Если документ должен быть подписан несколькими лицами, то первым его подписывает то должностное лицо, чья подпись стоит ниже других. И лишь только после того, как на документе будут стоять все подписи, ставит свою подпись руководитель предприятия. Ответственность за документ возлагается на всех лиц, подписавших его.

Когда в письме ссылаются на какой-либо документ, то после текста пишут слово «Основание», а затем делается ссылка на этот документ.

У некоторых документов есть приложения. Указание о наличии приложения помещается под текстом после слова

«Приложение» с указанием наименования и количества прилагаемых документов (с указанием листов).

Приложение: договор № 46 от 11 марта 2007 г. на 18 листах.

Если документ составлен правильно, исполнитель визирует его. Визировать документ должны все лица, составлявшие его, а также лица, с которыми он согласован.

Визы на внутренних документах ставят в левом нижнем углу последней страницы.

При визировании документа личная подпись должна дополняться датой. При необходимости могут быть указаны должность визирующего и расшифровка его подписи. Исходящие документы визируют на экземпляре, остающемся в организации. Остальные документы визируются на первом экземпляре.

Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона необходимо указывать только в исходящих документах (письмах, справках). В сопроводительных документах этот реквизит не указывают.

В резолюции, наложенной руководителем, надо указывать фамилию и инициалы исполнителя; предписание, что сделать; срок исполнения; подпись руководителя и дату.

Номера страниц на документах, оформленных на двух и более листах, надо печатать на расстоянии не менее 10 мм от верхнего и правого обрезов листа, на оборотной стороне листа – от верхнего и левого обрезов листа.

Помимо подписи, документы удостоверяют печатью. Круглая печать предприятия ставится на документах, связанных с получением денежных и иных материальных ценностей, удостоверениях, доверенностях, справках, договорах, трудовых соглашениях, характеристиках, при засвидетельствовании копий. На письма печать не ставят.

Ответственность за правильное использование печати и ее хранение несет руководитель предприятия. Все печати и штампы предприятия учитывают в специальном журнале и при смене руководителя предприятия передают по акту.

Грифы – это особые отметки, определяющие степень секретности документов, срочность и способ пересылки. По степени секретности различаются грифы: «Совершенно секретно», «Секретно» и «Для служебного пользования». Эти отметки означают, что допуск к такого рода документам имеют только определенные лица.

Отметки «Весьма срочно», «Срочно» ставят на документах с целью указания срочности их исполнения.

При пересылке корреспонденции по почте ставят индекс «Ценное», «Заказное», «Авиа».

В наше время, когда объем информации по любому вопросу непрерывно возрастает, особую актуальность для быстроты восприятия документа имеет строго определенное расположе­ние реквизитов документа. Благодаря этому любой работник, имеющий дело с документами, заранее знает, в какой части его содержится необходимая информация.

4. Бланки административных документов

Бланком документа называют лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами. Применение бланков в процессе подготовки документов повышает культуру управленческой деятельности. Значительно облегчает работу с документами ГОСТ Р 6.30-97, содержащий формуляр-образец, в соответствии с которым конструируются бланки. ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два вида бланков: для писем и общий.

Различие между этими бланками состоит в том, что в бланке для писем содержится реквизит: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке и постоянная часть реквизита – ссылка на индекс и дату входящего документа (на № ______от______ ), а на бланках для других документов эти площади используются для заполнения реквизитами: наименование вида документа и место составления или издания.

В организациях с большим количеством документов применяют бланки для отдельных видов документов, на которых типографским способом печатают наименование вида документа, например «Приказ». Изготовление бланков для отдельных видов документов целесообразно, если в организации создается более 200 документов конкретного вида в год. Бланки документов массового применения могут содержать трафаретные части текста. Изготовление трафаретных бланков электрографическим способом оправдывает себя, если на таких бланках в год будет оформляться не менее 200 документов.

Если же исходящих документов менее 200 в год, то при их оформлении можно пользоваться резиновым штемпелем.

Для каждого из двух названных видов бланков допускаются два варианта расположения реквизитов – угловой и продольный. Как показывает практика, предпочтение отдается бланкам с угловым штампом, так как справа от него на свободной площади располагают реквизит «Адресат». Следует иметь в виду, что около 90% всей организационно-распорядительной документации (письма, докладные записки, справки) содержат этот реквизит.

Не следует забывать, что бланки с угловым штампом можно применять и при оформлении протоколов и актов, содержащих реквизит «Гриф утверждения», который также располагается на той же площади, что и реквизит «Адресат».

Бланки с продольным штампом применяют в тех случаях, когда наименование организации и наименование вышестоящих органов, которым она подчинена, содержат большое количество печатных знаков и не могут быть размещены на площади, отведенной для углового штампа.

Бланки документов изготовляются на бумаге белого цвета. И лишь в исключительных случаях можно применять бумагу цветных тонов. Бланки документов печатаются, как правило, черной краской.

При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора:

0. – от границы левого поля для печатании реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направления его в дело», «Подпись» и слов «ЗАВЕРЕНО», «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛГАЮ».

1. – на расстоянии 15 мм от левого поля для начала абзаца в тексте.

2. – на расстоянии 48 мм от левого поля для составления таблиц и трафаретных текстов.