Курсовая работа: Корпоративна інформаційна система "Галактика"

На наступному етапі проекту планується впровадження системи Галактика ERP для керування персоналом і розрахунку заробітної плати. У перспективний напрямок проекту - автоматизація процесів виробничого планування.

4. Приклад автоматизації розв’язання задачі „Облік основних засобів та необоротних матеріальних активів” із використанням програмного продукту „Галактика”

Задача призначена для створення й підтримки масивів інформації про нематеріальні активи підприємства, їх придбання чи розробку, обмін, списання, амортизацію та переоцінку. Мета вирішення задачі – автоматизація обліку нематеріальних активів у КІС Галактика, яка повинна підвищити точність і якість обліку, зменшити кількість помилок, прискорити виконання типових операцій обліку, автоматизувати більшість рутинних операцій, які доводиться виконувати обліковим робітникам.

Техніко-економічна суть задачі полягає у тому, що облік нематеріальних активів є досить складним процесом; поточна вартість нематеріальних активів не може бути розрахована прямо, оскільки вона залежить від ряду факторів, що лежать за межами компетенції облікових робітників та за межами самого підприємства. Наприклад, репутація підприємства впливає на вартість основних засобів та НМА, які знаходяться в обігу на фінансовому ринку. Але репутацію досить важко оцінити як постійну величину, її можна тільки відслідковувати у певні моменти часу.

Загальна інформаційна модель розв’язання задачі з обліку ОЗ і нематеріальних активів наведена на рис.4.1

Рис.4.1 Схема інформаційних зв’язків.

Підмодуль Основні засоби (ОЗ) КІС Галактика призначений для організації обліку основних засобів за допомогою ведення картотеки об'єктів ОЗ, автоматизованого формування документів, що підтверджують виконання операцій з об'єктами ОЗ, одержання різноманітних звітів.

Підмодуль Нематеріальні активи (НМА) вирішує задачі обліку об'єктів НМА. Більшість функцій реалізована за аналогією з підмодулем "ОЗ", але в силу специфіки об'єктів НМА не ведеться класифікація по групах і видам, не виробляється переоцінка, відсутній облік дорогоцінних металів, існують також деяк відмінності в способі нарахування зносу.

Підмодуль "ОЗ" дозволяє:

створювати і вести картотеку об'єктів (ОЗ), у тому числі і для складних ієрархічних об'єктів; враховувати однотипні об'єкти ОЗ за допомогою групової інвентарної картки;

проводити всі операції з обліку основних фондів: надходження, нарахування амортизації, зміна вартості, переоцінка, вибуття, внутрішнє переміщення;

робити розрахунок амортизації як по всій картотеці, так і по групі обраних об'єктів обліку; розраховувати амортизацію в залежності від терміну використання об'єктів ОЗ, від вироблення, пробігу і т.п.;

зберігати історію нарахування зносу ОЗ і на її основі повертатися до попереднім звітним періодам для проведення коректувань і виправлення помилок;

прогнозувати суми амортизаційних відрахувань за будь-який майбутній період часу з розбивкою по місяцях і кварталам на основі даних попередніх періодів;

вести облік змісту дорогоцінних металів і каменів в об'єктах ОЗ.

Типові алгоритми розрахунку амортизації, що відповідають чинному законодавству, входять у комплект постачання системи КІС Галактика. Користувачу надаються засоби для самостійного настроювання і створення нових алгоритмів.

Реалізовано можливість рівнобіжного обліку об'єктів ОС і НМА на основі різних методів і формування бухгалтерських проводок по операціях з об'єктами в декількох планах рахунків. Це особливо актуально в зв'язку з необхідністю ведення податкового обліку.

Для кожного об'єкта основних засобів вказується перелік складових його матеріальних цінностей, обираних із системного каталогу. Матеріальні цінності можна вводити до складу основних засобів, переміщати з одного об'єкта обліку в іншій, виводити зі складу об'єкта в результаті його фізичного і морального зносу. Бухгалтеру для одержання інформації про вартість, дату введення, постачальнику комплектуючих (видаткових) матеріалів, а також перегляду накладної на їхнє придбання досить відкрити інвентарну картку об'єкта. Функція "Склад об'єкта" може використовуватися і працівниками відділу АСУ. У будь-який момент вони одержать інформацію за довільний період часу про переміщення комплектуючих їхніх одних об'єктів в інші, а також про їхнє вибуття зі складу основного засобу. Добір інвентарних карток по наявності комплектуючих у складі об'єктів дозволить організувати планомірну їхню заміну.

Система дозволяє одержати всі передбачені законодавством звіти по ОЗ і НМА.

