Курсовая работа: Организация делопроизводства в государственном учреждении

Документы, связанные с получением денежных средств и товарно-материальных ценностей, тоже должны иметь две подписи: первую и вторую. Право первой подписи обычно принадлежит руководителю организации или его заместителю, а право второй – главному (старшему) бухгалтеру или руководителю финансовой службы.

На договорах проставляются подписи всех договаривающихся сторон.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При использовании должностного бланка наименование должности не указывается.

Подпись отделяется от последней строки текста двумя-тремя межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы имени и отчества печатаются без пробела). Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель, при этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ.

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Рекомендуется проставлять подпись ручкой с наполнителем синего (фиолетового) цвета.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа руководителями разных организаций первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, без указания должностей. Расшифровка подписи состоит из инициалов и фамилии, инициалы должны стоять перед фамилией без пробелов.

Подписывается обычно первый экземпляр документа, оформленный на бланке – он будет подшит в дело, а отсылаются заверенные копии. В случаях, когда документ направляется в вышестоящие и равные учреждения, подписывается каждый экземпляр документа.

6. Согласование, визирование и утверждение документа

Согласование документа – это предварительная оценка проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующему законодательству и другим нормативным актам. Поэтому большинство документов до подписания согласовываются с заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, учреждениями.

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования (внешнее согласование). Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования. Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Внешнее согласование проводится после внутреннего согласования (визирования). Визирование документа оформляется визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания.

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа). Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации (указы, постановления, распоряжения, приказы, решения), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего документа под подписью ближе к нижнему полю.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.

Утверждение является способом удостоверения некоторых видов документов, оно санкционирует их содержание и распространяет действие на определенный круг лиц или организаций. Утверждению подлежат положения, уставы, планы, инструкции, штатные расписания, некоторые разновидности актов, протоколов. Такие документы приобретают юридическую силу только после утверждения.

Утверждение проводится после подписания документа и имеет два варианта оформления: простое утверждение руководителем посредством подписи или издание распорядительного документа (приказа, постановления). Оба способа удостоверения имеют одинаковую юридическую силу. При любом способе утверждения на утверждаемом документе в правой верхней части его проставляется гриф утверждения, имеющий соответственное оформление.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.