Курсовая работа: Виды документов и их развитие в современных условиях
В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.
Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной частей. Подписывает постановление председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.
Постановление печатают на бланках формата А4.
Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами.
Решения издают организации (при коллегиальном управлении и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части указывают причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издают на основании распорядительного документа вышестоящего орган, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.
В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке.
Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо), действие, срок исполнения.
Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять содержание текста.
Решение оформляют на бланках формата А4.
1.3. Информационно-справочные документы
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.
Акт – справочно-информационный документ.
Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.).
Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.
Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.
Акт может иметь гриф согласования.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.
Во вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).
В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.
При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.
В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.
Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).
С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).
При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».
Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.
Реквизиты отделяют друг от друга 1, 5-3 интервалами.