Курсовая работа: Правила подготовки и оформления документов
1.2 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
1.2.1 Приказ, постановление
Приказ, постановление – распорядительные документы организации. Проекты приказов и постановлений должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов, постановлений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа, постановления.
Текст приказа, постановления состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются основание или причина составления документа.
В распорядительной части излагается решение руководителя.
Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОСТАНАВЛЯЮ», напечатанными прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля), В пунктах распорядительной части приказа, постановления указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Распорядительная часть делиться на пункты, если исполнение приказа, постановления предполагает несколько исполнений и выполнение различных по характеру действий.
В случае если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.
Страницы приказа, постановления и их приложений нумеруются как единый документ.
До представления на подпись проект приказа, постановления визируется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой, которая определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, постановлением, соответствие проекта приказа, постановления действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам, постановлениям.
В приказах о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
К приказам о командировании сотрудников организации прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего структурного подразделения. Приказы подписывают руководители организации или их по их поручению - заместители.
1.2.2 Распоряжение
Распоряжение – документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов. Инструкций и других актов.
Распоряжение подписывают руководители организации или по их поручению - заместители.
Подготовка и оформление распоряжений проводиться в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Последним пунктом распоряжения возлагается контроль за его использованием на соответствующий отдел или должностное лицо.
Распоряжение нумеруется порядковыми номерами в пределах календарного года.
1.2.3 Инструкция
Инструкция – документ. В котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности организации.
В заголовке к тексту инструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые распространяются её требования.
Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты, а при необходимости – на подпункты.
Инструкции визируются руководителем структурного подразделения – разработчика и утверждаются руководителем организации или по их поручению заместителям путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.
1.2.4 Подготовка документов к заседаниям коллегии
Подготовка и представление документов к заседаниям коллегии возлагается на руководителей отделов. Представляются следующие документы: справка объемом 4-5 страниц машинописного текста и (при необходимости) приложения к ней; проект решения с указанием исполнителей и сроков исполнения; список лиц, приглашаемых на заседание коллегии. С указанием их должности и организации.
Указанные документы не позднее, чем за пять рабочих дней до заседания передаются секретарю коллегии. Рассылаются документы за три дня до заседания.
Решение – документ, принимаемый коллегией в целях решения наиболее важных вопросов.
Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели, задачи проекта решения. Если основанием к изданию решения является документ вышестоящего органа, то в констатирующей части указывается наименование, дата, номер и заголовок этого документа.