­ правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;

­ своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;

­ наличие оправдательных документов по всем операциям.

2. Учёт расчёта с подотчётными лицами на ТОО «Тантал-Б»

2.1 Учётная политика ТОО « Тантал-Б» по учёту расчёта с подотчётными лицами

Учетная политика - это совокупность способов, принимаемых руководителем субъекта для ведения бухгалтерского учета и раскрытия финансовой отчетности в соответствии с их принципами и основами.

Формирование учетной политики заключается в выборе одного из способов, предлагаемых в каждом стандарте, обосновании их, исходя из условий деятельности субъекта, и принятии в качестве основы для ведения бухгалтерского учета и представления финансовой отчетности. За формирование учетной политики несет ответственность первый руководитель субъекта.

Учетная политика ТОО «Тантал - Б» оформлена письменно и утверждена приказам директора, в ней определены правила и принципы учета на 2007-2008 годы. Изменение и уточнение учетной политики оформляется отдельными приказами, где приводятся обоснования, расчеты и пересчеты показателей при переходе из одного метода учета в другой.

Раскроем основные разделы учетной политики по разделу учета расчетов с подотчетными лицами на ТОО «Тантал - Б»:

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на активном счете 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников». В Типовом плане счетов ТОО «Тантал - Б» к этому счету открыты следующие субсчета:

- 1251 расчеты с подотчетными лицами;

- 1252 по возмещению материального ущерба.

- 1253 с работающими - за товары, проданные в кредит и по предоставленным займам;

Счет 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: задолженность по подотчетным суммам» используется бухгалтерской службой ТОО «Тантал - Б» в том случае, если подотчетному лицу выданы суммы в подотчет, после чего предоставлен отчет об использовании этих сумм.

Выдача денег из кассы в подотчет отражается корреспонденцией:

Дебет счета 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: задолженность по подотчетным суммам» -

Кредит счета 1010 «Денежные средства в кассе».

Любой авансовый отчет раскрывает цели использования денежных средств сотрудником компании. Если при выдаче денег из кассы в подотчет счет 1251 «Задолженность по подотчетным суммам» дебетовался, то при рассмотрении авансового отчета счет 1251 будет кредитоваться, т.е. будет отражено, на какие цели были израсходованы подотчетные суммы. В данном случае необходимо указать на дебет какого счета, корреспондирующего с кредитом счета 1251 «Задолженность по подотчетным суммам», будут списываться командировочные и другие расходы.

Здесь необходимо помнить, что величина затрат без НДС на проезд, постель, бронь, проживание и суточные, т.е. непосредственные затраты по командировке, могут относиться на следующие счета:

­ на счет 7210 «Административные расходы», если это командировка сотрудника, входящего в состав административно-управленческого аппарата, в результате которой решаются вопросы, относящиеся ко всей деятельности организации;

­ на счет 7110 «Расходы по реализации продукции и оказанию услуг», если это командировка сотрудника, занимающегося реализацией продукции, товаров или услуг компании, и в ходе командировки решаются вопросы реализации;

­ на счет 8414 «Прочие накладные расходы», если это командировка сотрудников основного производства, которая связана с процессом производства.

В учетной политике ТОО «Тантал - Б» указан срок представления отчета по командировке - 3 дня с момента возвращения. Также в учетной политике предприятия установлены сроки представления отчетов о расходовании денежных средств на хозяйственные нужды - 10 дней.

Подотчетные лица - это всегда материально-ответственные лица. В учетной политике ТОО «Тантал-Б» отражен перечень должностей, которые являются материально-ответственными. При принятии на работу на должность, указанную в перечне материально-ответственных лиц, с сотрудником заключается договор о полной материальной ответственности (Приложение 1).

2.2 Документальное оформление расчётов с подотчётными лицами по хозяйственным операциям

На исследуемом предприятии ТОО «Тантал-Б» выдача под отчет наличных денег на операционные и хозяйственные расходы, в том числе на приобретение товарно-материальные запасы производится в пределах двухдневной потребности на срок не более трех дней. Расходовать при этом выданные подотчет можно лишь на те цели, на которые они были выданы.

Суммы на хозяйственные нужды выдаются материально-ответственным лицам по распоряжению руководителя. Выдача оформляется расходным кассовым ордером, где указанную сумму утверждает руководитель и главный бухгалтер. В указанном расходном кассовом ордере указывается назначение (цель использования) выданных денег.

Авансовые отчеты имеют стандартную форму, применимую в любых ситуациях: и при составлении отчета по командировочным расходам, и при хозяйственных расходах.

Все хозяйственные операции по расходованию подотчетных сумм в обязательном порядке подтверждаются соответствующей документацией, выписываемой на юридическое лицо, т.е. на организацию, от лица которой сотрудник производит покупки или оплату счетов.

Эти документы являются первичными учетными документами, которые фиксируют факт совершения операции или события.

При оплате работ, услуг, приобретении товаров у юридических лиц необходимо составить авансовый отчет с приложением следующих первичных документов:

­ счета-фактуры;