Курсовая работа: Правила подготовки и оформления документов

Слово «РЕШИЛА» печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).

В качестве исполнителей могут быть указанны организации, их структурные подразделения или должностные лица.

Заседания коллегии оформляются протоколом.

Проекты решения коллегии дорабатываются в соответствии с высказанными при обсуждении замечаниями и через секретаря коллегии представляются на подпись руководству в трехдневный или установленной коллегий срок.

1.2.5 Акт

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной част акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие ли действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту от нулевого табулятора, например:

Составлен в трех экземплярах:

· 1-й экземпляр-

· 2-й экземпляр-

· 3-й экземпляр-

Количество экземпляров акта определяются числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложений».

Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

1.2.6 Доверенность

Доверенность – это документ, фиксирующий факт представления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя, Официальные доверенности выдаются организацией своим представителям на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от ее имени, В тексте официальной доверенности указывается должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (сотрудника) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.

1.2.7 Письма

Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивными, гарантийными, информационными, письмами-запросами, письмами-завещаниями, письмами-приложениями, письмами-ответами и т.д.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две составные части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования и др. Если письмо состоит из двух частей, то первая – это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая (заключительная) – просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать одно - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей: вступление, основное содержание, заключение.

Во вступлении формулируются тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

1.2.8 Подготовка и оформление совместных документов

Организацией могут быть приняты документы совместно с другими организациями (приказы, распоряжения, инструкции, положения, письма). В том случае документ составляется не на бланке.

При оформлении совместных документов указываются полные наименования организации, участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование организации, являющийся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляется на одном уровне.

Подписывается столько экземпляров документа, сколько организации участвовало в его организации участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организации-участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации – инициатора создания документа. На подписанных документах проставляются номера и даты, присвоенные документу в каждой организации.