Очистка папки Удаленные : внутри папки выделить элементы → Правка → Удалить .

Пересылка почтовых сообщений: выделить или открыть сообщение → Сообщение → Переслать → в диалоговом окне Пересылка в поле Кому ввести имена людей → в поле Копия ввести, кому послать копию → в области окна ввести само сообщение, в дополнение к тексту (этот текст выделится другим цветом) → Файл → Отправить или кнопка Отправить.

Сохранение почты в папке: для хранения почты можно использовать любую папку: Правка → Переместить в папку → выбрать нужную папку → ОК .

3.3 Использование адресной книги

Использование списка рассылки: Сервис → Адресная книга → откроется диалоговое окно Адресная книга . Чтобы получить подробные сведения об элементе, нужно щелкнуть на Панели инструментов кнопку Свойства и работать в диалоговом окне. Чтобы отправить сообщение пользователю, внесенному в адресную книгу, нужно выделить его, а затем выбрать Файл → Создать сообщение.

Использование личной адресной книги. Чтобы внести имена в личную адресную книгу, нужно выбрать в меню: Сервис → Адресная книга → внести имя в диалоговом окне → Файл → Добавить в личную адресную книгу. Чтобы добавить новый адрес: Файл → Создать адрес.

Ввод адреса в сообщение: в папке Входящие → Сообщение — Создать сообщение → в окне Сообщение щелкнуть Кому , чтобы отобразить диалоговое окно Выбор имен → открыть список Источник адресов и выбрать в нем Личная адресная книга → из списка выбрать имя адресата и щелкнуть кнопку Кому .

3.4 Создание почтовых сообщений

Составление сообщения: в папке Входящие выбрать Сообщения → Создать сообщение → в поле Кому набрать имя адресата или щелкнуть кнопку Кому и выбрать имя из адресной книги → в поле Копия ввести имя, кому отправить копию → поле Тема → в области текста набрать текст → Файл → Отправить или кнопка Отправить .

3.5 Установка параметров электронной почты

Параметры настройки: Общие параметры → выбрать Важность: Низкая, Обычная, Высокая → выбрать Пометка: Обычное, Личное, Частное, ДПС → можно установить флажок в строке После отправки сохранить в папке (например, в папке Отправленные →параметры отправки → можно установить флажки в строках Не отправлять до (указать дату) и Аннулировать (дата, когда уничтожить сообщение) → Параметры отслеживания (можно выбрать один или оба параметра отслеживания) → сообщить о доставке этого сообщения → сообщить о прочтении этого сообщения → Категории → сообщения можно разделить по категориям: Дела, Цели и задачи, Важные контакты и Телефонные звонки.

Использование заголовков сообщений: Правка → Отметить сообщения → в диалоговом окне щелкнуть Д в окне Отметка и выбрать текст заголовка → ввести дату → ОК.

3.6 Вставка объектов в сообщение

Вставка файла. В сообщение MSOutlook можно вставить файл любого типа. Для этого в окне Сообщение установить курсор в нужном месте текста → Вставка → Файл → в диалоговом окне Вставка файла выбрать папку в списке Папка → выбрать тип файлов и нужный файл → ОК.

Вставка элементов MSOutlook. В окне Сообщение выбрать Вставка → Документ → в диалоговом окне Вставка элемента выбрать папку в списке Папки → выделить нужные элементы из списка Элементы → в секции Вставить как выбрать текст, вложение, ярлык → ОК.

Вставка объекта. В окне Сообщение поместить курсор в нужное место текста → Вставка → Объект → в диалоговом окне щелкнуть Создать из файла → в поле Файл указать путь и имя файла (можно использовать кнопку Обзор ) → ОК.

3.7 Организация событий

По умолчания MSOutlook сохраняет копии всех отправленных почтовых сообщений в папке Отправленные из группы Почта .

Просмотр отправленных сообщений: группа Почта → папка Отправленные.

Создание папок: Файл → Папка → Создать подпапку → ввести в диалоговом окне Имя папки → щелкнуть кнопку Д в списке Содержание папки и выбрать тип элементов, которые будут хранится в папке: Почта, Встреча, Контакт, Дневник и др. → в списке Сделать подпапкой для → выбрать ту папку, в которой нужно создать новую → при необходимости в поле ввода Описание добавить комментарий → ОК.

