Курсовая работа: Проблемы документационного обеспечения управления и использования электронной цифровой подписи
При этом можно отметить, что первая ситуация более типична для средних и небольших коммерческих компании, а вторая - для государственных учреждений.
Второй комплекс проблем возникает при проведении предварительного обследования, настройки системы и обучения персонала и часто связан с нежеланием сотрудников использовать в работе новую технологию. Именно поэтому внедрение системы документационного обеспечения требует очень жесткого контроля со стороны руководителя.
Еще больше проблем с "заказными" системами возникает на этапах эксплуатации и развития этих систем, взаимодействия систем в различных организациях. Основные проблемы могут быть связаны как с объективными причинами, касающимися непосредственно функционирования системы (неправильные настройки, например), так и с такими "внешними" обстоятельствами, как:
· большая текучесть кадров и невозможность грамотно обучить новых сотрудников работе с системой;
· отсутствие у пользователей желания решать возникшие проблемы, читая руководство по работе с системой и связываясь с группой технической поддержки.
Частично проблему обучения кадров могут решать компьютерные системы, которые позволяют организовать дистанционное обучение, в том числе в территориально распределенных организациях. Это позволяет значительно снизить операционные расходы.
В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место слишком большие индивидуальные различия делопроизводства в различных организациях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от номерообразования до оформления рассылки). В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящие индивидуальные (заказные) проекты для каждой организации.
Как решать все возникающие проблемы внедрения? Очевидно, что здесь особую роль играет непосредственно компания-поставщик. Так как документ как основа управления задействован во всех сферах деятельности организации и используется во всех ее бизнес-процессах, специалистам компании-внедренца необходимо разбираться не только в том, как надо правильно организовать делопроизводство на предприятии, но и понимать процессы взаимодействия АС ДОУ с системами управления ресурсами предприятий, с системами управления взаимоотношениями с клиентами и т.п.Часто в организации не действуют устоявшиеся методики формирования и ведения бизнес-процессов, но без регламентов и процедур нельзя построить устойчиво работающую систему управления. Поэтому специалисты компании-поставщика должны стремиться положить в основу своих систем хорошо известные методологии. Только такой подход может стать основой реально работающих систем. Существует ли проблема организации процесса внедрения АС ДОУ? Да, существует. Так как подобные информационные системы давно уже не представляют собой дискету с несколькими файлами, компания-внедренец должна предложить четкую стратегию внедрения своего продукта, включающую в себя подготовку персонала к работе, действия по развертыванию системы.
При внедрении систем электронного документооборота на уровне отдельной организации особую остроту приобретает проблема взаимоотношений и взаимопонимания между службой ИТ с одной стороны, и службой ДОУ, юридическим отделом и деловыми подразделениями – с другой.
Прежде всего, это проблема "социального статуса". ИТ-специалисты стоят на более высокой ступени в иерархии организации, имеют большую зарплату, пользуются гораздо большим влиянием на руководство. В коммерческих структурах денег на развитие современных технологий не жалеют, в то время как отделы ДОУ получают средства на свое развитие по остаточному принципу. Кроме того, специалисты ДОУ жалуются на то, что служба ИТ определяет требования к управлению документами, не консультируется с ДОУ при выборе и закупке систем электронного документооборота.
Не секрет, что большинство представителей ИТ считают службу ДОУ пережитком "старины глубокой", и вообще чисто затратным подразделением.
Современные технологии позволяют организовать полностью безбумажный обмен документами, однако на практике электронные документы часто выступают всего лишь двойниками бумажных документов. Автоматизацию документооборота можно условно подразделить на четыре вида: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный документооборот и безбумажный документооборот (рис. 1).
Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был единственным. Для регистрации бумажных документов использовались журналы – гроссбухи или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.
Когда появились компьютеры, они заменили гроссбухи и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК. На этой стадии ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, тогда и возникло понятие электронного документа – документа, хранящегося исключительно в компьютере, или, как говорят, на машинных носителях. Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляются в бумажном виде.
Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в ЛВС, служат для подготовки передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде.
Рис.1. Виды документооборота
Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.
Юридическая сила документа обеспечивается за счет использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) – механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа является именно тем лицом, за кого он себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки.
Как только речь зашла об электронной цифровой подписи, сразу же возникает проблема ее использования.
2. Проблемы использования электронной цифровой подписи
В современном, оснащенном компьютерами предприятии документы создаются и перемещаются в электронном виде, при этом необходимость подписания документов остается. Ведь сам по себе перевод документов в другую форму не изменяет сложившихся методов управления организацией.
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" дает определение, какой документ признается электронным: "электронное сообщение, подписанное электронно-цифровой подписью (ЭЦП) или аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе". Главным атрибутом электронного документа, подтверждающим его подлинность, является электронная цифровая подпись.
В принятом в 2002 г. Законе "Об электронной цифровой подписи" под электронной цифровой подписью понимается "реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе". В этом законе впервые в российском законодательстве предпринята попытка отказаться от реквизита "печать", заменив его определенным видом подписи, приемлемой для данного носителя, в частности электронной цифровой подписью. Такая подпись в соответствии с законом обладает уже свойствами двух реквизитов: "подпись" и "печать". Это соответствует отмеченной специалистами тенденции к слиянию в будущем реквизитов "подпись" и "печать" в один, который станет универсальным средством идентификации, как документа, так и личности. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
· сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силы (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
· подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
· электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Поскольку ЭЦП предназначена для обеспечения подлинности, целостности и авторства документов, обрабатываемых с помощью вычислительной техники, она жестко увязывает в одно целое содержание документа и секретный ключ подписывающего и делает невозможным изменение документа без нарушения подлинности этой подписи. Суть процедуры использования ЭЦП состоит в том, что каждый пользователь имеет возможность изготовить пару индивидуальных ключей: секретного – для формирования цифрового аналога подписи под документом и парного с ним, открытого – для проверки достоверности цифровых подписей, вычисленных с помощью данного конкретного ключа. Принадлежность секретного ключа ЭЦП определенному лицу удостоверяется сертификатом, выдаваемым удостоверяющим центром. Каждый участник информационной системы может владеть любым количеством сертификатов. Однако электронный документ с ЭЦП имеет юридическую силу лишь в рамках отношений, указанных в сертификате ключа подписи. Ключи электронных цифровых подписей создаются для использования:
· в информационной системе общего пользования ее участником или по его обращению удостоверяющим центром;