Курсовая работа: Основні етапи процесу реферування документів
Результатом реферування документів є вторинні документи – реферати.
Реферат – це стислий виклад змісту первинного наукового документа з основними фактичними відомостями та висновками і без інтерпретації чи критики. При реферуванні здійснюється мікрозгортання інформації, і тому реферат більш повно розкриває зміст першоджерела, ніж інші продукти аналітико-синтетичної обробки документів [15,244].
Ознайомлення з рефератами дає змогу оперативно одержати коротку інформацію про зміст первинних документів і завдяки цьому максимально правильно вирішити питання про необхідність використання їх. Інколи таке ознайомлення навіть замінює вивчення першоджерела, що особливо важливо, коли воно з якихось причин недоступне. Реферати також використовуються при формуванні бібліографічних і фактографічних пошукових масивів традиційних і автоматизованих ІПС.
Реферати часто розглядають як моделі первинних документів, оскільки вони не тільки передають зміст, а й зберігають читацьку спрямованість документа, який реферується.
Наприклад, реферат на опис винаходу якогось обладнання і реферат на методичний посібник про технологію використання цього ж обладнання обов'язково відрізняються, відображаючи відповідне читацьке і цільове призначення. Проте слід ураховувати, що читацька адреса реферата може бути ширшою, ніж першоджерела, оскільки з ним може знайомитися більш широке коло користувачів, хоча первинні документи і не є релевантними їхнім запитам. З іншого боку, реферат може задовольнити потреби користувача, який має більш вузькі запити. До того ж реферати задовольняють потреби індивідуальних користувачів і різноманітних інформаційних служб – органів НТІ, спеціальних бібліотек, патентних служб і т. ін.
Основною сферою складання рефератів виступає науково-технічна інформація. Саме органами НТІ різних рівнів створюються автоматизовані ІПС і традиційні картотеки, які містять реферати, публікуються реферативні видання тощо. Особливо важливу роль відіграють реферативні журнали. Тут публікується велика кількість рефератів вітчизняних і зарубіжних первинних документів певної тематики.
При використанні рефератів реалізується ціла низка різноманітних функцій. Основними функціями реферата вважаються такі: інформаційна, індикативна, пошукова, адресна, довідкова, науково комунікативна, сигнальна, прогностична і функція індексування.
Зрозуміла суть інформаційної функції – реферат містить цілісну, узагальнену інформацію про зміст первинного документа.
Суть індикативної функції полягає в тому, що реферат дає користувачам інформацію про невідомі, але релевантні їхнім запитам документи, вказує на їхнє існування, характеризує певні їхні ознаки. Оскільки реферат є моделлю первинного документа, його можна розглядати як пошуковий образ цього документа і здійснювати бібліографічний пошук, тобто реферату притаманна пошукова функція.
З пошуковою пов'язана адресна функція, яка виконується завдяки наявності в рефераті бібліографічного опису. Реферат містить конкретні фактичні відомості, тому за його допомогою можна одержати потрібну довідку. Так реалізується довідкова функція [17,40].
Ознайомлення з рефератами з певної галузі знання, проблеми може допомогти одержати відомості про результати наукових досліджень, винаходи, про проблеми, над якими працюють учені, тощо, і це становить суть науково-комунікативної функції.
Сигнальна функція реалізується, коли реферат повідомляє про публікацію або надходження до фонду нових документів. Здійснивши аналіз за допомогою рефератів змісту основного потоку документів з певної галузі науки або галузі практичної діяльності, можна прогнозувати їхній подальший розвиток, виникнення нових проблем, напрямів досліджень тощо, тобто реферати виконують прогностичну функцію.
У ході координатного індексування, як правило, ключові слова вибираються не з тексту первинного документа, а з тексту реферата, що дає змогу значно скоротити час і зусилля при індексуванні. На основі рефератів можна здійснювати систематизацію і предметизацію документів, але на практиці це застосовується доволі рідко [17, 41].
Щоб повноцінно виконувати зазначені функції, реферат має відповідати певним вимогам, зокрема: повнота, об'єктивність, змістовність, стислість, зрозумілість.
Це передбачає, що реферат має повно відобразити зміст документа, передати позицію його автора, однак, він має бути лаконічним, не подавати зайвої інформації, загальновідомих положень, має бути зрозумілою логіка викладу матеріалу автором, до того ж мова тексту реферата має бути доступною користувачам, "читабельною".
