Курсовая работа: Исследование предметной области и проблемной среды деканатов Разработка модели предметной области

2. Заполнение учётных документов.

3. Контроль успеваемости студентов.

Кроме того, за выполнение (или не выполнение) учебного плана студентов поощряют (или наказывают).

Общая схема деятельности деканата представлена на рис. 2.2. Следует отметить, что процессы, выполняемые в деканате, расположены по степени важности (по убывающей).

Организация и управление учебным процессом включает общий контроль над учебным процессом, что подразумевает распределение дисциплин по семестрам и специальностям для планирования расписаний и экзаменационных сессий; статистический учет студентов; организация учебной и производственной практики.

Рис. 2.2 Деятельность деканата

Основными документами, функционирующими в деканате, являются: матрикульная книга, карточка студента, сводная ведомость на каждого студента. Все эти документы требуют своевременного заполнения, для обеспечения учётной работы в деканате.

Контроль успеваемости студентов производится в результате экзаменационных сессий, где анализируется успеваемость каждого студента.

В результате контроля успеваемости становится возможным выявление лучших студентов и начисление им стипендии, материальной помощи, премии и т.п. (например, за успехи в учёбе, участие в соревнованиях, олимпиадах, написание научных работ и т.п.)

Из основных видов деятельности деканатов можно заключить, что предметной областью деканатов является непосредственно учебный процесс.

В учебном процессе принимают участие студенты, а контролирует учебный процесс деканат.

Анализ предметной области выявил основные недостатки существующего делопроизводства деканата:

- Устаревшие бумажные технологии регистрации, обработки и хранения информации.

- Дублирование информации в различных подразделениях, отчетах, сводках и т. п.

- Рутинные повторяющиеся операции обработки.

- Закрытость информации ряда подразделений (бухгалтерии, отдела кадров и др.).

Для моделирования предметной области БД деканата необходимо определить основные сущности учебного процесса, но перед этим следует определить, с помощью каких документов контролируется учебный процесс.

2.3 Матрикульная книга — основной документ контроля учебного процесса

Деканат участвует в оперативном формировании различных видов документов. Основными из них являются зачётно-экзаменационные ведомости, сводные ведомости, личные карточки, проекты приказов, статистические отчеты по успеваемости, матрикульная книга и др.

Отчётные документы создаются для получения любой требуемой информации по конкретным студентам, а также по архивным данным.

Для оперативной работы со студентами (контроль над успеваемостью, выдача экзаменационных листов, назначение стипендии, перевод на следующий курс и т. д.) в деканате ведется матрикульная книга.

Матрикульная книга является одним из учётных документов, контролирующих учебный процесс. Она формируется на основе зачётно-экзаменационных ведомостей, содержащих оценки студентов по определённой дисциплине. Матрикульная книга — основа для формирования других документов, таких как сводная ведомость и учебная карточка студента.

Сводная ведомость составляется на одного студента и является одной из форм контроля успеваемости студента. Она содержит такие основные данные: ФИО, курс, факультет, форма обучения, специализация (для 5 курса), название предмета, количество часов по каждому предмету отдельно, общее количество часов по всем предметам, общая успеваемость.

Учебная карточка тоже составляется на отдельного студента. Она содержит основные сведения о студенте из его личной карточки и сведения об успеваемости из матрикульной книги.

Таким образом, матрикульная книга является важным документом контроля учебного процесса каждого студента. А учебный процесс (как упоминалось выше), является предметной областью среды деканатов.

Благодаря созданию АИС (и БД как её части), формирование отчётной документации может значительно упроститься.

Так все данные, поступающие в деканат (входящая документация) могут вводиться в базу данных, затем можно составить стандартный набор запросов для упрощения выборки данных и на основе составленных запросов сгенерировать отчёты, которые бы выводили определённые данные. Естественно, эти отчёты можно распечатать и таким образом получить готовые отчётные документы.

2.4 Основные требования к проекту БД исследуемой предметной области

Основными требованиями к функциям БД деканата (успеваемость студентов) могут считаться следующие:

- получить общее число студентов, поступивших в каком-либо году;