В процессе работы иногда возникает такая ситуация, когда появляются новые данные, которые необходимо вставить в создаваемый документ, и поэтому существует несколько способов управления процессом обновления и изменения данных сводной таблицы:

· Для сводных таблиц, созданных на основе данных Microsoft Excel, обновление извлекает новые поля первоначального интервала исходных данных или интервала данных, заданного по имени. При добавлении новых строк или столбцов данных в исходный список Microsoft Excel, заданный в качестве ссылки на интервал, можно изменить интервал исходных данных для сводной таблицы, чтобы в него входили дополнительные строки и столбцы.

· Для сводных таблиц, созданных на основе внешних источников данных, обновление извлекает новые строки или записи внешнего файла или базы данных, которые удовлетворяют условиям запроса. При добавлении новых строк или столбцов во внешний источник данных для сводной таблицы, а также при необходимости выбора других данных для сводной таблицы, можно внести соответствующие изменения в запрос.

· В сводных таблицах с полями страниц можно настроить поле страницы для выполнения запроса к внешним данным при выборе каждого элемента. Это позволяет работать с большим объемом данных без увеличения оперативной памяти компьютера. При наличии достаточного для обработки данных объема свободной оперативной памяти для быстрого просмотра страниц можно настроить поля страниц таким образом, чтобы получать внешние данные для всех элементов одновременно.

Обновление данных в сводной таблице

Для того чтобы обновить данные в сводной таблице необходимо проделать следующие операции:

Необходимо выделить ячейку в сводной таблице, содержимое которой необходимо обновить.

После этого нажмите кнопку "Обновить" данные на панели инструментов Сводные таблицы или же в пункте меню "Данные" "обновить данные". После этого произойдет автоматическое обновление ячейки.

Примечания:

· Чтобы сводная таблица обновлялась при открытии книги, выберите команду Параметры в меню "Сводная таблица" на панели инструментов "Сводные таблицы". Установите флажок "обновить" при открытии в группе "Источник".

· Если сводная таблица создана на основе данных, находящихся в списке Microsoft Excel, и происходит добавление новых полей в исходный диапазон, добавить эти поля после обновления таблицы можно с помощью мастера сводных таблиц. Для этого выделите ячейку сводной таблицы, нажмите кнопку "Мастер сводных таблиц" на панели инструментов "Сводные таблицы" и перетащите новые поля в область сведения.

· Чтобы обновить все сводные таблицы в книге, на панели инструментов "Сводные таблицы" выберите команду " Обновить данные" в меню "Сводная таблица".

Совет:

Чтобы не вводить пароль для доступа к внешней базе данных при обновлении сводной таблицы, можно сохранить его как часть запроса. На панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Параметры в меню Сводная таблица и установите флажок сохранить пароль в группе Внешние данные.

Отключение обновления сводной таблицы при открытии файла книги

Для отключение обновления сводной таблицы при открытии файла выделите ячейку сводной таблицы, для которой обновление не будет происходить при открытии. Далее на панели инструментов "Сводные таблицы" выберите команду "Параметры" в меню "Сводная таблица".

После этого в появившемся окне снимите флажок "обновить при открытии" в группе "Источник".

Совет:

Чтобы создать неизменяемую копию сводной таблицы, скопируйте сводную таблицу, а затем выберите команду Специальная вставка в меню Правка и установите переключатель в положение значения.

Сортировка данных сводной таблицы

Элементы поля сводной таблицы автоматически сортируются в возрастающем порядке, согласно их именам. Сортировка элементов по именам позволяет восстановить первоначальный порядок, если элементы были перемещены или отсортированы иначе.

В Microsoft Excel предусмотрен следующий порядок для сортировки данных по возрастанию: числа, текст, логические значения, значения ошибок (например #ССЫЛКА! и #ЗНАЧ!) и пустые ячейки. Для сортировки по убыванию используется обратная очередность, за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец отсортированного списка. Чтобы создать личный порядок сортировки или применить встроенный в Microsoft Excel, необходимо воспользоваться специальным порядком сортировки.

Сортировка элементов сводной таблицы по названиям

Для того, что бы произвести сортировка элементов сводной таблицы по названиям выделите сортируемое поле. После чего необходимо выбрать команду "Сортировка" в меню "Данные".

В появившемся окне установите переключатель "Диапазон" в положение "по возрастанию" или "по убыванию". Проверьте, что переключатель "Сортировать" установлен в положение "Метки".

Примечание:

Если при обновлении или изменении структуры сводной таблицы, необходимо автоматически сортировать элементы, выделите сортируемое поле и нажмите кнопку Поле сводной таблицы на панели инструментов Сводные таблицы. Нажмите кнопку "Далее" и установите переключатель Параметры сортировки в положение по возрастанию. Выберите то же сортируемое поле в раскрывающемся списке с помощью поля.

Сортировка элементов сводной таблицы по значениям ячеек области данных

Для сортировка элементов сводной таблицы по значениям ячеек области данных выделите поле, содержащее сортируемые элементы. Если указано поле столбца, элементы будут сортироваться слева направо. Если указано поле строки, элементы будут сортироваться сверху вниз.

После выделения нажмите кнопку "Поле сводной таблицы" на панели инструментов "Сводные таблицы". После чего нажмите кнопку "Далее".

В появившемся окне установите переключатель "Параметры сортировки" в положение "по возрастанию" или "по убыванию". Выделите поле данных, значения которого необходимо использовать для сортировки элементов, в раскрывающемся списке с помощью поля.

Примечание:

Если при обновлении или изменении структуры таблицы, ненужно сохранять порядок сортировки, сортировку можно провести вручную. Для этого установите переключатель "Параметры сортировки" в положение "вручную" и два раза нажмите кнопку "OK". После этого "Выделите" сортируемое поле, и выберите команду "Сортировка" в меню "Данные". В появившемся окне нужно ввести ячейку сортируемой области данных в поле "Диапазон".

Использование в сводной таблице пользовательского порядка сортировки

Для использование в сводной таблице пользовательского порядка сортировки необходимо выделить сортируемое поле. После чего выбрать команду "Сортировка" в меню "Данные".