1.2 Класифікація рефератів
Проблему класифікації рефератів вирішити однозначно досить складно у зв'язку з різноманітністю їхніх функціональних властивостей, особливостей їхнього створення і використання, характером і тематикою первинних документів. Тому існує велика кількість класифікацій рефератів, що ґрунтуються на різних типоутворювальних ознаках.
Найбільш відомими і поширеними є класифікація, яка склалася в практиці органів науково-технічної інформації, а також класифікація, розроблена санкт-петербурзькими вченими-інформатиками. Обидві класифікації мають багато спільного, оскільки базуються на найважливіших ознаках документів. Виходячи з цих класифікацій, основними видами рефератів можна вважати ті, які розглядаються нижче.
За глибиною розкриття змісту реферати поділяють на інформативні та індикативні. Інформативний реферат може виконувати весь комплекс властивих рефератам функцій, оскільки він максимально повно розкриває зміст первинного документа. У такому рефераті здебільшого наводять відомості про предмет дослідження і мету роботи, про методи, умови й основні результати дослідження; подають пропозиції автора щодо застосування результатів дослідження, основні характеристики розглянутих технологічних процесів, технічних виробів; ознайомлюють з новою інформацією про відомі явища, предмети тощо [2, 163].
Прикладом такого реферата можна вважати реферат на статтю про знезаражування та очищення питної води портативними автономними водоочисниками комбінованої дії.
Портативні автономні водоочисники (ПАВ) призначені для доочищення водопровідної води в умовах відсутності централізованого питного водопостачання. Набули поширення десятки типів ПАВ різних конструкцій – індивідуальних, Індивідуально-групових і групових (І, II, III). До води постійного споживаний, яку одержують за допомогою ПАВ класу II, ставляться вельми жорсткі вимоги, що за деякими показниками перевищують чинний стандарт на питну воду з додатковими вимогами щодо мікробіологічного контролю (загальна місткість бактеріофагів, вірусів), хімічної нешкідливості компонентів води. ПАВ різних класів поєднує загальний принцип дії: гарантоване мікробне знезаражування води; достатнє для досягнення безпечного рівня очищення води від надміру дизенфектантів і хімічних домішок. У найзагальнішому вигляді цей принцип виражається схемою: передочищення – знезаражування – сорбційне очищення. Ефективність комбінованого принципу знезаражування й очищення питної води підтверджується високими функціональними показниками ПАВ. Розроблено водоочисники для підготовки доброякісної питної води: "Родник" – ПАВ класу III для роботи в екстремальних умовах; "Фильтр" – ПАВ класу II для роботи в польових умовах і створення запасу води; "Байкал" – ПАВ класу І (для сімейного водозабезпечення). [15, 244]
Головне завдання індикативного реферату звернути увагу користувача інформації на певний документ і допомогти прийняти рішення про необхідність звертатися до нього.
Тому такий реферат містить лише відомості про головні аспекти змісту первинного документа. Тут немає детальної фактографічної інформації, практичних і теоретичних результатів, висновків.
Індикативні реферати складають здебільшого на документи великого обсягу, наприклад, на монографії, звіти про науково-дослідні роботи й т. ін. Тож індикативний реферат на книгу "Електронна бібліотека" може бути таким:
Програмний комплекс "Електронна бібліотека" є довідково-інформаційною системою, яка надає можливість ведення каталогів бібліотеки, ознайомлення й відображення змісту книг, що зберігаються в електронній формі.[15, 245]
Деякі фахівці виділяють ще аспектні реферати або реферати резюме, їх складають на основі переробки інформації, що стосується не первинного документа загалом, а лише кількох або навіть одного змістового аспекту, який є інтересним для певної групи користувачів.
За кількістю охоплених джерел реферати можуть бути монографічні (одноджерельні) і зведені (багатоджерельні, оглядові). Монографічним є реферат, у якому міститься згорнута інформація з ОДНОГО первинного документа.
Зведений (багатоджерельний, оглядовий) реферат містить Інформацію з кількох первинних документів, присвячених одній темі.
За призначенням реферати можна поділити на загальні (універсальні) та цільові (спеціалізовані). Загальний реферат призначений для використання широким колом користувачів. Такий реферат орієнтує на задоволення не конкретного інформаційного запиту, а інформаційних потреб з певної галузі науки, практичної діяльності.
Цільові реферати складають для задоволення конкретних інформаційних запитів, вони мають чітку читацьку адресу [15, 247].