Курсовая работа: Оформление дел

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела;

- примечание.

-

При составлении описи соблюдают следующие правила:

- дела систематизируют в описи таким же образом, как в номенкла­туре;

- каждое дело (том, часть) вносят в опись под самостоятельным номе­ром;

- графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, выне­сенными на обложку дела;

- в графу "Примечание" используют для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о на­личии копий, о физическом состоянии документов и т.д.;

- при внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок пер­вого дела пишут полностью; все остальные однородные дела обозна­чают словами "то же"; дополнительные сведения о деле пишут пол­ностью; заголовок воспроизводится в начале каждого нового листа также полностью.

Пример:

1	2	3	4	5	6	7
6 7	… 01-06 01-06	Приказы руководителя организации по основной деятельности, т.1., с № 1 по № 60. То же, т.2, с № 61 по № 132	03.01.96 28.06.96 03.07.96 28.12.96	102 184	Постоянно Постоянно

За последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую за­пись, в которую цифрами и прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные номера дел).

Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства орга­низации, затем опись подписывает составитель (лицо, ответственное за дело­производство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения[9] .

При наличии в подразделении экспертной комиссии опись до утвержде­ния должна быть ею одобрена.