Курсовая работа: Проблеми діловодства на сторінках журналу "Кадровик України"

Стрімкі зміни, що відбулися в економіці України, перехід до нових форм господарювання в різноманітних сферах діяльності зумовили значне зростання обсягів інформації, класифікованої як інформація з обмеженим доступом. Тому закономірною є нагальна потреба унеможливити несанкціонований доступ до такого виду інформації, реалізувати яку покликане конфіденційне діловодство. ("КУ"№2007Г. Беспянська "Організація конфіденційного діловодства на підприємстві").

Одну з найчисленніших груп документів становлять службові документи - довідки, доповідні, службові та пояснювальні записки що містять опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Це вид службових документів які представляють фіксовану на матеріальному носії довідково-аналітичну інформацію і змістовно та формально тяжіють до групування у справи поруч зі звітами, розпорядженнями, протоколами, доповідними записками, планами, листами з певного питання, доповнюючи, аргументуючи їх, обґрунтовуючи видання розпорядчого документа. У статті розглянуто основні види довідок, зокрема з кадрових питань, наведено перелік їх реквізитів та вимоги до тексту.

("КУ" №11, 2007р.,№1 2008 р. Г. Беспянська "Службові довідки: види, порядок складання і термін зберігання").

Документування управлінської інформації передбачає фіксування управлінських рішень різного рівня. Протоколювання діяльності відповідних колегіальних органів має на меті забезпечити фіксування рішень, прийнятих на засадах колегіальності. Основні вимоги до оформлення, реквізити протоколу, витягу з протоколу та оформлення на загальному чи спеціальному бланку в статті Г. Беспянської ("КУ"№4,№5 2008р)

Засвідчення документів, створених відділом кадрів (довідок про трудовий стаж, місце роботи та заробітну плату тощо) та копій документів, що видаються на руки громадянам, стороннім організаціям, органам влади, здійснюється шляхом їх підписання відповідною посадовою особою та проставленням печатки структурного підрозділу, а в окремих випадках - печатки підприємства. Печатка надає документу юридичної сили, засвідчує автентичність підпису посадової особи. Про порядок використання печаток і штампів у роботі кадрової служби розповідається в статті А. Стрельнікова ("КУ"№12, 2008р)

Зі зростанням кількості документів дедалі частіше виникають питання, які документи мають бути обов’язково зареєстровані, а з якими можна працювати без унесення їх даних до облікових форм. Про відповідальність за реєстрацію і облік йдеться в статтях Л. Паланської "Реєстрація службових документів".

Розділ 2. Загальні вимоги до складання документів

2.1 Вимоги до тексту документів

Ефективне функціонування сучасного підприємства, управління його діяльністю неможливі без постійного, досконалого й швидкого обміну інформацією, її фіксації для передавання в просторі та збереження в часі. (Згідно з ДСТУ 2732: 2004 "Діловодство й архівна справа. ").

Фіксування інформації - обов'язковий елемент будь-якої управлінської діяльності. Матеріальними носіями такої зафіксованої інформації слугують документи. Саме вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації підприємства, є основою для прийняття певних рішень, проведення аналітичної і довідково-пошукової роботи. Успіх роботи підприємства значною мірою залежить від упорядкованості управлінської діяльності, обліку та контролю за виконанням рішень, що забезпечується перш за все якісним документуванням. Основні вимоги до тексту документа викладено в розділі 4 Методичних рекомендацій щодо застосування ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів", схвалених протоколом засідання Методичної комісії Держкомархіву України від 7 листопада 2003 р. № 7.

Текст документа складають українською (державною) мовою. Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Документи, що направляють до органів державної влади України, треба складати українською мовою. Текст документа слід викладати аргументовано, стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не мають змістового навантаження.

Під час складання тексту можна використати такі форми його подачі: суцільний текст, таблична і трафаретна. Зазвичай текст містить такі логічні елементи: вступ, основну частину, висновки.

У вступі слід подавати інформацію, що готує адресата до сприйняття. Це може бути стислий, з посиланням на факти, виклад історії питання, вказівка на подію, що зумовили написання документа, тощо.

В основній частині викладають суть питання, наводять докази, пояснення, цифрові розрахунки, посилання на законодавчі акти.

Заключна частина має містити положення (прохання, пропозицію, вимогу), заради якого складено документ. Текст документа можна поділяти на розділи, підрозділи, пункти та підпункти. Розділи (підрозділи) можуть мати заголовки (підзаголовки).

Заголовки розділів друкують з великої літери (дозволено написання великими літера ми всього заголовка).

Підзаголовки друкують з великої літери. Крапку в кінці заголовків і підзаголовків не ставлять.

Розділи, підрозділи, пункти та підпункти нумерують арабськими цифрами і розділяють крапками:

1. Розділ

1.1 Підрозділ

1.1.1 Пункт

1.1.1 1 Підпункт

Іноді після останньої цифри у номері будь-якого структурного елемента крапку не ставлять (наприклад, такі вимоги діють до текстів стандартів).

У службових документах можливе скорочення слів. При цьому треба керуватися правилами скорочення й написання скорочених слів і словосполучень, установленими ДСТУ 3582-97 "Інформація та документація".

Тексти документів репрезентують офіційно-діловий стиль мови. Під час складання будь-якого документа слід дотримуватись основних вимог до текстів офіційно-ділового стилю.

2.2 Реквізити документів

Кожен документ складається з окремих елементів, які називають реквізитами. Склад реквізитів установлює Національний стандарт України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (ДСТУ 4163-2003), затверджений наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 р № 55. Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності органів державної влади України, органів місцевого самоврядування, а також підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності. Стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення та способу оброблення документа. Склад реквізитів документів за ДСТУ 4163-2003:

1 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим

2 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

3 - зображення нагород

4 - код організації