за кілька календарних днів.
Зразок заповнення "Касового звіту" наведений вище.
І, нарешті, остання типова форма, затверджена Інструкцією № 230, - це "Відомість руху номерів у готелі" типової форми № 9-г. Заповнюється вона черговим адміністратором готелю щодня станом на 9.00 і призначена винятково для оперативного обліку заселених і вільних номерів.
Дизайн форм документів первинного обліку готель вирішує індивідуально на власний розсуд. При цьому дизайн повинен враховувати прикмети особистого фірмового стилю готелю, елементи відомостей про проживаючого та можливість як електронного, так і ручного заповнення документа. Якщо форма документа має, крім друкованого, ще й електронний варіант, обидва повинні бути витримані в єдиному стилі.
Виписка з номеру та оплата рахунку
За стадією перебування гостя йде оформлення розрахунків і виїзд із готелю. [,с 109-110]. У день від’їзду гість одержує повний розрахунок , його просять оплатити заборгованість і повернути ключі від номеру, перш ніж залишити готель.
Для оформлення розрахунків з гостями передбачені бланки суворої звітності. Це рахунок (форма № 4г), що виписується касиром у трьох екземплярах ; перший видається гостеві ; інший разом з «Касовим звітом»(форма №9г ) протягом доби здається в бухгалтерію, третій екземпляр залишається в касира і зберігається до виїзду гостя з готелю.
Функції виписки та оплати розрахунку:
Процес виписки та розрахунку покликаний нести три основні функції :
- регулювання балансу гостьового рахунку;
- своєчасне виявлення даних про наявність номерів, що звільнилися;
- контроль і ведення відповідних записів про перебування гостей.
У світовій практиці існує практика таких методів розрахунку клієнтів з готелями:
- оплата рахунків готівкою;
- запис суми рахунка на кредитну картку ;
- відстрочка платежу шляхом не виписування рахунку;
- використання комбінації перерахованих варіантів
У більшості готелів персоналу потрібно ознайомити гостя з можливими варіантами оплати при реєстрації . Таким чином , кредитні картки або інформація про прямо виписуванні повинні бути надані гостеві заздалегідь, до виписування з номера.
Під час оформлення виписки та сплати рахунків добре підготовлений персонал повинен забезпечити ритмічну, ефективну атмосферу. Процес оплати рахунків залежить від ефективності системи обліку та поінформованості клієнтів, починаючи зі стадії бронювання і закінчуючи оформленням виїзду [5, 112 с]