Розглянемо спрощений загальний порядок формування і використання даних про надходження основних засобів на підприємство за перший тиждень звітного періоду. Мета оперативного (і єдиного) формування цих даних - своєчасний облік і аналіз прийнятих об'єктів на склад або до структурних підрозділів, а також контроль за повнотою і достовірністю даних, що вводяться до бази даних (як обліково-постійної інформації). Цей контроль треба робити зараз же тому, що, по-перше, первинний документ, на основі якого зроблені записи в оперативний масив, ще не переданий до архіву і тут же можна відновити відсутні або поправити перекручені показники; по-друге, відсутність тих чи інших даних, що характеризують прийнятий об'єкт, відобразиться в обліку, при складанні звітності, проведенні економічного аналізу тощо на довгі проміжки часу. Прийнятий об'єкт обліку оформлюється актом приймання основних засобів (типова форма NОС-1), дані якого заносяться в оперативний масив. Ця операція виконується відповідним бухгалтером на ПЕОМ, який відповідає за цю дільницю обліку. Якщо прийнятий варіант обліку передбачає одночасне проставлення у кожному записі масиву бухгалтерської проводки, то вона здійснюється таким чином: на суму балансової вартості прийнятих основних засобів зазначається така кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку: дебет - синтетичний рахунок № 01 “Основні засоби”, кредит - синтетичний рахунок № 86 “Статутний фонд” та відповідна стаття аналітичного обліку (джерело надходження і стаття фінансування); на суму зносу, що надійшов з об'єктом обліку, зазначається така кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку: дебет - синтетичний рахунок № 85 “Статутний фонд” та відповідна стаття аналітичного обліку зносу на повне відновлення, кредит - синтетичний рахунок № 02 “Знос основних засобів”. В одержаній вихідній формі значаться номер документа, дата надходження об'єкта, коди постачальника, виду, групи і підгрупи основних засобів та інвентарний номер об'єкта, сума (балансова вартість) і код рахунків бухгалтерського обліку по дебету і кредиту, сума зносу, яка надійшла, і код рахунків бухгалтерського обліку по дебету і кредиту, група ремонтної складності, фізичні параметри об'єкта і його енергопотужність. Загальні підсумки - балансової вартості і суми зносу. В ряді випадків для розрахунків амортизаційних відрахувань використовується постійний масив річних норм амортизації від первісної (балансової) вартості об'єкта обліку. Практика свідчить, що зручніше оперувати сумами амортизації, які обчислені на місяць і виражені в карбованцях. Ці дані також заносяться в зазначений масив по кожному об'єкту обліку. Розрахунки цих сум виконуються автоматично за допомогою, масиву норм амортизації зараз же після формування оперативного масиву. Повна наявність достовірних даних, що характеризують об'єкт обліку, дозволяє їх використовувати досить тривалий час (як умовно-постійну інформацію) як в обліку і звітності, так і у режимі інформаційно-довідкової системи. Так, ці записи використовуються, наприклад, в обліку для одержання даних про надходження основних засобів по постачальникам і за джерелами надходження, про наявність засобів, розрахунків амортизаційних відрахувань, нарахування сум плати в бюджет за основні фонди, заповнення відповідної звітності товар.

Автоматизоване рішення задач з обліку основних засобів базується на створенні і веденні інформаційної бази про наявність основних засобів, сформованої на підставі інвентарної картотеки. При веденні інвентарної картотеки на АРМ бухгалтера ручна обробка інформації відсутня.

Призначення АРМ бухгалтера з обліку основних засобів полягає у виконанні системних обліково-контрольних операцій:

автоматизації документування первинної інформації;

оперативного управління, контролю за наявністю і рухом основних засобів;

видачі на запит необхідної інформації до друку чи екран дисплея.

Для обробки інформації з обліку основних засобів доцільно використовувати трьохрівневу систему АРМ. Управління роботою кожним АРМ і вибір функції здійснюються автономно в діалоговому режимі через головний модуль. Інформаційний взаємозв'язок різних АРМ залежить від способу організації обліку основних засобів, територіального розташування АРМ, потужності технічних засобів і інформаційних потоків. Причому, на одному персональному комп'ютері може функціонувати одне АРМ.

Таким чином, правильно побудований облік основних засобів і, як наслідок, різнобічне використання наданої інформації, повинно сприяти ефективному управлінню виробничою діяльністю підприємства, а також проведення обґрунтованої зваженої інвестиційної політики щодо них [5, c.163].

Наведемо тепер спрощений загальний приклад автоматизованого вирішення задачі обліку НМА.

Задача призначена для створення й підтримки масивів інформації про нематеріальні активи підприємства, їх придбання чи розробку, обмін, списання, амортизацію та переоцінку. Мета вирішення задачі – автоматизація обліку нематеріальних активів, яка повинна підвищити точність і якість обліку, зменшити кількість помилок, прискорити виконання типових операцій обліку, автоматизувати більшість рутинних операцій, які доводиться виконувати обліковим робітникам.

Техніко-економічна суть задачі полягає у тому, що облік нематеріальних активів є досить складним процесом; поточна вартість нематеріальних активів не може бути розрахована прямо, оскільки вона залежить від ряду факторів, що лежать за межами компетенції облікових робітників та за межами самого підприємства. Наприклад, репутація підприємства впливає на вартість основних засобів та НМА, які знаходяться в обігу на фінансовому ринку. Але репутацію досить важко оцінити як постійну величину, її можна тільки відслідковувати у певні моменти часу.