Курсовая работа: Организация делопроизводства в государственном учреждении

В государственных учреждениях служебные письма готовятся:

как ответы на обращения вышестоящих органов;

как ответы на обращения организаций и граждан;

как инициативные письма.

Служебные письма печатаются на бланках в соответствии с правилами оформления служебных писем.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, могут заверяться печатью исполнительного органа. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем учреждения. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании сроков исполнения поручений, обращений и исчисляются в календарных днях:

с даты подписания – документы, поступившие из вышестоящих органов, и внутренние документы;

с даты поступления – документы, поступившие из других организаций, обращения граждан.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

документы с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

документы, имеющие пометку «Срочно», – в 3-дневный срок;

документы, имеющие пометку «Оперативно», – в 10-дневный срок;

остальные документы – в срок не более месяца;

депутатские запросы – в течение 30 дней со дня регистрации;

парламентские запросы – в течение 15 дней со дня регистрации;

протесты прокуратуры – в течение 10 дней;

запросы уполномоченного по правам человека – в течение 15 дней;

обращения граждан – в течение 30 дней со дня регистрации.

Если последний день срока исполнения документов приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Исходящее служебное письмо, подписанное руководителем, отправляется адресатам, его копия, завизированная исполнителем (исполнителями), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Документы, направляемые в федеральные органы законодательной, исполнительной, судебной власти, подписываются, как правило, руководителями исполнительных органов в пределах их компетенции.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителями структурных подразделений (подведомственных учреждений) в пределах их компетенции.

5. Бланки документов и реквизиты

документооборот реквизит переписка служебный

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его реквизитов (элементов). Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, он определяется назначением документов, например, протокол, акт, приказ. Для реквизита с постоянной информацией выделяется необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

Для бланков распорядительных документов (распоряжение, приказ) устанавливается следующий состав реквизитов: герб субъекта РФ; наименование исполнительного органа, наименование государственного учреждения; вид документа; место составления (издания) документа; отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Для бланков писем устанавливается следующий состав реквизитов: герб субъекта РФ; наименование исполнительного органа, наименование государственного учреждения; справочные данные (почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты); место для проставления даты и регистрационного номера; место для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка письма должностного лица устанавливается тот же состав реквизитов, что и для письма исполнительного органа, но дополнительно включается реквизит «Должность лица, подписавшего документ», а для бланка письма структурного подразделения – реквизит «Наименование структурного подразделения».