- приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности;

- при формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения, например, приказы о приеме, перемещении и увольнении следует формировать в одно дело (срок хранения - 75 лет), а остальные (срок хранения - 5 лет) - так, как это удобно кадровику;

- отдельно заводить дело на запросы и на ответы нельзя;

- планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;

- предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно по вопросам улучшения работы организации и отдельно по личным вопросам;

- в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку, сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;

- лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;

- документы по рационализаторским предложениям и патентам должны формироваться в отдельное дело.

3. Описание состава документации

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

3.1 Устав организации

Устав – свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения.

Устав общества должен содержать[2] :

- Полное и сокращенное фирменное наименование общества;

- Сведения о месте нахождения общества;

- Сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным (т.е. 2/3 голосов от общего числа голосов участников) большинством голосов;

- Сведения о размере уставного капитала общества;

- Сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;

- Права и обязанности участников общества;

- Сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;

- Сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;

- Сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;

- Иные сведения, предусмотренные Законом "Об ООО.

Устав общества может также содержать, на усмотрение участников, иные положения, не предусмотренные Законом "Об ООО", от них требуется только, чтобы они не противоречили действующему законодательству.

Устав обязателен для всех участников общества и третьих лиц (например, контрагентов общества).

Примерная форма Устава

Общества с ограниченной ответственностью

УТВЕРЖДЕН

ОБЩИМ СОБРАНИЕМ УЧАСТНИКОВ

ПРОТОКОЛ NO. _____________

"___"___________ 20___ г.

У С Т А В

ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

"___________________"

г. _____________

1. Общие положения

1.1. Общество с ограниченной ответственностью "_________________" (далее именуемое - "Общество") учреждено в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.1.1. Учредителями Общества являются: