Курсовая работа: Концепции "Lean production" в управлении офисом
Построение процессов деятельности и их составляющих- это наилучшее решение в свете понимания того, что произойдет в будущем. Правильно построенная последовательность действий становится базой для реальных планов.
Процессы представляют собой полные и цельные потоки работы. Их можно описать на различных уровнях детализации (процедуры, задачи, операции), но они всегда имеют начало, определенную последовательность шагов и четко определенное завершение./8/
Определяем процесс
Процесс – логичный, последовательный, ограниченный по времени набор взаимосвязанных процедур, который потребляет ресурсы и обеспечивает специфичный результат, который чаще всего размыт во времени. Процесс описывает алгоритм выполнения мероприятий, с учетом их логической и временной упорядоченности.
Возможно выделение подпроцесса – части процесса, которая выполняет специфическую роль в обеспечении функционирования основного процесса.
Процедуры – действия, выполняемые в рамках процесса или подпроцесса. Процедуры описываются в алгоритмах исполнения. Алгоритмы содержат перечень задач, которые решаются в рамках процедуры. Процедуры также определяются стандартами их выполнения.
Задачи – отдельные элементы процедуры.
Операции (действия) – самая мелкая составляющая деятельности, имеющая наиболее простую и конкретную форму; кратчайшая по времени составляющая процесса, не подлежащая дальнейшему дроблению.
Определив, какое событие считается началом процесса, а какое – его завершением, можно оценить продолжительность всего процесса.
Для описания ПД используют следующие шаги /6/
- инвентаризация существующей информации (сбор и обработка);
- определение и изучение текущих процессов (выделение отдельных процессов, распределение их по основным группам, краткое описание каждого процесса);
- выбор процессов, которые нуждаются в документировании (по критериям: периодичности выполнения процесса, его временного объема, требуемой результативности, финансовой значимости, отношения к жизненным ценностям);
- утверждение уровня детализации последующего документирования (определение того, будут ли документироваться операции (действия) или достаточно фиксировать выполнение задач, или даже процедур, определение метрики документирования);
- выбор методики документирования (общий обзор процессов, принципиальная и детальная схемы процесса, схема управления процессами).
Документировать, описывать процесс бесполезно, если в нем самом содержится много нарушений и вариабельности. /4/
Кайдзен рекомендует сначала стабилизировать процесс:
- осознать, что из составляющих процесса обязательно, а что лишнее, и отказаться от ненужных элементов;
- упорядочить оставшиеся мероприятия, т.е., возможно, переформировать последовательность процедур, задач и операций;
- полученную упорядоченность проверять и корректировать ежедневно;
- стандартизировать, т.е. документально закрепить этот процесс.
Характеристики нормативов по Кайзден:
- наилучший, самый легкий способ выполнить мероприятие;
- наилучший способ сохранения накопленного опыта;
- обеспечивают установленный (неизменный) способ изменения показателей;
- показывают отношения между причиной и результатом (отклонения, вариабельность, потери);
- служат основой для выполнения текущей работы и для совершенствования;
- помогают предотвратить повторение ошибок и минимизируют вариабельность.
Вариабельность может возникать из-за недостатка нормативов (вводим новые). Если вариабельность увеличивается при соблюдении нормативов, должно сначала определить причину, а затем пересмотреть и модернизировать норматив./5/