Курсовая работа: Ефективність контролю в організації: поняття, основні параметри, система показників, проблеми
Маяки – визначення конкретних точок. Кожна задача передбачає початковий момент, кінцевий, а також моменти між ними, призначені для контролю процесу виконання завдання. Маяки являють собою контрольні точки, події або відмітки, які повідомляються керівникові та працівникам, наскільки далеко вони просунулися на шляху вирішення спільно поставленої задачі.
Активність – досягнення конкретних точок. Активність передбачає індивідуальну діяльність працівників, спрямовану на рух від одного, встановленого завдання, маяка до іншого. При розробці плану виконання завдання рекомендується записувати кожний з етапів. Це дозволить працівникам зосередитися, оскільки вони будуть точно знати, що вони повинні зробити для досягнення наступної контрольної точки, як далеко вони просунулися на цьому шляху і скільки ще потрібно зробити.
Розміреність – послідовне виконання дій. Вона визначає, як встановлені маяки і в якому відношенні між собою знаходяться реальні дії. Розміреність вказує на правильну послідовність здійснених заходів, які ведуть до успішного і ефективного розв’язання поставлених задач. Не слід забувати, що може існувати декілька способів досягнення заданого маяка, тому нехай працівники проявляють ініціативу в пошуках особистого шляху для вирішення поставленої задачі. Поступивши так, керівник збільшить сили працівників, переклавши на них відповідальність за виконану ними роботу, і надасть їм можливість навчатися на власних помилках і успіхах. Результатом стане не тільки успішне розв’язання задачі, але й ефективна праця виконавців, впевнених у своїх можливостях.
Своєчасність – встановлення часових обмежень. Готують графік, який передбачає час виконання для кожної окремої дії плану розв’язання задачі і дозволяє визначити, який час потрібний на подолання шляху від одного маяка до іншого.
Заключний контроль – це контроль, який зосереджений на результатах діяльності організації після завершення виробничого процесу. Прикладом такого контролю є ревізія використаних трудових ресурсів і фонду заробітної плати , фінансових результатів за минулий місяць, квартал, рік. Заключний контроль на операційному рівні виконує три основні функції:
- забезпечує менеджерів інформацією, необхідною для оцінки ефективності організації;
- часто використовується як база для оцінки і винагороди працівників організації;
- використовується для того, щоб налаштувати менеджерів, відповідальних за забезпечення або проведення виробничого процесу, на те, щоб вони спрямовували свою діяльність відповідним чином.
В рамках заключного контролю зворотний зв'язок використовується після того, як виконана робота. Або відразу по завершенні контрольованої діяльності, або по закінченню визначеного раніше періоду фактично отримані результати порівнюються із потрібними. Порівнюючи фактично отримані і потрібні результати, керівництво має можливість краще оцінити, наскільки реалістичними були побудовані ними плани. Ця процедура дозволяє також отримати інформацію про виниклі проблеми і сформулювати нові плани так, щоб уникнути цих проблем у майбутньому.
Якщо керівництво організації пов’язує мотиваційні винагороди з досягненням визначеного рівня результативності, то очевидно, що фактично досягнуту результативність потрібно вимірювати точно і об’єктивно. Виміряти результативність і давати відповідні винагороди необхідно для того, щоб сформувати майбутнє очікування про існування тісного зв’язку між фактичними результатами і винагородою.
1.3. Етапи контролю
Процес контролю – це діяльність об’єднаних у певну структуру суб’єктів контролю, спрямованих на досягнення найбільш ефективним способом поставлених цілей шляхом реалізації певних задач і застосування відповідних принципів, методів, технічних засобів і технології контролю. Процес контролю, модель якого наведена на рис. 1.1, поділяється на кілька послідовних етапів:
- визначення бажаного результату (стандарту);
- вимірювання фактичного результату виконання;
- оцінка результатів виконання;
- коригуючі дії.
Рис. 1.1- Модель процесу контролю
1. Встановлення бажаного результату (стандарту). Контрольна діяльність, як і вся управлінська праця, розпочинається з встановлення мети. Коли мета відома, необхідно відобразити бажаний результат у вимірюваних величинах, якщо це можливо.
Під час здійснення процесу контролю мета конкретизується, уточнюється, перетворюючись на норми функціонування – критерії, за якими оцінюється дія системи управління або хід виконання виробничого процесу.
Існує три форми норм функціонування: числова, шкальна і дескриптивна. При числовій формі контрольовані параметри вимірюються за повними числовими значеннями. Параметри (кількість продукції), періоди часу, як правило подаються у числовій формі. Але крім кількісних параметрів, досить часто зустрічаються якісні – дизайн, зручність в експлуатації тощо. Вони рангуються за допомогою бальної оцінки порівнянням аналогічних параметрів різних виробів чи моделей між собою. Норми часто встановлюються графічно. Норми функціонування, які не можуть бути визначені першим і другим способом, формулюються дескриптивне, описово.
До основних вимог, які ставляться до норм функціонування, належать: обґрунтованість, зручність, можливість порівняння та ін.
Під нормами розуміють максимально допустиму величину абсолютних витрат сировини, матеріалів, пального, енергії для виготовлення одиниці продукції (або виконання роботи встановленої якості при умовах виробництва планового періоду).
Нормативами називаються показники, що характеризують відносні величини (ступінь) використання засобів і предметів праці, їх розхід на одиницю площі, ваги та ін.
Також можна виділити такий елемент норм функціонування, як норма керованості. Це та кількість працівників, яка перебуває у безпосередній підлеглості одного функціонального керівника, її ще називають сферою, масштабом чи діапазоном контролю, зоною управління.
Основні види норм і нормативів:
- норми витрат живої праці;
- норми витрат предметів праці (витрати сировини і матеріалів, пального, енергії);
- нормативи використання засобів праці (виробничих потужностей, машин, обладнання та устаткування);
- норми і нормативи функціонування організації, виробництва (тривалість виробничого циклу, обсяг незавершеного виробництва).