Перемещение элементов в другую папку: из папки Входящие (или другой папки MSOutlook) открыть сообщение, которое нужно переместить → Файл → Переместить папку → в диалоговом окне выделить нужную папку → ОК .

4. АРХИВАЦИЯ И УДАЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ С ПОМОЩЬЮ СРЕДСТВА АВТОАРХИВАЦИИ

По мере создания и получения элементов размер почтового ящика Microsoft Outlook увеличивается. Чтобы сохранить возможность управления почтовым ящиком, необходимо перемещать в другое место — архивировать — старые элементы, которые еще используются, но редко. Кроме того, требуется механизм автоматического перемещения таких старых элементов в архив и удаления элементов, содержание которых устарело. Средство автоархивации обеспечивает выполнение этих операций.

По умолчанию автоархивация включена и выполняется автоматически через заданные промежутки времени. При ее выполнении старые элементы и элементы с истекшим сроком действия удаляются из папок. Старыми называются элементы, достигшие заданного возраста архивации. В их число могут, например, входить полученные сообщения с поручениями по проектам. Элементы с истекшим сроком действия — это сообщения и встречи, содержание которых устаревает после определенной даты, например, собрания, состоявшиеся несколько месяцев назад, которые до сих пор отображаются в календаре. Хотя срок действия не является обязательным, он может быть определен при создании элемента или позднее. Элемент с истекшим сроком действия недоступен и его название отображается зачеркнутым.

4.1 Управление сообщениями с помощью правил

Правила — одно или несколько действий, автоматически выполняемых над почтовыми сообщениями и приглашениями на собрание, которые отвечают определенным условиям, с возможными исключениями из этих условий. Правила также называют фильтрами. Они служат для управления сообщениями электронной почты, выполняя с сообщениями действия, отвечающие заданному набору условий. Созданное правило применяется в Microsoft Outlook к сообщениям, поступающим в папку Входящие , или к отправляемым сообщениям. Например, можно задать следующие правила, действующие автоматически.

- Пересылка начальнику всех сообщений от Романа Блинова, поступающих в вашу папку Входящие .

- Назначение категории «Продажи» всем отправляемым сообщениям, в поле Тема которых имеется слово «продажи».

- Отметка всех приглашений на собрание и обновлений сведений о собрании, поступающих от начальника.

Все правила распадаются на две основные категории: уведомления и организации. Правила уведомления служат для оповещения пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, автоматически отправляющее сообщение электронной почты на сотовый телефон пользователя при получении сообщения от члена семьи. Правила организации выполняют над сообщением некоторые действия. Например, можно создать правило, перемещающее определенные сообщения в определенную папку или помечающее их к исполнению к определенной дате.

Правила можно также запустить вручную. При запуске вручную правила могут применяться к отдельным сообщениям, уже находящимся в папке Входящие , и к сообщениям в других папках.

В правилах могут быть предусмотрены исключения для особых случаев, например для сообщений, снабженных отметкой к исполнению или отнесенных к высшей категории важности. Если сообщение подпадает хотя бы под одно из заданных условий исключения, правило к нему не применяется.

4.2 Приглашения на собрания, поручения и документы

Приглашения на собрания, поручения и документы рассматриваются как обычные сообщения. Например, при создании правила, по которому элементы, содержащие в поле Тема слово «собрание», перемещаются в определенное место, все поручения и приглашения на собрания, соответствующие этому критерию, тоже перемещаются. Однако при создании правил следует иметь в виду ряд ограничений, связанных с этими типами элементов.

- Если место назначения перемещаемого элемента не является папкой почты, то предполагаемое действие может оказаться невыполненным. Например, если сообщение перемещается в папку Календарь , новая встреча не создается.

- Если ответ на приглашение или на поручение согласно правилу перемещается в папку Удаленные , в исходном элементе маршрут не обновляется.

- Если приглашение на собрание автоматически перемещается в папку Удаленные , собрание не будет включено в календарь .