Курсовая работа: Проблемы документационного обеспечения управления и использования электронной цифровой подписи

· экономический - его показатели учитывают в стоимостном выражении все виды результатов и затрат, обусловленных реализацией СЭД. Автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений способствует сокращению ошибок, присутствующих при ручном труде, ускорению процесса документооборота, что дает несомненный выигрыш во времени и экономию в расходах электроэнергии, затрат на оплату машинного времени и т.д.

· финансовый - расчет показателей этого вида эффекта базируется на финансовых результатах использования СЭД, что находит отражение в сокращение времени на операции с документами, тем самым снижает продолжительность работы с документами,

· ресурсный - его показателями отражают влияние использования СЭД на объем производства и потребления того или иного вида материального ресурса (электроэнергии, трудовых ресурсов и др.). Как уже было сказано, выигрыш во времени при работе с документами снизит расход электроресурсов, трудовых ресурсов и т.д.

· научно-техничекий - включает новизну, простоту, полезность СЭД;

· социальный - его показатели учитывают социальные результаты реализации СЭД, выражающиеся в уменьшении трудоемкости подготовки и переработки единицы данных в автоматизированной системе управления документооборотом.

И в общем-то не факт, что нужны будут какие-то специализированные решения. Для небольшой организации, как минимум, можно начать с разработки создания единого хранилища бланков и шаблонов документов. Это может быть просто каталог на сетевом сервере, доступных со всех ПК компаний, и содержащий шаблоны документов (.doc для Word и .xls для Excel). Для этого не требуется покупки программного обеспечения (ПО), достаточно Word и Excel, но также в пакет Microsoft Office входит программа InfoPath для организаций коллективной работы с документами. Существует решение SharePoint, но его нужно покупать отдельно.

Приведем общие рекомендации, позволяющие избежать типовых ошибок, при выборе необходимой АС.

· Необходимо определить уровень задач, решение которых будет возложено на будущую информационную систему.

· Определив класс будущей системы, необходимо изучить по возможности все предложения, остановив выбор на системе с необходимым функционалом, но с возможностью расширения в дальнейшем новыми функциями.

· Необходим анализ программно-аппаратной платформы, на которой будет эксплуатироваться система.

· Будущая система должна быть легко настраиваемой, расширяемой и масштабируемой, удобна в использовании, обладать эргономичным интерфейсом.

· Необходимо внимательно анализировать предложения по организации проекта внедрения, уровень и качество услуг, предоставляемые при обучении персонала, качество и объем консалтингового и технического сопровождения системы на этапах ее промышленной эксплуатации.

· Желательно проверить систему в действии путем установки и эксплуатации демо-версий предполагаемых для внедрения информационных систем.

· Не следует сразу приобретать мощную дорогую систему. Лучше проводить процесс внедрения поэтапно, двигаясь от более простой системы к ее дальнейшему развитию за счет масштабирования и добавления новых возможностей. Весьма распространенное неверное использование терминов поставщиками математического обеспечения может привести к крупным неприятностям и финансовым потерям, если компания, не разобравшись, закупит систему, не соответствующую ее потребностям.

При внедрении системы особое внимание следует обратить на процесс обучения персонала, по возможности не экономя на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая организации, будет малоэффективна.

"Настоящая" система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

· после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;

· документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять "запрограммировать" все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);

· система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица - сотрудники служб ДОУ или ИТ, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

1.3 Проблемы, появляющиеся при расширении использования систем автоматизации производства

Во-первых, изначально необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документационного обеспечения управления недостаточно только приобрести систему автоматизации. Важным моментом при этом являются знания делопроизводства и способности грамотно и рационально спроектировать работу с документами в организации. Если же говорить о внедрении, то каждая компания стоит перед выбором: внедрять систему самим, т.е. своими силами, или же воспользоваться услугами компании, продающей систему, и внедрить ее силами компании-продавца или разработчика (аутсорсинг). Каждый из этих вариантов связан с комплексом "своих" проблем.

При самостоятельном внедрении системы основными проблемами могут стать следующие:

· общий ограниченный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях;

· низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей и особенно специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в деятельности организаций. В результате, зачастую, дорогостоящие компьютерные сети используются в качестве "пишущей машинки с калькулятором", не затрагивая задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление документационной деятельностью;

· недостаточность знаний в области ДОУ и, соответственно, невозможность грамотно и рационально спроектировать работу с документами в организации;

· недостаточность знаний о внедряемой системе;

· отсутствие опыта по внедрению подобных систем.

При внедрении системы компанией-продавцом или разработчиком могут возникнуть проблемы другого свойства. Например, одной из проблем является возникновение затруднений при проведении предварительного обследования, в результате чего замедляется ход выполнения работ или еще хуже – становится невозможным собрать и проанализировать всю информацию, необходимую для выработки требований по настройке системы. Данная проблема обычно возникает из-за двух причин:

· отсутствует налаженная работа с документами, основанная на применении традиционной технологии. Это часто сопровождается сложностью выработки решения заказчиком о правилах, по которым будет осуществляться работа в результате автоматизации;