Курсовая работа: Использование программы Outlook Express для работы с электронной почтой

Работа с задачами . При работе со списком задач можно добавлять и удалять задачи, помечать их как завершенные и перераспределять в списке.

- Быстро добавить задачу: щелкнуть верхнюю строку, где написано Щелкните здесь, чтобы добавить элемент , и ввести дату и тему.

- Изменить задачу: щелкнуть ее дважды в списке.

- Отметить задачу как завершенную: в представлении Простой список щелкнуть поле метки во втором с левого края столбца (задача зачеркнется).

- Удалить задачу: щелкнуть на задаче правой кнопкой мыши →Удалить .

- Назначить кому -нибудь задачу : щелкнуть ее правой кнопкой мыши → Назначить задачу → выбрать кому → кнопка Отправить.

- Назначить новую задачу: в меню Задачи → Создать задачу → или Создать поручение.

2.5 Использование дневника

Дневник — это папка в MSOutlook, которую можно использовать для записи взаимодействий, телефонных звонков, ответов на сообщение и др. Элемент дневника — это пункт или объект, например, задача, встреча или контакт.

Занесение записей вручную:

- В любой папке MSOutlook выделить объект, который нужно записать в журнал → Сервис → Занести в дневник → появится диалоговое окно, в котором заполняются поля Тема, Тип, Контакт, Организации и др. данные → кнопка Сохранить и закрыть.

- Новая запись → папка Дневник → в меню выбрать Дневник – Создать запись в дневнике → в диалоговом окне набрать информацию → Сохранить и закрыть .

Автоматическое занесение записей :

- открыть папку Дневник ;

- в меню Сервис → Параметры откроется диалоговое окно;

- в списке Автозапись элементов отметить те элементы, которые должны автоматически записываться в дневник;

- в списке Для следующих контактов выделить те контакты, которые должны вноситься в дневник;

- в списке Записывать также файлы поставить нужные метки.

Просмотр записей в дневнике: по умолчанию в папке Дневник информация отображается в представлении временной шкалы и По типу. Это можно изменить в окне Текущее представление.

2.6 Создание заметок

ВMSOutlook можно создавать, сортировать и просматривать заметки.

Создание заметок . Открыть папку Заметки → в меню Заметка → Создать заметку → ввести текст заметки и закрыть ее. При наборе текста лучше не нажиматьEnter для перехода на новую строку, он будет нажиматься автоматически, и в значке будет виден весь текст. Если нажать Enter , то текст в значке будет виден до его нажатия. В заметку автоматически заносится дата и время ее создания.

Установка параметров заметки. В заметке можно установит ее размер и цвет. Сервис → Параметр ы → вкладка Задачи/заметки → в секции Настройки выбрать цвет → в списке Размер выбрать: Мелкий, Средний, Крупный → щелкнуть кнопку Шрифт и выбрать нужный.

Работа с отдельными элементами. Чтобы открыть заметку, нужно дважды щелкнуть ее в папке Заметки → перемещать заметку за строку заголовка → можно изменить цвет заметок и категории, щелкнув кнопку Управляющее меню .

Просмотр заметок. По умолчанию используется представление Значки . Его можно изменить в окне Текущее представление . В любом представлении можно отсортировать заметки, щелкнув кнопкой мыши строку заголовка (Тема, Создано, Категории и т.д.) и выбрать способ сортировки.

3 ВОЗМОЖНОСТИ MS OUTLOOK ПРИ РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

3.1 Работа с поступающей почтой

Чтение почты: папка Входящие . Для открытия сообщения нужно щелкнуть на нем дважды. Чтобы прочитать следующее или предыдущее сообщение нужно щелкнуть кнопки на Панели инструментов : ↑ Назад или ↓ Далее . Сообщения можно пометить как прочитанные и непрочитанные, выбрав Правка → Пометить как прочитанные (Пометить как непрочитанные).

Сохранение вложения. В сообщение могут быть вложены документы или другие файлы. Если есть вложение, то перед сообщением имеется значок скрепки. Для сохранения вложения: открыть сообщение → вложение появится в виде значка в тексте → вложение можно открыть: два щелчка на значке → в сообщении выделить вложение → Файл → Сохранить вложение → выделить папку, куда сохраняем → кнопка Сохранить → вложение можно открывать из прикладной программы.

Ответ на сообщение. В окне Сообщение щелкнуть кнопку Ответить или в меню выбрать Сообщение → Ответить → появится окно Ответ , в котором виден текст и отправитель. Если курсор находится в области текста, можно набрать ответ, выбрав Файл → Отправить. Можно послать ответ из папки Входящие , не открывая сообщение. Для этого выделить сообщение в папке Входящие и щелкнуть кнопку Ответить → появится окно Ответ.

Печать почты. Напечатать сообщение можно независимо от того, открыты они или нет. Для печати нужно выделить сообщение в папке Входящие или другой папке → Файл → Печать.

3.2 Работа с почтой

Удаление сообщений: Правка → Удалить .