Курсовая работа: Организация выставки Bath and SPA 2009

Застройку стендов выставки имеет смысл доверить генеральному застройщику ЦВЗ Манеж, т.к. они работают на данной площадке не первый год и хорошо себя зарекомендовали на других выставках.

Состав организационного комитета: директор выставки, заместитель директора выставки, технический директор, менеджер по связям с общественность, бухгалтер, водители и курьеры.

Рекламная продукция и полиграфия: визитки, пригласительные билеты, каталог выставки, рекламные буклеты, сайт, фирменные бланки, бэйджи, заявки на ввоз/вывоз оборудования, участия в выставке, баннеры.

Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счета-фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором.

Целесообразно включать в пакет заявочной документации сразу все дополнительные заявки и приложения, а также технические требования к материалам:

- тематический рубрикатор

- классификатор продукции, представляемой экспонентом (для

- формирования систем поиска товаров )

- информация/реклама в каталог выставки, надпись на фризе стенда

- потребность в конференц-залах, сценической площадке, др.

- служебных и инфраструктурных помещениях и услугах

Для эффективного привлечения экспонентов и посетителей необходимо провести ряд мероприятий.

Определение клиентской базы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP. База данных по клиентам. Источники для формирования «фирменной» клиентской базы электронные и печатные базы данных по отраслям, «ведомственные» базы данных (министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д.) Интернет и др. Путем «сканирования» периодической печати, изучения маркетинговых исследований по рынку, а также используя бизнес-справки консалтинговых агентств, можно создать отдельные базы данных, с которыми необходима «точечная работа». Особую трудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для работы, вид. Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени «обработки» данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т. д. Существуют отечественные разработки в области создания и поддержки специализированной справочно-адресной системы выставочных организаций.

Разработать рекламную компанию. Привлечь СМИ (теле, радио, печатные и Интернет) для информационной поддержки. Соответственно, подготовить пресс-релизы и рекламные макеты различных размеров и вариантов. Подготовить и сдать в печать в выбранную типографию рекламной продукции.

Разработка индивидуальных и спонсорских программ. Для крупных компаний, банков и СМИ организаторы выставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе «спонсорский пакет»), который включает максимальный набор рекламных инструментов Участи экспонента в выставке по индивидуальной программе способно принести значительные дополнительные финансовые поступления организаторам выставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании. Индивидуальная (спонсорская) программа включает презентацию сильных/уникальных сторон выставки и ее проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых экспоненту (спонсору) организаторами выставки, рекламные возможности участия в выставке, участия в деловой программе возможности участия в рекламной кампании в СМИ возможности рекламных носителей выставки (полиграфия наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы). В нашем случае для спонсоров можно предложить – размещение баннеров на территории выставки, аккредитация промоутеров, размещение дополнительных стоек, размещение логотипа на рекламной продукции выставки, упоминание спонсора в анонсах выставки в СМИ, организация дополнительных мероприятий в рамках выставки.

Работа на профильных и смежных конкурентных выставках по продвижению выставки. Обязательно посещать выставки схожей тематики в крупных городах для привлечения экспонентов.

Проведение выставки

Непосредственно на выставке возникает очень много вопросов и моментов. Конечно максимально их необходимо продумать заранее, чтобы на самой выставке не отвлекаться по мелочам, а всецело сосредоточиться на работе с экспонентами.

Прямо перед выставкой (будем уже считать этот период в рамках проведения выставки) необходимо еще раз проверить экспозиционный план и сверить его с генеральным застройщиком, перед застройкой выставки, в нашем случае это необходимо сделать не позднее 16 февраля когда начинается застройка. Также проверить застройку отдельных стендов, при необходимости внести корректировки и связаться с экспонентами.

Проверка оплат экспонентов, составление списка должников, работа с ними на выставке.

Организация работы информационных стендов на выставке, обеспечение их информацией и рекламной и полиграфической продукцией. Оснащение стенда.

Проверка готовности рекламной и полиграфической продукции, при необходимости оперативный заказ недостающих материалов.

Оформление выставочного комплекса изнутри и снаружи, символикой мероприятия. Баннеры и стойки при входе, внутри.

Организация навигации по выставке – размещение указателей и надписей.

Разработка и реализация оформления выставочного пространства

Элементы худ оформления выставочного зала

Проведение пресс-конференции, посвященной открытию выставки, других РR акций, работа со СМИ.

Формирование папок экспонентов, пресс-наборов для распространения на выставке.

Инструктаж наемного персонала на выставке, распределение обязанностей: работников информационных стендов, координаторов, промоутеров, технического персонала и т.д.

Проведение анкетирования и опросов экспонентов и посетителей выставки. Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам: правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта, данные статистических исследований служат для организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий, данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.), маркетинговые обзоры по рынку коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней, динамика маркетинговой информации за ряд лет дает представление о новых тенденциях рынка, а, следовательно, новых потенциальных разделах выставки и ее деловой программы. Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты Для каждой группы разрабатывается свой тип анкет. В международных организациях и союзах существуют жесткие требования к правилам и формам регистрации посетителей, поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д.). Также в анкету можно включить вопросы касающиеся следующих оценок:

- цели участия в выставке,

- оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке