Курсовая работа: Оформление дел

Количество листов переносят на обложку из заверительной надписи.

Срок хранения проставляют в соответствии с номенклатурой дел после сверки с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения документов. На делах постоянного хранения пишут "Хранить постоянно".

Архивный шифр дел может быть проставлен на обложках дел постоянного хранения только по согласованию с государственным архивом, в который данная организация передает документы на государственное хранение. На делах по личному составу и других делах со сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации после согла­сования описи дел по личному составу ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководите­лем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.

Надписи на обложках дел производят стойкими черными чернилами или тушью.

6. Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации

На все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в каж­дом структурном подразделении организации по окончании делопроизводст­венного года составляют описи (рис. 3).

Опись дел структурного подразделения является прежде всего докумен­том, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. Кроме того опись является основным видом научно-справочного аппарата (НСА), обес­печивающего быстрый поиск документов[7] .

При наличии в структурном подразделении дел, за несколько лет, со­ставляют общую опись за несколько лет.

Порядок составления описей структурных подразделений должен быть изложен в инструкции по ведению делопроизводства в организации.

Ответственность за качественное и своевременное составление описей несут руководители структурных подразделений.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяют:

- соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

- правильность оформления и группировки документов в деле;

- правильность оформления дел.

_____________________________________________________________наименование организации)

(наименование структурного подразделения или общественной организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения (общественной

организации)

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ№______

№ п/п	Индексдела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Датадела (тома, части)	Кол-волистов в деле (томе, части)	Срокхранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено ___________ дел с № _________ по №

в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера: