Курсовая работа: Проблеми діловодства на сторінках журналу "Кадровик України"

Розміри зображення емблеми не обмежуються, але вона має бути не більшою ніж 17 мм.

Зображення нагород можна розміщувати на лівому березі бланка на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів "Назва організації", "Назва структурного підрозділу організації".

Код організації проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Код організації є однією з основних пошукових ознак інформації в автоматизованих системах діловодства. Його зазначення дає змогу швидко передати інформацію засобами електрозв'язку та уникнути помилок, що можуть виникнути під час передавання назв організацій. На бланках для листів цей код проставляють після реквізиту "Довідкові дані про організацію". На бланках уніфікованих форм документів код за ЄДРПОУ проставляють у спеціально позначених місцях.

Код організації е однією з основних пошукових ознак інформації в автоматизованих системах діловодства.

Код форми документа проставляють згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024. ДК 010-98 містить назви та кодові позначення уніфікованих форм документів, що входять до уніфікованих систем документації.

Код форми документа є цифровим позначенням уніфікованих форм документів, що визначає належність конкретного виду документа до певного класу та підкласу уніфікованої системи управлінської документації. Наприклад, код наказу про звільнення - 0203008, у якому 02 - позначення класу (організаційно-розпорядча документація), 03 - позначення підкласу в межах даного класу (документація з управління кадрами), 008 - реєстраційний номер уніфікованої форми документа Слід зазначити, що код документа використовують переважно в автоматизованих системах діловодства, тому необхідність фіксування такого коду підприємство вирішує самостійно і окремо для кожного виду, документа. Цей реквізит друкують 8-м кеглем над реквізитом "Назва виду документа".

Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а якщо немає офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Реквізит розміщують над назвою організації, яка створює документ. (Додаток 5) Якщо організація має подвійне або потрійне підпорядкування, вказують всі організації вищого рівня. (Додаток 6)

Назва організації має відповідати назві зазначеній в установчих документах.

Якщо в установчих документах поряд з назвою організації українською мовою подають назву іноземною мовою, то останню відтворюють на бланку під назвою організації, що зафіксована українською мовою. (Додаток 7) Якщо документ підготовлено організаціями одного рангу,їх назви розміщують на одному рівні. (Додаток 8)

Назву структурного підрозділу організації або її територіального відділення, філії, особи зазначають на бланках внутрішніх документів (протоколів, актів, службових записок), якщо підрозділ є видавником документа, а його керівник або посадова особа має право підпису документа. Цей реквізит розміщують під назвою організації

Довідкові дані про організацію містять відомості, необхідні для контактів з юридичними та фізичними особами. До складу цього реквізиту входять: поштова адреса, номери телефонів, а в разі потреби - номери факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти та веб-сторінки, дані про ліцензії, патенти тощо. (Додаток 9)

Поштову адресу вказують відповідно до пункту 58 Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 17 серпня 2002 р. № 1155. Складові поштової адреси вказують у називному відмінку в такій послідовності:

повна назва підприємства;

назва вулиці, номер будинку, номер кімнати (офісу);

назва населеного пункту, району, області;

поштовий індекс. Назва виду документа має відповідати переліку форм документів, використовуваних в організації. Назва виду документа може бути заздалегідь зафіксована на бланку (наприклад, бланк наказу) або надрукована під час оформлення документа. Розміщення на кутовому бланку (Додаток 10).

Дата документа - обов'язковий реквізит кожного документа, що фіксує час його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації тощо.

Дату документа проставляють арабськими цифрами у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. Наприклад, дату 26 січня 2007 року треба оформлювати 26.01.2007. Якщо день місяця або місяць складається лише з однієї цифри, то перед нею проставляють нуль 03.01.2007.

Для розпоряджень, наказів, інструкцій, положень, довідок тощо основною датою є дата підписання, її проставляє особа, яка підписує або затверджує документ.

Для службових листів основною датою є дата їх реєстрації.

Реєстраційний індекс документа - це умовне цифрове чи літерно-цифрове позначення, яке надають документу під час його реєстрації.

Реєстрації підлягають документи, створені організацією, та ті, що надходять від інших організацій і фізичних осіб,

Складові частини реєстраційного індексу відділяються одна від одної скісною рискою. Наприклад:

190/03-10, де 190 - порядковий реєстраційний номер документа, 03-10 - індекс справи за номенклатурою;

02-583, де 02 - група документів згідно з класифікатором виконавців, 583 - порядковий номер.

Реєстраційним індексом постанов, наказів, розпоряджень, протоколів засідань різних рад, комісій, зборів тощо є порядковий номер документа у межах календарного року. У навчальних закладах реєстрація може вестись за навчальним роком. На початку кожного нового календарного (або навчального) року нумерацію поновлюють.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа , на який дають відповідь, фіксують тільки в документі, що є відповіддю на інший документ (лист, довідка, доповідна записка, акт, висновок тощо). Його розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складання або видання документа вказують тоді, коли його не можна визначити за реквізитами "Назва організації" та "Довідкові дані про організацію". Цей реквізит застосовують з метою уникнення помилок під час визначення місцезнаходження організації; його можна проставляти у всіх документах, крім листа, в якому ця інформація міститься в реквізиті "Довідкові дані про організацію".

Гриф обмеження доступу до документа засвідчує особливий характер інформації, до якої має доступ обмежене коло осіб.