Курсовая работа: Проблемы документационного обеспечения управления и использования электронной цифровой подписи

· какие документы и по каким проблемам находятся в работе;

· какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов;

· чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения.

Руководители, конечно, хотят навести порядок в сфере делопроизводства с использованием компьютерных технологий, но применяют такие простые организационные решения, лишь минимально соответствующие уровню задач компании. Например, часто используемый подход – создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения.

Данные меры работают, но только до определенного момента. Как только решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.

Единственный путь решения – автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечения управления (сокращенно ИСДОУ).

1.1 Причины проблем документационной деятельности

В России еще в 1980-гг. многие предприятия требовали от своих программистов создать для своего вычислительного центра Автоматизированную Систему Контроля Исполнения Документов. И программисты честно трудились, и создавали умные программы, и деньги для этого выделялись немалые. Но как только умная машина попадала в руки чиновнику, начиналось непонятное: весь чиновничий аппарат объявлял тихую и негласную забастовку по отношению к ПК: автоматизированная система отнимала чувство чиновничьей значимости и незаменимости. С одной стороны, чиновника обязывали предоставлять системе информацию, обладателем которой традиционно был он и только он. С другой стороны, получалось, что теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя его, чиновника, из рук какого-то оператора ЭВМ. Более того, система регулярно оповещала о его нерасторопности и забывчивости как исполнителя.

Конечно, помимо субъективных, существовали и объективные факторы, сдерживающие автоматизацию делопроизводства. Главным из них был крайне неудобный способ передачи информации между компьютерами – на магнитных носителях, а также крайне небольшой объем памяти, но определяющим был, безусловно, фактор субъективный.

Мало что изменилось и сегодня: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, в любой момент их можно объединить в локальную или корпоративную сеть, что обеспечит полную технологическую поддержку электронного документооборота, а дальше использования Pentium'oв для подготовки документа в редакторе Word с последующей его распечаткой на лазерном принтере дело не идет.

Если рассматривать проблему с другой стороны, то источник возникновения большинства проблем лежит в том, что уже изначально существует противоречие – всюду требуется централизованное управление документацией, а сама технология учета ведется децентрализованно. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения.

Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по какой-либо совокупности документов, необходимо тщательно и своевременно отслеживать и дублировать информацию из подразделений в центре. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.

К сожалению, опыт истории не раз показывал, что прогресс не всегда приводит к устранению проблем, иногда он просто заменяет одни проблемы другими. В полной мере это относится и к новым компьютерным технологиям. С их внедрением возникают не только новые перспективы, но и новые "подводные камни", дополнительные источники потенциального риска. Например, появляются неслыханные ранее возможности для незаконного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки или неквалифицированных действий пользователя. Потерять можно не только информацию, существует возможность расстаться с большим капиталом.

Но трудности существуют и на государственном уровне: пока государство и суды не признают электронные документы, бизнес может использовать автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) только для поддержки оперативной деятельности.

Не установлен и порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами; отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы; отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения электронных документов, работы с грифованными электронными документами, и т.д.

Тем не менее, прогресс остановить не в силах никто. Нам просто предстоит учиться жить в этом новом мире – использовать его возможности и избегать его опасностей.

1.2 Выбор и требования к автоматизированным бизнес-процессам

Наше время, насыщенное информационными технологиями, предъявляет новые требования к документам и службам, ответственным за их создание, обращение и хранение. Компьютер позволяет не только быстро и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету, контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Современному работнику не нужно ждать, пока помощник или секретарь-делопроизводитель отыщет отметку нужного документа по журналу входящей документации, затем перелистает соответствующую папку, чтобы найти сам документ. Все эти функции могут быть полностью автоматизированы, что позволяет весьма повысить скорость принятия решения и, соответственно, эффективность управления.

Выбор программного обеспечения зависит от масштаба компании. Для крупных предприятий требуются мощные программные комплексы, такие, как например Documentum специализированные разработки на базе Lotus Notes. Средний бизнес успешно использует целый ряд решений: Optima Workflow, ЭОС "Дело", "ЕВФРАТ-Документооборот", DocsVision,"Инталев: Документооборот 2005".

Для небольших компаний создано довольно много небольших программ: "ФЛАГМАН", "Документооборот", "SQ -контроль дел".

Выбор наиболее подходящей зависит от множества факторов, все зависит от конкретного примера.

Но при этом каждая организация должна наметить цели внедрения системы электронного документооборота:

· автоматизация делопроизводства,

· автоматизация потоков документов,

· автоматизация контроля исполнения документов и поручений,

· повышение исполнительской дисциплины,

· наведение порядка в работе с документами,

· сокращение времени на операции с документами,

· переход к безбумажным технологиям.