- документ всегда издается во исполнение норм права и не должен противоречить им.

Деловые документы способствуют правильной организации учета и планирования, а также сохранности собственности. Все документы на предприятиях по средствам фиксации можно подразделить на следующие группы.

Письменные – документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов.

Графические – чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком. Поэтому они находят все большее применение в народном хозяйстве.

Фотокинодокументы – разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной. В отличие от фотодокументов, дающих статическое представление об объекте или процессе, кинодокументы позволяют увидеть эти же самые объекты или процессы в их динамике.

Фонодокументы – документы, которые в настоящее время широко применяются. К ним относится фонограмма – новое прогрессирующее средство фиксации.

Независимо от средств фиксации все документы по видам деятельности принято разделять на три большие группы.

Организационно-распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельности. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.

Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура, и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, может быть различной.

По месту составления документы подразделяются на внутренние, составленные работниками данного предприятия, и внешние, поступающие от других предприятий и лиц.

По содержанию документы делят на простые, содержание которых посвящено одному вопросу, и сложные, содержание которых охватывает несколько вопросов.

По форме документы бывают: индивидуальные – содержание каждого документа имеет свои особенности, например докладная записка; трафаретные – часть документа отпечатана, а часть вписывается при составлении (документы такой формы увеличивают производительность и освобождают работников от однообразного и непроизводительного труда); типовые, созданные для группы однородных предприятий, например, правила внутреннего трудового распорядка.

Как правило, все типовые и трафаретные документы печатают на множительных аппаратах или типографским способом. Многие из таких форм предварительно утверждаются вышестоящими организациями и являются обязательными.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные, требующие исполнения в определенный срок, установленный законом, инструкцией, приказом, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов на предприятиях также существуют определенные сроки: сутки – для телеграмм и три–пять дней – для корреспонденции.

По происхождению документы принято делить на служебные, затрагивающие интересы предприятия, цеха, отдела, группы работников, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

По назначению документы могут быть представлены в виде подлинников, копий, выписок, дубликатов.

Подлинник – это документ, составленный в первый раз, подписанный и надлежащим образом оформленный.

Копия – это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. При отправке подлинника предприятиям или отдельным лицам копию обязательно оставляют в делах предприятия-отправителя. Этот вид копий на практике получил название «отпуск». О выдаче копий делается отметка на подлиннике: «Копия верна».

Копии служебных документов, требующие особого удостоверения, а также копии документов личных имущественных и неимущественных прав граждан должны обязательно иметь подпись руководителя и печать предприятия.

Иногда для работы требуется выписка из определенных разделов подлинного документа. При оформлении выписки необходимо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

Предприятиям предоставлено право при утере владельцем подлинного документа выдать ему дубликат (с пометкой «Дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.

С точки зрения юридической силы, документы классифицируются на подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками предприятия с соблюдением всех правил, и подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности. Подлинные документы, составленные по установленной или произвольной форме, могут быть действительными, т.е. имеющими в данное время юридическую силу, и недействительными, т.е. утратившими юридическую силу (например, договор, срок действия которого истёк).

Рис. 1. Схема классификации документов

Продолжение рис. 1

2. Стандартизация и унификация управленческих документов

Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами. Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов; сокращение документопотоков; повышение культуры управления и создание оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации.