Курсовая работа: Документационное обеспечение управления фирмой Состав документации
- корреспондентскому (по корреспонденту);
- географическому (по географическому признаку);
- хронологическому (по временным параметрам);
- экспертному (с учетом сроков хранения).
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. Если появляются документы, дело для которых не предусмотрено номенклатурой, на них заводится самостоятельное дело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером.
Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты:
- наименование предприятия;
- наименование вида документа;
- дату;
- индекс;
- место составления;
- гриф утверждения;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- гриф согласования.
Типовая форма номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, а также порядок согласования и утверждения данного документа разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Для облегчения работы по составлению номенклатуры дел разрабатываются типовые и примерные номенклатуры. Они устанавливают унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации в отрасли, поэтому обязательны для подведомственных организаций. Примерные номенклатуры дел разрабатываются на основе типовых с добавлением дел, специфичных для данной отрасли.
Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается конкретной организацией на основе типовых и примерных номенклатур, а в случае их отсутствия - самостоятельно, исходя из практической деятельности. В последнем случае необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02, а для определения срока хранения документов использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00.
Форма номенклатуры дел организации
УТВЕРЖДАЮ /наименование должности, ФИО руководителя организации/ Подпись Дата | ||||||
/наименование организации/ Номенклатура дел | ||||||
__________________№______________ | ||||||
| на 200_ г. | ||||||
_______________________________________________________________________ /наименование раздела/ | ||||||
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения перечню | Примечание | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
/Наименование должности работника, ответственного за делопроизводство/ | /подпись/ | /ФИО/ | ||||
| ----------------------------------------------------------------------- | ------------ | ----------- | ||||
|
Дата | ||||||
|
СОГЛАСОВАНО | ||||||
| /Руководитель архива организации (лица, ответственного за архив)/ | ||||||
| Подпись | /подпись/ _________ | /ФИО/ _______ | ||||
| Дата | ||||||
Содержательная часть текста номенклатуры дел группируется по разделам.
Названиями разделов являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности фирмы. Названия разделов нумеруются парами арабских цифр и указываются в графе 2.
| Например: | 01. Дирекция |
| 02. Бухгалтерия и т.д. |
В графе 1 номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать порядковый номер раздела и порядковый номер заголовка дела в пределах этого раздела. Например: 01-05.
В графе 2 указывают заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри раздела определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки организационных документов, далее - распорядительных и справочно-информационных (планы, отчеты, акты, справки и т.д.) в порядке убывания сроков хранения. При составлении заголовков необходимо учитывать следующее:
- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
- заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, формируемых в данном деле;
- заголовки типа «Общая переписка», «Материалы разные» и т.п. не допускаются.
Заголовок дела должен состоять из следующих элементов: