К основным этапам унификации и стандартизации в любой организации относятся:

- установление круга документов, циркулирующих в данной организации;

- стандартизация формуляров и текстов документов;

- трафаретизация формуляров и текстов документов.

В настоящее время ведется разработка двенадцати унифицированных систем документации. Это стандарты и технические условия, проектная документация по капитальному строительству, плановая документация, отчетно-статистическая и первичная учетная документация, организационно-распорядительная документация, документация по материально-техниче­скому снабжению и сбыту, документация по ценообразованию,по внешней торговле, расчетно-денежная документация, документация по торговле, бухгалтерская, финансовая и первичная учетная документация бюджетных учреждений, проектно-конструкторская и технологическая документация.

Унификация – это единообразие – установление максимального набора реквизитов, формата бумаги и фиксация реквизитов на бумаге.

Стандартизация – это установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.

С целью стандартизации управленческой документации была утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, в которую вошли: ГОСТ 6.38–72 «Основные положения», устанавливающие общие требования к стандартизации документов; ГОСТ 6.39–72 «Формуляр-образец», устанавливающий типовую структуру управленческих документов, а также ряд стандартов на часто встречающиеся виды управленческих документов, например положение, решение, приказ, протокол, инструкция, акт, служебное письмо.

3. Реквизиты документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые обычно принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От пол­ноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Все реквизиты подразделяются на обязательные и необязательные. Однако надо помнить, что отдельные реквизиты в одном случае могут быть необязательными, а в другом – обязательными.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром. Ниже приводится максимальный перечень реквизитов. Использовать другие реквизиты, не включенные в данный перечень, не следует, но в конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа.

Формуляр для определенного вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

При составлении документов используются следующий состав реквизитов:

01 – герб РФ

02 – герб субъекта РФ

03 – эмблема организации или товарный знак

04 – код организации

05 – код формы документа

06 – наименование организации

07 – справочные данные об организации

08 – наименование вида документа

09 – дата документа

10 – регистрационный номер документа

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

12 – место составления или издания документа

13 – гриф ограничения доступа к документу

14 – адресат

15 – гриф утверждения документа