Курсовая работа: Проблеми діловодства на сторінках журналу "Кадровик України"

Печаткою організації засвідчують підпис відповідальної особи. Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він охоплював частину (3-4 літери) назви посади особи, яка підписала документ. Для поставлення відбитка печатки на документі може бути відведено певне місце, яке позначають двома великими літерами М.П.

Відмітку про засвідчення копії документа розміщують під реквізитом "Підпис" на копіях документів (у т. ч. ксерокопіях) з метою засвідчення їх відповідності оригіналу. Відмітка про засвідчення копії складається зі слів Згідно з оригіналом (без лапок), назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її засвідчувати печаткою організації. Копії інших вихідних документів можна засвідчувати печаткою з назвою служби діловодства організації.

Прізвище виконавця і номер його телефону . Цей реквізит містить прізвище чи прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону. Його друкують розміром шрифту 8-11 друкарських пунктів на лицьовому боці останнього аркуша документа в нижньому лівому куті без відступу від межі лівого берега.

Вимітка про виконання документа і направлення його до справи проставляється після вирішення питання, яке порушено в документі, або направлення відповіді. Наявність цього реквізиту на документі свідчить про те, що робота над ним завершена. Після проставлення цієї відмітки документ підшивають до справи. Реквізит може включати посилання на дату і номер документа, який свідчить про його виконання.

У разі відсутності такого документа - короткі відомості про виконання, слова "До справи", номер справи, посаду, підпис і дату. Підписує і датує відмітку виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Якщо організація невелика, назву посади можна невказувати. Цей реквізит проставляють від руки в лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша. (Додаток 14)

Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла, його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані, які визначає організація. Реквізит розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітка про надходження документа до організації містить такі дані: скорочену назву (або абревіатуру) організації - одержувача документа, дату (за потреби годину і хвилини) надходження документа та його реєстрацій ний індекс. Реквізит проставляють від руки або за допомогою штампа в правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа.

Запис про державну реєстрацію ставлять у Міністерстві юстиції України на нормативі акти, які відповідно до указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" від 3 жовтня 1992 р. № 493 заносять до державного реєстру. Його розташовують у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження на вільному місці (6 х 10 см), яке заздалегідь залишає організація - автор нормативно-правового акта. (Додаток 15)

2.3 Бланки та особливості їх оформлення

Бланк службового документа - це уніфікована стандартна форма документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації (ДСТУ 2732: 2004).

Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів, згідно з ГОСТ 9327-60, як основні треба використовувати два формати паперу: А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм) Дозволяється також використовувати бланки АЗ (297 х 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 мм) - для резолюцій (доручень). Для виготовлення бланків застосовують папір білого кольору, у виняткових випадках - слабких кремових і жовтих тонів. Бланки для документів постійного зберігання виготовляють на папері вищої якості. Бланки документів повинні мати такі береги:

30 мм - лівий;

10 мм - правий;

20 мм - верхній та нижній.

Виготовляють бланки документів друкарським способом за допомогою комп'ютера або інших технічних засобів. Для виготовлення бланків використовують два варіанти розташування реквізитів-кутовий (Додаток 2) і поздовжній (Додаток 1).

Згідно з ДСТУ 4163-2003 для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів використовують такі реквізити:

зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим - 01;

зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) - 02;

зображення нагород - 03;

код організації за ЄДРПОУ - 04;

код форми документа за ДКУД - 05;

назва організації вищого рівня - 06;

назва організації - 07;

назва структурного підрозділу - 08;

довідкові дані про організацію - 09;

назва виду документа - 10;

текст документа - 21 (використовують у разі застосування уніфікованих текстів документів - текстових шаблонів),

а також обмежувальні позначки дня реквізитів:

дата документа - 11;

реєстраційний індекс документа - 12;