Курсовая работа: Роль коммуникаций в деятельности предприятия

Доменная почтовая система ОАО АЗ "УРАЛ" предназначена для безопасного обмена и передачи информации (документов, различных файлов) по заводской компьютерной сети.

80% информационных ресурсов предприятий сосредоточено в документах. По статистике:

- до 15% бумажных документов безвозвратно теряется;

- до 30% рабочего времени тратится на поиски;

- до 90% времени согласования документов приходится на "пролеживание"

Из чего можно сделать выводы:

1) "Бумажное" делопроизводство неэффективно и не отвечает современным требованиям управления предприятием;

2) Необходимо целостная технология электронного (автоматизированного производства)

С целью решения вышеуказанной проблемы на предприятии ОАО АЗ "УРАЛ" разработана программа по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) Lotus.

Что дает безбумажное делопроизводство?

- Единую базу документов

- Значительное ускорение поиска и доставки документов

- Возможность реализации параллельной и последовательной обработки документа

- Значительное усиление контроля исполнения документов и поручений

- Снижение трудозатрат и ошибок, связанных с ручной обработкой организационно-распорядительной документации:

- Контроль операций с документом, разграничение доступа

- Экономия средств на бумагу

- Предотвращение потерь документов

- Повышение эффективности деловых процессов

Сотрудники организации, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы, на основе их должностных обязанностей (Приложение 3).

Проект документа может быть направлен на согласование, подписание и регистрацию.

Рассмотрим в качестве примера процесс согласования.

Участники согласования могут накладывать на проект документа визы трех видов: согласен, не согласен, особое мнение

Согласование может быть параллельным и последовательным.

При параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начат, участники согласования получают уведомления об этом. Инициатор согласования устанавливает срок согласования. Если по достижении срока кто-либо из участников не поставил на документе свою визу, ему посылается уведомление-напоминание. Процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно, инициатором процесса.

При последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т. д. Каждому участнику согласования обычно указывается время согласование (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу).

После запуска процесса согласования в листе согласования появляется закладка Результаты. На ней отображается ход согласования: для каждого участника указываются имя, а также, если виза уже наложена, ее текст, дата и время визирования и значок . Щелкнув по нему, можно перейти на карточку визы и ознакомиться с материалами документа, в которые участник внес исправления.

Рис.2.1 – Ход согласования