Статистические исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью Применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном, выдача бэйджа на постоянное посещение выставки, выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции. В нашем случае предусмотрены анкеты для посетителей, которые раздают промоутеры, анкеты снабжены номерами, которые участвуют в розыгрыше призов. Более краткие анкеты предусмотрены на пригласительных билетах, в виде отрывных купонов. Анкетирование экспонентов и потенциальных экспонентов происходит путем индивидуальных бесед.

программа мероприятия, информационные материалы выставки, сувенирная продукция

Накануне заезда дополнительная проверка застройки выставки.

На заезде экспонентов, координация завоза оборудования, выдача аккредитации и информационного пакета: каталог выставки, рекламный буклет, бэйджи, информация о предстоящих мероприятиях, информация о деловой программе, сувенирная продукция.

Проведение фуршета для экспонентов и VIP гостей выставки.

В течении всех дней выставки необходим строгий контроль за состоянием стендов и оборудованием и другими технические вопросами выставки.

Контроль за работой наемного персонала

Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне.

Переговоры с экспонентами по предстоящим проектам, для более эффективного проведения последующих мероприятий.

Организация фото и видео съемки, т.к. все эти материалы пригодятся для формирования пост материалов выставки.

Демонтаж выставки, 20-го февраля после закрытия выставки для посетителей. Продолжение демонтажа на следующий день. Необходимо строго слелить за вывозом оборудования и оплатами экспонентов. К моменты выезда должников оставаться не должно.

Заключительный этап

Подведение итогов выставки: подготовка итоговых документов по договорам с администрацией павильона и генеральным застройщиком. Окончательная сверка и оплата.

Договор на следующий год с выставочным павильоном и застройщиком. Заключение договоров по договоренностям на выставке с экспонентами.

Подготовка Официального отчета дирекции: экспозиционная информация (фото материалы); общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей, др., отчет о мероприятиях деловой, презентационной программы, отчет о рекламно-информационном сопровождении проекта, результаты статистического и социологического исследована по выставочному проекту, приложения.

Данные отчета используются в кампании по продвижению следующей выставки (пресс-релизы, СМИ, рекламная полиграфическая продукция), являются итоговым отчетным документов для партнеров по организации выставки и органов, обеспечивающих ее поддержку. Подготовка разнообразных пост релизов для СМИ, рассылка и контроль за их публикацией.

Заключение

Современная выставка многоуровневый инструмент маркетинга, площадка, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать свою продукцию и формировать образ своей фирмы. Вместе с тем это клуб профессионалов, своего рода индикатор состояния и перспектив развития отрасли. На организаторов ложиться непростая задача предусмотреть все нюансы проведения мероприятия, для комфортной работы экспонентов и партнеров. В данной работе учтены практически все моменты, так или иначе необходимые при проведении выставки данной тематики.

Список литературы

1. Гольман И.А. Рекламное планирование. Рекламные технологии. Организация рекламной деятельности - Москва. Издательство «Гелла-принт». 1996.

2. Картер Г. Эффективная реклама - Москва. «Прогресс». 1991.

3. Критсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации - Москва. 1997.

4. Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга - Москва. 1997.

5. Панкратов Ф.Г., Серегина Т.К., Шахурин В.Г. Рекламная деятельность - Москва. 1998.

6. Стровский Л.Е. Основы выставочно-ярмарочной деятельности. – Москва. 2005.