Курсовая работа: Основні етапи процесу реферування документів

До того ж на етапі ознайомлення з першоджерелом можна скласти приблизний план тексту реферату (подумки або на папері). Щоб ознайомитися з документом у цілому, нерідко доводиться перечитувати документ або його фрагменти не один і не два рази.

2.2 Реферативний аналіз змісту документа

На етапі реферативного аналізу первинний документ читають повторно і виявляють основні ознаки його змісту, для чого здійснюють реферативне читання. Створюючи реферат, слід усвідомлювати, що він має відтворювати основні ознаки змісту первинного документа, ті ж самі ознаки мають бути в пошуковому образі документа й інформаційному запиті.

Такими загальними ознаками виступають основні аспекти змісту. Під аспектами змісту в цьому разі розуміють не лише погляд, а частіше – питання, проблему, напрям тощо.

Визначення загальних ознак (або аспектів змісту) дає змогу розглядати зміст документа, що реферується, з різних боків, поглядів і забезпечує однозначний підхід до його інформаційного аналізу.

У процесі реферативного аналізу саме і виявляють аспекти змісту. Завдання референта на цьому етапі – виявити основну інформацію, яка стосується об'єкта розгляду, його властивостей, переваг і недоліків, мети і методів роботи, отриманих результатів, висновків і галузей використання.

Особливу увагу приділяють тому новому, що є в первинному документі, порівняно з іншими, близькими за тематикою.

У процесі читання референт розбиває текст (у думці або на папері) на окремі фрагменти, щоб найкраще зрозуміти кожен з них і виявити найважливішу інформацію.

У результаті цього він визначає коло змістових аспектів, які буде відображено в рефераті. Для полегшення роботи можна робити короткі записи.

При реферативному аналізі відомості, що містяться в первинному документі, рекомендується ділити на три групи.

До першої входять нові ідеї, гіпотези, експериментальні дані, нові методики, оригінальні конструкції механізмів, нові явища і процеси. Ці відомості обов'язково має бути включено до реферату, причому допускаються лише текстові скорочення.

До другої групи входять фактичні дані, що не є принципово новими, а також відомості про застосування традиційних методів, технологій тощо. З цих відомостей до реферату включають цифрові дані, формули, фактичні показники.

Третю групу відомостей у первинному документі використовують як ілюстративний матеріал, аргументацію, у рефераті їх лише називають. У такий спосіб визначають різні рівні згортання інформації, унаслідок чого стає очевидно, за рахунок яких відомостей скорочено текст первинного документа.

Другий етап процесу реферування складний і відповідальний, його виконання вимагає від референта високої кваліфікації, ерудиції, глибокого знання проблематики первинного документа.

Щоб полегшити і формалізувати реферативний аналіз, використовують формалізовані схеми, що являють собою заздалегідь складені переліки основних питань, які треба розкрити в рефератах. Є ціла низка методів відбору інформації для відображення в рефераті, їх буде розглянуто далі.

2.3 Узагальнення здобутої інформації

На етапі синтезування виявленої інформації складають остаточний план або схему викладу матеріалу в рефераті з урахуванням виявлених під час реферативного аналізу змістових аспектів. На цьому етапі реферативне читання переходить у реферативний виклад.

Реферативний виклад – спосіб надання реферативної інформації. Реферативний виклад вимагає більш глибокого, ніж при реферативному читанні, логічного аналізу, позаяк передбачає не суто розуміння тексту, а можливості переказу інформації в короткій і зрозумілій формі [9, 12].

Матеріал у рефераті можна викладати в тій самій послідовності, що в первинному документі, а можна цю послідовність обумовлювати значенням різних аспектів змісту. Тому доцільно аспекти ранжувати, тобто встановлювати їхню послідовність за ступенем важливості.

Найчастіше використовують таку структурну схему:

– тема, предмет (об'єкт), характер і мета роботи;

– метод проведення роботи;

– конкретні результати;

– висновки;

– галузь застосування.

Створення схеми і ранжування аспектів сприяють тому, щоб зібрати разом і логічно й чітко викласти відомості, здобуті а різних місць тексту першоджерела.

2.4 Складання й оформлення реферату

Тепер можна складати текст реферату. Незалежно від виду реферат має три основні частини: заголовну, власне реферативну і довідковий апарат. Заголовна частина є бібліографічним описом документа, складеним відповідно до державного стандарту.

Власне реферативна частина – головний структурний елемент реферату, саме вона передає основну інформацію про зміст документа. Виклад має бути лаконічним, проте не слід допускати, щоб лаконічність стала перешкодою для розуміння основного змісту документа.

У рефераті слід використовувати стандартизовану загальноприйняту термінологію. При першому згадуванні будь-якого нового терміна або символу їх пояснюють. Термінологічні словосполучення можна замінювати загальноприйнятими абревіатурами або скороченнями, розкриваючи їхній зміст у тексті.

У дій частині поряд із словесним текстом можна наводити формули, таблиці, ілюстрації, що визначається вимогами інструктивно-методичних матеріалів, які розробляють конкретні інформаційні служби і редакції реферативних видань.

Формули, графіки, таблиці, креслення наводять, якщо без них не можна обійтися або вони значно скорочують текст і полегшують розуміння змісту первинного документа.