Курсовая работа: Основні етапи процесу реферування документів

За формою розрізняють текстові і бланкові реферати. Абсолютна більшість рефератів мають текстову форму, тобто це зв'язний текст, до якого можуть входити ілюстрації, таблиці, графіки, формули. Бланкові поширилися завдяки виникненню формалізованих методик складання рефератів. Вони можуть бути анкетними, табличними, телеграфного стилю. Анкетний реферат – це відповіді на заздалегідь сформульовані запитання.

Якщо запитання стосуються кількох об'єктів, а відповіді розміщено у відповідних колонках (графах) таблиць, реферат називають табличним. Реферати телеграфного стилю – це коротке повідомлення про зміст документа, яке схоже на текст телеграми [13, 31].

Крім того, реферати розрізняють за обсягом (короткий і розширений), за укладачем (авторський і неавторський – референтський), за використанням засобів автоматизації (ручний – підготовлений людиною) і автоматичний (з використанням ЕОМ)).

Між усіма розглянутими видами рефератів існують різноманітні зв'язки. На практиці навіть не завжди просто визначити вид деяких конкретних рефератів.

Зрозуміло, що реферати можуть мати відмінності, зумовлені особливостями відповідних первинних документів: їхнім цільовим призначенням, характером інформації, обсягом, структурними і текстовими ознаками тощо. Може мати значення і та обставина, опубліковано документ, чи ні.

Питання класифікації рефератів, визначення їхніх типологічних ознак має важливе значення для практики. Ці відомості відіграють велику роль у відборі матеріалів для реферування, в організації діяльності референтських служб, у розподілі обов'язків між ними, у визначенні ряду документів для реферування в національних органах інформації.

Чітке визначення видів рефератів необхідне для референтів і редакторів, для укладачів інструкцій з реферування, для індексаторів і розробників алгоритмів автоматизованого реферування та індексування текстів тощо.

2 Етапи процесу реферування

2.1 Попереднє загальне ознайомлення з первинним документом

Процес реферування – низка логічних операцій, таких як: оцінка, відбір, аналіз та узагальнення відомостей, що містяться в первинному документі. Правила виконання кожної окремої операції, послідовність операцій становлять методику реферування.

Основоположною дією референта в складанні реферату є читання, позаяк доводиться кілька разів читати і перечитувати первинний документ. Причому читання виступає як складний розумовий процес, пов'язаний з глибоким усвідомленням змісту документа. Розрізняють три основних види читання, застосовуваних у процесі реферування: ознайомлювальне, вивчальне, реферативне.

Під ознайомлювальним читанням розуміють загальне ознайомлення з інформацією, яку містить документ, без настанови на дальше відтворення.

Вивчальне читання – це інтенсивне, вдумливе читання, спрямоване на запам'ятовування змістової інформації тексту, використаних мовних засобів.

Реферативне читання має бути таким, щоб унаслідок цього можна було коротко викласти зміст першоджерела [5, 29].

Процес реферування поділяється на такі етапи:

– попереднє загальне ознайомлення з первинним документом;

– реферативний аналіз змісту документа;

– узагальнення здобутої інформації;

– складання;

– редагування й остаточне оформлення реферату.

Кожному етапу відповідає певний вид читання, бо кожен етап, як і вид читання, виконує свої конкретні завдання.

Під час попереднього загального ознайомлення з документом референт має справу з ознайомлювальним та вивчальним читанням.

При цьому необхідно виявити формальні ознаки документа (назву, підназву, прізвище автора, назву колективного автора або організації, причетної до створення документа, тощо), для чого слід переглянути вступ, зміст, висновки, резюме.

Завдання цього етапу – визначення тематики, усвідомлення змісту, наукової цінності документа, його інформативності. На основі цього приймають рішення про доцільність його реферування.

Якщо рішення про реферування позитивне, то на цьому ж етапі, як правило, вирішують питання про вид майбутнього реферату.

Визначаючи вид реферату, враховують:

– категорію користувачів інформації, яким адресовано реферат;

– характер інформаційного запиту (фактографічний чи документний);

– змістову цінність первинного документа;

– спеціалізацію і кваліфікацію референта;