Курсовая работа: Внутрифирменная система информации

Любое общение, в том числе и деловое - это, прежде всего коммуникация, т. е. обмен информацией, значимой для участников общения. Само понятие «коммуникация» (от лат.communicatio- сообщение, связь, путь сообщения, а это слово, в свою очередь, произошло от communico-, связываю, общаюсь).[1]

Менеджер- руководитель от 50- 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном процессе и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля.

Основная часть коммуникаций в организации приходится на разговоры, записки, сообщения и т.д. Коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс.

2.1.2 Коммуникации между организацией и ее средой

Любая организация существует в некоторой внешней среде. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей.[2]

Организация пользуется разнообразными средствами для коммуникации с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они общаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров и услуг на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию имиджа, определенного образа организации на местном, общенациональном или международном уровне.

Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

2.1.3 Коммуникации между уровнями и подразделениями

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальной коммуникации. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшее. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п.[3]

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. В этом случае служащие готовы сообщить своему непосредственному начальнику о возникшей проблеме.

Передача информации с низших уровней на высшее может заметно влиять на производительность. Так же коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения верха о том. Что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положенных дел. Обмен информацией по восходящей происходит в форме отчетов, предложений, и объяснительных записок.

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организация нуждается в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключается в формировании равноправных отношений.

Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры - подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирования электронных средств связи и т. п. По содержанию такое взаимодействие может быть информационными, административным или техническим.

Коммуникационные каналы бывают трех видов: односторонние (информация движется в одном направлении), двусторонние (информация с обратной связью), многосторонние(информация движется во многих направлениях с обратной связью).

В рамках информационного взаимодействия субъекты управленческой деятельности обмениваются сведениями, необходимыми для принятия решений. Эти сведения бывают официальными, закрепленными юридически, и неофициальными, не обладающими никаким правовым статусом, но помогающими ориентироваться в ситуации.

В процессе административного взаимодействия вышестоящие звенья управленческой структуры передают нижестоящим управленческие полномочия и ответственность, различные распоряжения, инструкции. рекомендации, получают от них отчеты, осуществляют процесс контроля.

По характеру, взаимодействие в организации может быть прямым или косвенным. Прямое основывается на контактах сторон. Косвенное подразумевает, что одна из сторон создает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких бы то ни было команд, выполняет требующиеся от него действия.

2.1.4 Формальные и неформальные коммуникации

Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.

Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. 80-90% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании.

2.1.5 Коммуникационный процесс

Обмен информацией широко охватывает разные части организации и каким образом он соотносится с эффективностью. Обмен информацией в организациях не всегда эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

Кроме того, во многих случаях передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, обмен информацией - неэффективным. Джон Майнер, выдающийся исследователь в области управления, указывает, что, как правило, лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся. Чаще всего причина столь низкой эффективности в забвении того факта, что коммуникация- это обмен.[4]

Выделяют 5 базовых элемента в процессе обмена информацией:

1.Отправитель - это лицо, которое собирается или отбирает информацию и передает ее.

2.Сообщение - сущность информации, передающейся устно или закодировано, с помощью символов.

3. Канал - средство передачи информации.

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает.