Курсовая работа: Роль, значення і перспектива інформаційної технології управління
1. Автоматизований офіс привабливий у фірмі тому що підтримує внутрішньофірмовий зв'язок персоналу;
2. Автоматизований офіс привабливий у фірмі том, що надає персоналу управлінців нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.
Інформаційна технологія автоматизованого офісу включає організацію і підтримку комунікаційних процесів як усередині організації, так і із зовнішнім середовищем на базі комп'ютерних мереж і інших сучасних засобів передачі і роботи з інформацією.
Рис 3.1. Основні компоненти інформаційної системи автоматизації офісу
Офісні автоматизовані технології привабливі для групового вирішення проблем. Офісні автоматизовані технології дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів і конторських працівників і дають їм можливість виконувати зростаючий об'єм робіт. Проте ця перевага є другорядною в порівнянні з можливістю використання автоматизації офісу як інструмент для вирішення фахових проблем. Перш за все, тому, що поліпшення ефективності рішень, що приймаються менеджерами, можуть забезпечити економічне зростання фірми. В даний час відомі декілька десятків програмних комп’ютерних продуктів і некомп'ютерних технічних засобів, що забезпечують технологію автоматизації офісу, див Рис. 3.1.
Можна назвати наступні найбільш поширені програмні продукти для комп’ютеризації офісу: текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопошта, комп'ютерні конференції і телеконференції, відеотекст, зберігання зображень, спеціалізовані програми управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконанням наказів і т.д.
В інформаційній технології автоматизації офісу широко використовуються і некомп'ютерні засоби: аудіо - і відео конференції, зв'язок факсиміле, ксерокс і інші засоби оргтехніки.
Основні компоненти
· База даних. Обов'язковим компонентом будь-якої технології є база даних. В автоматизованому офісі база даних концентрує в собі дані про виробничу систему фірми. Інформація в базу даних може також надходити із зовнішнього оточення фірми. Фахівці повинні володіти основними технологічними операціями по роботі в середовищі баз даних. Наприклад: В базі даних фіксуються відомості про щоденні продажі, які подають торгові агенти фірми, а також відомості про щотижневі поставки сировини.
Можуть щодня по електронній пошті надходити з біржі зведення про курс валют або котировки цінних паперів, у тому числі і акцій цієї фірми. Ці дані щодня корегуються у відповідному масиві бази даних.
Інформація з бази даних надходить на вхід комп'ютерних додатків (програм), таких, як текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, комп'ютерні конференції і ін. Будь-який комп'ютерний додаток автоматизованого офісу забезпечує працівникам зв'язок один з одним та із іншими фірмами. Отримана з бази даних, інформація може бути використана і в некомп'ютерних технічних засобах для передачі, тиражування, зберігання.
Дамо короткі характеристики основних комп’ютерних засобів автоматизації офісу. Різні види програмного забезпечення призначені для обробки різних видів інформації. Інформаційну технологію автоматизації офісу можна розглядати як сукупність чітко визначених дій персоналу по переробці інформації на комп’ютері.
Досягненню мети допомагає розподіл програмного забезпечення по функціональному призначенню, уніфікація елементарних операцій, стандартизація елементів (команд, кнопок…), типізація операцій, дій, етапів.
Найпершим кроком у технологічному ланцюжку вирішення конкретної задачі є правильний вибір необхідного програмного забезпечення, див. Табл.3.1.
Розподіл типових задач та видів програмного забезпечення до певної міри є умовним, але являється підґрунтям для вибору інструментарію вирішення задачі.
Таблиця 3.1 Типові задачі та види програмного забезпечення
| Типові задачі | Вид програмного забезпечення | Назва програмного продукту |
| Підготовка текстів | Текстові редактори | MS Word, Lexicon, AmiPro, Page Maker, Ventura Publisher, та інші. |
| Створення рисунків | Графічні редактори | Corel Draw, 3D Studio, Animator Pro, Adobe Illustrator, Free Hand, Adobe PhotoShop, та інші. |
| Фінансові розрахунки | Електронні таблиці | MS Excel, Lotus 1-2-3, Super Calc,Quattro Pro,VisiCalc, та інші. |
| Облік матеріальних цінностей, виконання робіт, робота по заявкам, облік кадрів, збір даних | Бази даних | MS Access, Clipper, FoxPro, dBase, Oracle, Paradox, Approash, FoxBase, SuperBase та інші. |
| Вирішення математичних задач | Математичні системи | Mathcad, Deriv Maple, MATLAB, Mathematica та інші. |
|
Обробка даних Проектування, розробка креслень |
Статистичні системи Системи автоматизованого проектування |
STATISTICA, Statggafics,STADIA, SPSS та інші. AutoCAD, CADdy, ArchiCAD та інші. |
| Експертні поради | Експертні системи | EMYCIN, JUDITH, INTERNIST, PROSPECTOR, MANAGEMENT ADVISOR, XCON, EXPERTAX та інші. |
| Переклади, перевірка орфографії, розпізнання образу | Системи штучного інтелекту | ПРОМРТ, МультиЛекс та інші. |
| Реклама, ілюстративні матеріали | Мультимедійні засоби презентації | PowerPoint, Lotus Freelance Grafics та інші. |
| Пошук інформації в Інтернет | Браузери | Internet Exploer, Nascape Navigator, Opera та інші. |
| Консультації з правових питань | Бази даних | Консультант Плюс, ГАРАНТ, Ваше право, Юсис, Кодекс, Референт, Эталон, АРБТ та інші. |
| Автоматизація офісу |
Електронний календар, менеджер | Outlook та інші. |
| Розрахунок заробітної платні | Бухгалтерські програми | 1C Бухгалтерия, Парус, БЭСТ та інші. |
| Нестандартні задачі | Мови програмування | Visual Basic, Delphi, Java, HTML, C++, Pascal та інші. |
| Шифрування повідомлень | Системи криптографій | ШИП, Верба, Криптон, Аккорд, ФПСУ, Застава, Игла-П, PGP та інші. |
Текстовий процесор. Цей вид прикладного програмного забезпечення призначений для створення і обробки текстових документів. Він дозволяє додавати або вилучати слова, переміщувати речення і абзаци, встановлювати формат, маніпулювати елементами тексту і режимами і т.д. Підготований документ, працівник записує у зовнішню пам'ять, роздруковує і (при необхідності) передає по комп'ютерній мережі. Таким чином, у розпорядженні менеджера є ефективний вид письмової комунікації. Регулярне отримання, підготовлених за допомогою текстового процесора, листів і докладів, дає можливість менеджеру постійно оцінювати ситуацію на фірмі.
Комплексна технологія Word “Злиття” дозволяє швидко і ефективно використовувати дані із бази даних для підготовки документів, що мають одинаків зміст, але відрізняються конкретними даними.
Електронна пошта. Електронна пошта (E-mail), ґрунтується на використанні комп'ютерів в мережі і дає можливість користувачу одержувати, зберігати і надсилати повідомлення своїм партнерам у мережі.
Зазначимо, що зв'язок в електронній пошті- тільки однонаправлений. Це обмеження, на думку багатьох дослідників, не є дуже важливим. Для забезпечення двостороннього зв'язку доведеться багато разів надсилати і приймати повідомлення по електронній пошті або скористатися іншим способом комунікації.
Електронна пошта може надавати користувачеві різні можливості залежно від програмного забезпечення, що використовується. Наприклад, повідомлення можна надіслати одночасно усім членам певної групи користувачів. Щоб надіслане повідомлення стало доступним певній категорії користувачів електронної пошти, його варто розмістити на комп'ютерній дошці оголошень. При бажанні можна вказати, що це приватна кореспонденція. Ви також можете отримати підтвердження про отримання повідомлення адресатом.