Курсовая работа: Работа с базами данных в MS Excel

-Сохранить рабочую таблицу командой Сохранить из меню Файл или щелкнуть на инструменте Сохранить на стандартной панели инструментов.

1.2. Как выполнить поиск, изменение и удаление записей.

Доступ к данным обеспечивает система управления данными. В ее функции входят поиск, исправление, добавление и удаление данных. Причем операция поиска является главной.

Форма данных служит не только для создания БД, но и для поиска нужной записи, для ее редактирования или для дальнейшего удаления ненужной записи.

Если в БД сравнительно немного записей, поиск нужной записи можно выполнить следующим образом:

- установить табличный курсор где-либо в БД;

- выполнить последовательность команд Данные – Форма ;

- нажимать кнопку Далее в появившейся форме или клавишу Enter, пока не появится нужная запись, или воспользоваться полосой прокрутки справа от списка имен полей, щелкая на кнопке со стрелкой вниз в нижней ее части ;

- для перемещения к предыдущей записи нажать <Shift + Enter > или щелкнуть на стрелке вверху полосы прокрутки;

- для перемещения к первой записи нажать <Ctrl + PgUp > или передвинуть бегунок прокрутки в самый верх полосы прокрутки;

- для перехода на последнюю запись нажать <Ctrl + PgDn > или передвинуть бегунок полосы прокрутки в самый низ;

- для перехода по БД на 10 записей вперед нажать <PgDn > , на 10 записей назад – <PgUp > .

Для поиска нужной записи в большой БД следует использовать форму данных и специальные критерии поиска . Excel, используя заданные критерии для нахождения требуемых записей в списке, найдет и отберет только те записи, для которых выполнены условия, заданные критериями.

Для задания критериев и выполнения поиска удовлетворяющих им записей небходимо выполнить такие действия:

- Щелкнуть на первой записи .

- Выбрать Данные – Форма .

- Щелкнуть на кнопке Критерии в появившейся форме, после чего очистятся все поля формы.

- Ввести требуемые критерии поиска в соответствующие поля формы.

- Нажать кнопку Далее или клавишу Enter , чтобы начать поиск.

- Excel отобразит форму данных с первой найденной записью, а чтобы просмотреть все следующие , следует нажимать кнопку Далее ; при необходимости пройтись по найденным записям в обратном порядке следует щелкать по кнопке Назад.

Чтобы изменить критерий поиска, если необходимо, нужно сначала очистить форму данных, щелкнув снова на кнопке Критерии . Затем – выбрать нужные текстовые окна и очистить старый критерий перед вводом нового или просто заменить критерий при условии использования тех же полей.

Чтобы вернуться к текущей записи, проигнорировав результаты поиска по критерию, следует щелкнуть на кнопке Правка , которая появляется на месте кнопки Критерии после перехода в режим создания критерия.

Для редактирования значения поля в текущей записи необходимо перейти в него, нажимая клавиши <Tab > или <Shift + Tab > (или с помощью мыши) , и ввести новое значение. Для очистки поля целиком выделить его и нажать клавишу <Del >.

Для удаления записи из БД щелкнуть на кнопке Удалить в окне формы данных. При этом, однако, следует помнить, что невозможно восстановить удаленную таким образом запись с помощью команды Отменить . Поэтому Excel выдаст окно предупреждения с таким сообщением:« Запись, выведенная на экран, будет удалена » . Можно подтвердить свое решение об удалении записи, щелкнув на кнопке ОК , или отменить, щелкнув на кнопке Отмена .

Редактирование полей осуществляется обычными средствами Excel, предназначенными для работы со столбцами электронной таблицы с последующей корректировкой формы данных и всех записей.

Для добавления новых записей в уже сформированную БД при наличии строк с итоговыми результатами ( например, среднее значение по полю или сумма элементов столбца ) нужно предварительно вставить обычными средствами Excel ( с помощью меню Вставка ) необходимое количество новых строк . В противном случае Excel сообщит, что «расширение БД невозможно». После дополнения БД необходимо в обязательном порядке откорректировать формулы в итоговых строках , распространив их на вновь введенные данные, так как иначе эти данные не будут учтены и результаты останутся прежними, т.е. неправильными.

1.3. Обработка данных в БД.

Любая информация должна быть упорядочена. Хорошая БД – в том числе. Каждая БД имеет некоторый предпочтительный порядок поддержания и просмотра записей. Записи можно расположить, например, в алфавитном порядке фамилий или названий фирм. Для определения рейтинга студентов список группы удобно расположить по убыванию среднего балла. Однако при добавлении новых записей Excel включает их в самый конец БД, добавляя новые строки и нарушая прежний порядок. Это не единственная проблема с упорядочиванием записей, так как всегда может возникнуть необходимость в другом, особенном порядке. Другими словами, при работе с данными требуется гибкость упорядочения записей для различных целей. Процесс упорядочения БД называется сортировкой.

Для сортировки элементов в БД необходимо выполнить такие действия:

- Щелкнуть на любой ячейке БД.

- Выбрать команду Сортировка из меню Данные , в результате чего Excel раскроет диалоговое окно Сортировка диапазона .