Курсовая работа: Основные принципы работы базы данных MS Access: составление сводки о выполнении сроков проведения работ на объекте

Рисунок 11. Форма данных об отставании (опережении) выполнения работ на каждом объекте

Создание отчета

Отчеты используются для представления данных в удобном для пользователя виде. Отчет можно вывести на экран или распечатать на принтере. В отчете можно группировать и сортировать данные в любом порядке.

Начинать работу нужно с общего представления о макете отчета. После разработки общего формата отчета следует подобрать необходимые данные. В отчете можно использовать данные из одной таблицы базы данных или результирующий набор данных запроса.

Отчет создадим в режиме Конструктора. Необходимо получить информация о работах, производимых на каждом объекте, которые выполняться с отставанием или опережением.

Для начала добавим Заголовок отчета, который будет использоваться в качестве титульной страницы: Выполнение работ на каждом объекте. Затем откроем запрос под именем Запрос Данных о работах , возьмем из него поля Наименование объекта, Наименование работы, Дата начала, Норматив работы, По Плану, ФактДата начала, ФактДата окончании, Состояние. Эти поля размещаем в верхнем колонтитуле. Далее в область данных помещаем поля Дата начала, Норматив работы, По Плану, ФактДата начала, ФактДата окончании, Состояние.

В данной таблице будет один уровня группировки. Для создания находим на панели инструментов кнопку Сортировка и группировка . При нажатии пиктограммы Сортировка и группировка появляется диалоговое окно (Рисунок 12). В поле/выражение ставим поле Наименование объекта , указав порядок сортировки по возрастанию. В свойствах изменяем заголовок группы - да, примечание - да.

Рисунок 12. Сортировка и группировка

В появившийся заголовок группы перетаскиваем поля Наименование объекта .

В область нижнего колонтитула добавим еще два поля , в котором будет выводится номер страницы и дата в настоящий момент. Для этого в свойствах поля в полосе Данные с помощью построителя выражений (Общие выражения - > Страница Nиз M - > Ок ) введем выражение =”Страница ” & [Page] &" из ”& [Pages] (Рисунок 13). Для даты в свойствах поля в полосе Данные с помощью построителя выражений (Общие выражения - >Текущая дата и время-> Now () - > Ок) введем выражение Now () ( Рисунок 14).

Рисунок 13. Построение выражения Страница Nиз M

Рисунок 14. Построение выражения Now ()

Для наглядности отчета зальем фон цветом.

Общая структура отчета представлена на рисунке 15.

Рисунок 15. Общая структура отчета

Нажимаем Вид - Предварительный просмотр и получаем окончательный вид отчета (Рисунке 16).

Рисунок 16. Окончательный вид Отчета

Сохраняем отчет под именем Состояние работ .

Окончательным этапом в базе данных будет создание главной кнопочной формы. Она необходима для быстроты и удобства пользоваться базой данных. Например, запускать макросы открытия форм, отчетов, таблиц и т.д. В основном кнопочная форма используется в качестве главного меню приложения.

Создадим новую форму назовем ее Меню. С помощью панели элементов набросаем прямоугольников для создание отдельных площадей, затем подпишем эти площади и добавим кнопки такие как Объект, Работы, Заполнение БД, Состояние работ, кнопка открытия запроса Состояние работ , кнопки просмотр Отчета и кнопка закрытия формы называемой Выход .

Для того, что бы при нажатии определенной кнопки происходило действие необходимо создать макросы. В нашем случае это макросы открытия таблиц, открытия форм, просмотра отчета, печать отчета и макрос выхода из формы.

Для этого создадим новый макрос в режиме Конструктора, в поле Макрокоманда выберем ОткрытьТаблицу , в Аргументах макрокоманды выберем Имя таблицы - Объект, Режим данных - только чтение и еще добавим сигнал при нажатии, для что бы пользователь слышал что произошло действие с его стороны, необходимо в поле Макрокоманды выбрать Сигнал. ( Рисунок 17).

Рисунок 17. Структура макроса Открытие таблицы Объект